Tiliotesäännön perustaminen
Tiliotesäännön muokkaaminen
Tiliotesääntöjen kopiointi toiselta yritykseltä
Tiliotteet saapuvat Heeros kirjanpitoon automaattisesti, kun ne noudetaan konekielisesti pankista Web Services -kanavan kautta. Tiliotteet on mahdollista tiliöidä suoraan kirjanpidossa manuaalisesti, mutta Heeros kirjanpitoon on myös mahdollista rakentaa tiliotekäsittelyä tehostamaan automaatiosääntöjä eli tito-sääntöjä. Tito on lyhenne sanoista tiliote tositteena. Määritettyjä tito-sääntöjä voidaan ohjelmassa ajaa joko manuaalisesti käyttäjän toimesta tai ohjelma voidaan määrittää tiliöimään tiliote automaattisesti, kun tiliote saapuu kirjanpitoon.
Tiliotesäännöt voidaan luoda joko yrityskohtaisesti tai niitä voidaan käyttää samaan tapaan malliyritykseltä kuin alv-koodeja. Tällöin asetuksiin (Yleiset – Kirjanpidon asetukset) tulee määritellä, mistä yrityksestä tiliotesääntöjä käytetään. Tiliotesääntöjen käyttäminen malliyritykseltä soveltuu parhaiten tilanteisiin, missä jokaisella yrityksellä on käytössä sama tilikartta ja samat laskentakohteet.
Perustamistoimia voi myös helpottaa kopioimalla tiliotesäännöt joltain toiselta yritykseltä ja muokkaamalla niitä tarvittaessa yrityksen omiin tarpeisiin.
Tässä artikkelissa kuvataan, miten tiliotteiden tiliöintiä tehostamaan voidaan luoda automaatiosääntöjä. Voit lukea lisää tiliotteiden käsittelystä kirjanpidossa täältä.
Tito-säännön perustaminen
Tiliotesäännöt perustetaan Määritykset – Tito -näkymässä.
TIliotesäännön luonti on kaksivaiheinen.
- Määritellään ne tekijät, joiden perusteella ohjelma tunnistaa tiliotteilta halutut tiliotetapahtumat.
- Määritellään, miten vaiheessa yksi tunnistetut tapahtumat tiliöidään pääkirjalle.
Uuden tiliotesäännön perustaminen aloitetaan Uusi-painikkeesta (kuvassa nro 1).
Pankkitili - Mikäli halutaan kyseisen säännön koskevan vain tietyn pankkitilin tiliotteita, valitaan kyseinen Pankkitili. Valittavissa ovat ne pankkitilit, jotka kyseiselle yritykselle on perustettu (Asetukset – Pankkitilit). Mikäli kyseinen sääntö koskee kaikkia kyseisen yrityksen pankkitilejä, ei pankkitiliä tarvitse valita.
Käs. järj. - Mikäli perustetaan useita tito-sääntöjä, joissa on sama pankkitili ja sama koodi (kirjausselitekoodi), tulee ohjelmalle kertoa, missä järjestyksessä ohjelma käsittelee samanlaisia sääntöjä. Pienemmällä järjestysnumerolla oleva sääntö käsitellään ensin, esimerkiksi 1, 2 ja 3.
Pankkiryhmä - Mikäli kyseisen säännön halutaan koskevan kaikkia tietyn pankkiryhmän tilejä, valitaan Pankkiryhmä. Pankkiryhmä-tieto määritellään tarvittaessa myös pankkitilille (Asetukset – Pankkitilit).
Säännön nimi - Säännölle annettava, vain ohjelman määrityksissä näkyvä kuvaava nimi. Tämä on pakollinen tieto.
Koodi - Tiliotteella näkyy kirjausselitekoodi, esimerkiksi 702 (Laskujen maksupalvelu) tai 710 (Pano), joka on eräänlainen pankkien määrittelemä vakioitu tieto kuvaamaan samantyyppisiä tapahtumia tiliotteilla. Koodi on pakollinen tieto säännöllä. Mikäli säännössä annetaan vain kirjausselitekoodi, tiliöi ohjelma kaikkien tilien kaikki kyseisellä koodilla tiliotteella olevat tapahtumat samalla tavalla.
Kirjausselite - Kirjausselitekoodin lisäksi pankit määrittelevät kaikille tiliotetapahtumille vakioidun kirjausselitteen, jotka vaihtelevat hieman pankista riippuen. Kirjausselite ei ole tito-säännöillä pakollinen tieto, se määritellään vain, mikäli halutaan erottaa samalla koodilla tulevia tapahtumia toisistaan.
Lisäksi voidaan antaa muita tarkentavia tietoja, kuten saaja tai maksaja, nimen tarkenne, saajan tilinro, teksti ja viitenro, jolloin kyseinen tito-sääntö saadaan koskemaan hyvin yksilöityä tapahtumaa tiliotteella.
Tapahtumataso – Tiliotteilla voi olla päätapahtumia eli koontitapahtumia sekä niiden erittelytapahtumia. Esimerkiksi ostolaskujen osalta tiliotteella voi näkyä, että kokonaisuudessaan on maksettu 10 ostolaskua, joiden osalta on nähtävissä maksettu kokonaissumma sekä saaja/laskukohtaisesti eritellyt summatiedot.
- Valinta Kaikki kirjaa aina ensisijaisesti tiliotteella olevan alimman tason mukaan. Mikäli tapahtumalla ei ole alatapahtumia/ erittelyitä, tekee ohjelma tiliöinnit ylemmän tason mukaan.
- Valinta Ylin kirjaa tiliotteelta vain ylemmän tason tapahtumat.
- Valinta Alin kirjaa tiliotteelta vain alatapahtumat/ erittelyt.
* -merkki - Sääntöjä tehdessä on hyvä hyödyntää *-merkkiä eli jokerimerkkiä, esimerkiksi *palkka*. Näin voidaan ohjelman säännöissä kertoa, että tiliotteella ennen ja jälkeen palkka -sanaa voi esiintyä muutakin tietoa. Vastaavasti *MAKSU” osuu sanoihin ”Palvelumaksut” tai "Maksu", mutta Maksu* ei osu sanaan ”Palvelumaksu”.
Jokerimerkkiä voi käyttää seuraavissa kentissä: kirjausselite, teksti, nimen tarkenne, saaja/maksaja ja viitenro. Tätä merkkiä hyödyntäen on jatkossa mahdollisuus tehdä myös sääntöjä koskien pankkikortin numeroita. Esimerkiksi Teksti -kenttään tehty sääntö *2345*678* koskee kaikkia tiliotteella tekstissä esiintyviä numerosarjoja, joiden keskellä esiintyvät esimerkin numerot siten, että niiden välissä voi olla muita numeroita.
Kun tarvittavat säännöt on määritelty vahvistetaan ne Tallenna-painikkeella. Tämän jälkeen siirrytään tekemään tiliöintiohjauksia.
Varsinaiset tiliöintiohjaukset annetaan tito-säännön perustamisen jälkeen, ruudun alaosassa, Uusi –painikkeella.
Sääntö - Sääntönumeroksi valitaan se sääntö, jolle tiliöintiohjauksia halutaan tehdä.
Tili - Määritä, mille kirjanpidontilille tapahtuma tiliöidään.
% - Määritä, mikä prosenttiosuus tiliotteen tapahtumasta tiliöidään edellisen kentän mukaiselle kirjanpidontilille. Tarvittaessa voidaan antaa myös kustannuspaikka (Kustp) sekä muita laskentakohteita (LK 1 jne) ja prosentti, mikä osuus kirjataan kyseiselle laskentakohteelle ja tilille. Mikäli koko tiliotetapahtuma halutaan kirjata vain kyseiselle tilille, annetaan prosentiksi 100.
Mikäli tapahtuma halutaan tiliöidä esimerkiksi puolet kustannuspaikalle 1 ja puolet kustannuspaikalle 2, tehdään säännölle (esimerkissä nro 32) kaksi eri tiliöintiohjaussääntöä. Ensimmäiselle annetaan prosentiksi 50 ja kustannuspaikaksi 1 ja tallennetaan välissä, jonka jälkeen tehdään uusi tiliöintiohjaussääntö (myös numerolle 32) ja prosentiksi annetaan 50, mutta kustannuspaikaksi 2.
Laskureskontrasuoritus - kenttä ei ole käytössä.
Selite – Määritä tiliotesäännön perusteella muodostettavan tiliöinnin vientiselite. Kenttään voi laittaa vapaata tekstiä sekä hyödyntää seuraavia kaavoja:
%TN = Tiliotteen numero
%SM = Saaja/maksaja
%KK = Kirjauskoodi
%KS = Kirjausselite
%VN = Viitenumero
%VV = Vapaa viesti
Tiliotesäännön muokkaaminen
Sääntöjen muokkaaminen tehdään valitsemalla muokattava rivi rastittamalla se ja klikkaamalla tämän jälkeen ruudun yläreunan Muokkaa –painiketta. Ohjelma avaa näkyviin valitun yhden säännön muokkaustilassa.
Vaihtoehtoisesti tiliotesääntöjä voi muokata myös suoraan päänäkymän kautta valitsemalla rivin oikeassa reunassa olevista toimintopainikkeista Muokkaa-painiketta (kynän kuva). Tällöin ohjelma avaa säännön muokkaukseen listanäkymässä. Tätä vaihtoehtoa voidaan hyödyntää esimerkiksi, jos halutaan muuttaa kätevästi sääntöjen käsittelyjärjestystä.
Pää- eli listanäkymässä Tito-sääntöjä on myös helppo monistaa eli kopioida. Tämä tapahtuu valitsemalla kopioi-painike, jonka jälkeen kopioitu rivi tulee alimmaiseksi uudeksi riviksi ja sitä on helppo lähteä muokkaamaan. Esimerkiksi jos muut tiedot säännössä pysyvät samana, mutta viitenumero muuttuu, on uuden säännön teko kopioimalla ja muokkaamalla vain viitenumeroa helppo tapa tehdä uusi sääntö. Kopiointi ei kopioi tiliöintitietoa vaan se tulee säännölle kopioida tai luoda erikseen.
Poistaminen tapahtuu rivin joko rivin Poista –painikkeella tai valitsemalla poistettava rivi ja klikkaamalla ruudun yläreunan Poista –painiketta. Titomäärityksen poistaminen poistaa myös siihen liittyvät tiliöintiohjaukset.
Tito-sääntöjen kopiointi toiselta yritykseltä
Yrityksen perustamisen yhteydessä voidaan valita tiliotemääritykset kopioitavaksi malliyritykseltä. Lisäksi Määritykset - TITO -näkymässä voidaan titosäännöt kopioida toiselta kirjanpitoyritykseltä.
Mene yritykseen, mihin haluat titomääritykset kopioida. Kopioiminen aloitetaan näkymän Kopioi –painikkeella.
Valitaan yritys, mistä määritykset halutaan kopioida. Kopioitaessa ohjelma korvaa aina kaikki mahdollisesti jo olemassa olevat titomääritykset. Kopioinnin jälkeen määrityksiä voi vielä muokata.