Kirjanpidon tapahtumat syötetään Tapahtumat – Avoimet tai Tapahtumat –Omat -näkymässä. Omat -näkymässä näkyy oletuksena vain kyseisen käyttäjän kyseisenä päivänä syöttämät kirjanpidon viennit.
Ohjelma on valmiiksi syöttötilassa, joten tapahtumien syöttö voidaan aloittaa heti. Pakollisia tietoja tapahtuman tallentamisessa ovat tositepvm, tositelaji, tositenro, tili ja summa.
Tapahtuman syötön yhteydessä kentästä toiseen voi liikkua joko näppäimistöllä (suositus) Enter-painikkeella tai tabulaattorilla tai nuolinäppäimillä tai hiirellä. Mikäli kentästä toiseen siirrytään tabulaattoria, nuolinäppäimiä tai hiirtä käyttäen, tulee rivin viimeisessä syöttökentässä painaa Enter, jotta rivi tallentuu kirjanpitoon.
Syöttökenttiä saa näkyviin ja voi piilottaa tarpeen mukaan Syöttökenttien valinta -toimintopainikkeella.
Tapahtuman syöttöön liittyvät asetukset löytyvät valikosta Asetukset - Yleiset - Kirjanpidon asetukset -välilehdeltä. Lue lisää asetuksista täältä.
Tositepvm -kenttään voidaan syöttää päivämäärä esimerkiksi muodossa 0101 tai 01.01.20XX. Ohjelma tarkastaa syötön yhteydessä kirjanpidon lukituspäivämäärän ja asetuksen liittyen kirjauksen tekemiseen valitulle oletuskaudelle. Lisäksi ohjelma tarkastaa, onko tilikausi ja kausi perustettu.
Tositepäivämääräksi ehdottuu asetusten mukainen päivämäärä. Seuraavalle viennille ehdottuu edellisen viennin tositepäivämäärä.
Tositelaji-kenttään voidaan kirjoittaa suoraan haluttu tositelaji. Vaihtoehtoisesti kentässä voidaan klikata näppäimistön välilyöntinäppäintä, jolloin ohjelma avaa valintanauhan valittavissa olevista tositelajeista. Myös muissa kentissä valintanauha avautuu välilyöntinäppäimellä. Tositelaji tulee olla perustettuna Asetukset – Tositelajit –näkymässä. Seuraavalle viennille ehdottuu edellisen viennin tositelaji.
Tositenumeron ohjelma hakee tositelajin takaa, Seuraavan tositteen numero –kentästä. Lähtökohtaisesti, mikäli tosite menee tasan, tarjoaa ohjelma seuraavalle viennille seuraavaa tositenumeroa. Kirjanpidon yleisten asetusten Kirjanpidon asetukset -välilehdellä on Tositenumerointi -asetus, jolla voidaan vaikuttaa siihen, milloin ohjelma ehdottaa seuraavaa tositenumeroa.
Tili –kenttään voidaan kirjoittaa tilinumero tai tilin nimi. Välilyönti -näppäimellä avautuu kentän alapuolelle listaksi Käytetyt tilit/Omat tilit/Yhteinen tilikartta. Alasvetovalikkoon avautuvaa tililuetteloa voidaan vaihtaa Ctrl-painikkeella. Tilin syötössä tarkastetaan, onko tili perustettu yrityksen omaan tilikarttaan (Tilit – Tilit) tai mahdollisesti mallitilikarttaan (Tilit – Yhteiset tilit), mikäli se on käytössä. Mikäli tarvittava tili puuttuu tilikartasta, antaa ohjelma siitä ilmoituksen, kun olet siirtymässä seuraavaan syöttökenttään. Samassa yhteydessä voidaan luoda puuttuva tili järjestelmään:
Vastaamalla Ok, pääsee perustamaan tilin.
Alv-koodiksi ohjelma ehdottaa tilikartassa tilille määriteltyä oletusarvonlisäverokoodia. Mikäli asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Alv -välilehti) on sallittu alv-koodin muuttaminen, voidaan ohjelman ehdottama alv-koodi vaihtaa. Mikäli yritys tai tositelaji on veroton, alv-koodin syöttäminen tapahtumalle on estetty.
Alv-%-kenttään haetaan alv-koodin mukainen prosentti. Prosenttia voidaan tarvittaessa vaihtaa, mikäli asetuksissa (Asetukset – Yleiset – ALV -välilehti) arvonlisäveromäärien muuttaminen on sallittu. Alv-koodille voidaan myös määrittää päivämäärä, mistä alkaen ko. alv-koodilla muuttuu alv-prosentti. Ohjelma vertaa tositepäivää alv-koodin Voimassa alkaen -päivään.
Summa-kenttään syötetään tapahtuman bruttosumma. Kredit-vienti syötetään miinusmerkkisenä ja debet-vienti positiivisena. Kredit-viennin miinus-merkin (-) voi syöttää joko ennen summaa tai summan jälkeen, jolloin ohjelma siirtää sen automaattisesti summan eteen.
Netto-kenttään ohjelma laskee tapahtuman verottoman summan. Vaihtoehtoisesti Netto-kenttään käyttäjä voi syöttää käsin laskun nettosumman, jolloin ohjelma laskee summa-kenttään bruttosumman. Netto-kenttä ei ole siis lopullinen nettomäärä esim. osittain vähennyskelpoisen arvonlisäveron laskennassa (Lopullinen ko. tilille jäävä nettomäärä kerrotaan laskennallisessa kentässä Netto (laskennallinen)). Oletuksena kenttä ei ole näkyvissä.
Alv-kenttään ohjelma laskee alv-koodin ja sen takaa tulevan alv-%:n mukaisen veron määrän. Veron määrää voidaan muuttaa, mikäli se on asetuksissa sallittu. Tällöin ohjelma muuttaa rivin nettosummaa automaattisesti. Oletuksena kenttä ei ole näkyvissä.
Laskennallisia kenttiä (käyttäjä ei voi muuttaa ko. tietoa) ovat:
- Ostojen alv ja myynnin alv, joissa ilmoitetaan vähennettävä- ja tilitettävän alv:n määrä (esim. normaalissa käänteisessä verossa, molempiin kenttiin kirjataan veron määrä).
- Alv-laskennallinen -kenttään lasketaan aina alv-koodilta tuleva alv-summa, vaikka käyttäjä muokkaisi alv:n määrää.
- Vähennyskelvoton osuus, missä kerrotaan veron määrästä laskettu vähennyskelvoton osuus, mikäli ko. summa kirjataan muulle tilille kuin alkuperäiselle kulutilille.
- Debet ja Kredit
- Brutto-kenttä, jonne tallentuu tapahtuman bruttosumma, riippumatta siitä mikä on yrityksen alv-tapa.
Tapahtuman syöttöön ja näkymiin voidaan valita tarvittaessa näkyviin myös esimerkiksi kustannuspaikka ja mahdolliset muut laskentakohteet. Kenttien niminä näkyy laskentakohteelle annettu lyhenne, mikäli sellainen on määritelty Asetukset - Yleiset - Tiliöinnit -välilehdellä. Myös laskentakohteen syötössä voidaan hyödyntää välilyöntinäppäintä, jolla saadaan avattua listaksi kaikki käytössä olevat laskentakohteet.
Selite-kenttään ehdottuu tositelajin takaa tuleva oletusselite. Halutessaan kirjanpidon vientiselitteen voi muuttaa.
Vastatili - Kahdenkertainen vienti voidaan luoda kahdella tavalla:
- Joko syöttämällä vienti ja sen vastavienti omina vienteinään eli syöttämällä molemmille riveille tili-kenttään haluttu tili-tieto (vastatili-kenttään ei tällöin syötetä tietoja).
- Vaihtoehtoisesti vienti ja sen vastavienti voidaan luoda siten, että samalla kertaa syöttökenttiin syötetään tiedot sekä tili ja vastatili kenttiin. Mikäli vastatili-kenttään annetaan tilitieto ja painetaan Enter-näppäintä, täydentää ohjelma vastatili-kenttään täytetyn tiedon valmiiksi seuraavan rivin tili-kenttään ja rivi voidaan yksinkertaisesti vaan tallentaa uudella Enter-painalluksella.
Mikäli Asetukset – Yleiset - Kirjanpidon asetukset -välilehdellä on määritetty summaehdotus, ohjelma ehdottaa summa -kenttään aina summaa, jolla tosite menee tasan.