Heeros Kirjanpitoon voidaan tuoda kirjanpidon tapahtumia myös muista järjestelmistä.
Tapahtumien tuonti tehdään Tapahtumat – Avoimet –näkymästä, Tapahtumien tuonti –painikkeella.
Liittymätyyppi - Valitaan liittymätyyppi sen mukaan, mistä järjestelmästä tietoja ollaan tuomassa. Valinnalla HeerosCSV voidaan tuoda mallitiedoston mukaista tietoa ohjelmaan. Sarakeotsikot ovat pakolliset, vaikka kaikkia niissä mainittuja tietoja ei tuotaisikaan. Esimerkki csv-tiedosto löytyy tämän artikkelin lopusta.
- Tiedostolta ei tule poistaa sarakkeita.
- Päivämäärämuotoilun tulee olla pp.kk.vvvv tai p.k.vvvv. HUOM! Päivämäärätieto on pakollinen jokaisella rivillä jos sitä ei määritellä sisäänlukiessa (koontitositteella mahdollisuus määritellä päivämäärä).
- Tositelajien, tilitietojen ja alv-koodien tulee olla yhteneväiset kirjanpidon asetusten kanssa.
- Tositenumerotiedon ei ole pakko olla seuraava avoin numero kirjanpidosta, sisäänluvun yhteydessä tapahtuma voidaan numeroida uudelleen.
- Selite ei saa sisältää erikoismerkkejä kuten ; tai ´ tai " tai < tai > merkkejä, sillä nämä rikkovat csv-tiedoston rakenteen.
- Summatiedot tulee olla merkittynä enintään kahden desimaalin tarkkuudella.
Noudettava aineisto –kohdassa selaillaan sisään noudettava tiedosto.
ALV voidaan käsitellä joko aineistossa tulevan alv-koodin mukaisesti (Aineiston mukaan) tai vaihtoehtoisesti mikäli aineistossa ei tule alv-koodia, katsotaan aineistossa tulevan tilin alv-koodi Heeros Kirjanpidosta (Laske alv).
Tositenumerointi voidaan valita Aineiston mukaan, jolloin Heeros Kirjanpidon tositenumeroksi otetaan aineistossa tuleva tositelaji ja tositenumero. Numeroi uudestaan -valinnalla annetaan tapahtumille uusi tositenumero Heeros Kirjanpitoon. Tositenumero otetaan valitulta tositelajilta. Aineiston sisääntuonti päivittää kirjanpidon tositenumerolaskureita vain jos tositteet numeroidaan uudelleen.
Koonti
Ei koontia - Valinnalla Ei koontia ohjelma muodostaa Heeros Kirjanpitoon viennit sellaisenaan kuin ne sisäänluettavassa aineistossa on, jokaisesta viennistä tulee oma vientinsä myös kirjanpitoon.
Laskuittain - Valinnalla Laskuittain ohjelma tekee laskuittain koontivientejä; jos samalla laskulla on vientejä samalle tilille ja samalle laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa.
Koontitosite - Valinnalla koontitosite ohjelma käy läpi koko sisäänluettavan aineiston ja mikäli aineistossa on vientejä samalle tilille ja laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa. Koontitositteelle valitaan tositelaji, jonka takaa haetaan seuraava tositenumero. Vienneistä muodostetaan yksi tosite, tuonnissa valitulle tositepäivälle.
Laskentakohteiden perustaminen
Tarkasta laskentakohteet -valinnalla ohjelma tarkastaa, että aineistossa tulevat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet tulee olla perustettuna Heeros Kirjanpitoon valmiiksi ennen siirtoa. Mikäli sisäänluettavassa aineistossa on tapahtumia, joilla käytettyä laskentakohdetta ei löydy Heeros Kirjanpidosta, ei siirto onnistu ennen kuin kyseinen laskentakohde on perustettu kirjanpitoon tai aineistoon on vaihdettu toinen laskentakohde.
Perusta puuttuvat laskentakohteet –valinnalla ohjelma perustaa Heeros Kirjanpitoon sieltä puuttuvat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet. Tunnukseksi tulee aineistossa tuleva tunnus ja nimeksi perustuu laskentakohdetason nimi, esimerkiksi sana kustannuspaikka. Laskentakohde on tällöin käytävä nimeämässä kirjanpidon asetuksissa uudelleen halutulla nimellä.
Perusta puuttuvat tilit
Ei-valinnalla siirrossa tulevat tilit tulee olla perustettuna kirjanpitoon, jotta siirto onnistuu.
Kyllä-valinnalla ohjelma perustaa siirrossa tulevat, puuttuvat tilit kirjanpitoon omiksi tileiksi. Tili – Tilit -näkymässä käyttäjän tulee käydä täydentämässä perustettujen tilien tiedot.
Tosite erottaa
Ei sallita –valinnalla sisään luettavan aineiston vientien tulee mennä tasan, jotta siirto onnistuu.
Sallitaan-valinnalla ohjelma pyytää antamaan kirjanpidon tilin, jolle mahdollinen erotus viedään siirron yhteydessä.
Lataa - Varsinainen tapahtumien sisäänluku aloitetaan Lataa –painikkeella.
Tuonnin päätteeksi ohjelma ilmoittaa tuonnin onnistumisesta tai mahdollisista virheistä ruudun yläreunassa.
Palautteesta muodostuu automaattisesti myös pdf-muotoinen siirtoraportti, joka tallentuu Arkiston asiakirja-arkistoon. Pääjaottelu haetaan Kirjanpidon yleisistä asetuksista, kuten muillakin kirjanpidon raporteilla, alajaotteluksi tulee Siirtoraportit.
CSV-tiedoston kuvaus ja esimerkkitiedosto: