Tiliotekäsittely

Toimintaperiaatteet
Tiliotetiliöinnin käyttöönotto
Tiliotteet-näkymän toiminnot
Toimintopainikkeet tiliotteella
Tiliotteen automaattinen tiliöinti
Tiliotesääntöjen käynnistäminen manuaalisesti
Tiliotekäsittely ilman tiliöintisääntöjä
Tiliöinti-ikkunan toimintopainikkeet

Tässä artikkelissa käydään läpi tiliotetiliöinnin periaatteet sekä käyttöönottoon liittyvät toimet. Lisäksi käydään läpi tiliotetiliöinnin eri vaihtoehdot sekä muut toimenpiteet, joita tiliotteille voidaan Heeros Kirjanpidossa tehdä.

Toimintaperiaatteet

Heeros Kirjanpidossa voidaan tiliöidä konekieliseltä tiliotteelta (tito eli tiliote tositteena) kirjanpidon tapahtumia. Heeros Link noutaa tito-tiliotteen aamulla ja siirtää sen Heeros Kirjanpitoon. Samalla ohjelma voi jo automaattisesti tiliöidä tiliotteen tapahtumia käyttäjän etukäteen antamien tiliotemääritysten mukaan, mikäli tämä on asetuksissa määritelty. Vaihtoehtoisesti käyttäjä voi käynnistää tiliotteen tiliöimisen itse. Käyttäjä voi aina muokata ohjelman tekemiä tiliöintejä ja tehdä uusia. Tiliotteelle tehdyt tiliöinnit ovat suoraan samalla pääkirjan vientejä.

Heeros Link ohjaa kirjanpitoon vain ne tiliotteet, jotka saapuvat pankista Linkiin sen jälkeen, kun kirjanpidossa on tito-käsittely otettu käyttöön. Tiliotteita, jotka on noudettu Linkiin ennen tiliotekäsittelyn käyttöönottoa, on mahdollista siirtää käsin Linkistä kirjanpitoon.

Lue tiliotteiden siirrosta Linkistä kirjanpitoon lisää täältä.

Tiliotemääritysten eli tito-sääntöjen teosta voit lukea lisää täältä.

Tiliotetiliöinnin käyttöönotto

Tito – tiliotteen nouto edellyttää, että

• Web Services -kanava on avattu tarvittaviin pankkeihin. HUOM! Ostolaskujen SEPA-maksuja tai Myyntilaskujen viiteaineistojen noutoa varten avattua Web Services –kanavaa voidaan käyttää myös tiliotteen noutoon.
• Maksuliikennesopimus pankissa sisältää tito-tilioteaineiston noudon.
• Pankkitili tulee lisätä Menuun (IBAN-muodossa), jotta tiliote ohjautuu oikean yrityksen kirjanpitoon
• Heeros Linkin asetuksiin tulee määritellä Tiliotteet –osioon Lähetä Kirjanpitoon –asetus päälle.

Lisäksi kirjanpidon asetuksiin tulee tehdä seuraavat asetukset:

• Pankkitilin perustaminen. Lue lisää täältä.
• Asetuksissa Kirjanpidon asetukset -välilehdellä määritellään Tito käyttöön. Lue lisää täältä.
• Tiliotemääritykset. Lue lisää täältä.

Tiliotteet-näkymän toiminnot

Heeros Linkin noutamat tiliotteet näkyvät Heeros Kirjanpidossa Tapahtumat – Tiliotteet –näkymässä.

Avaa tiliote - Tiliotteen saa avattua monella tavalla. Yksi tapa on valita rivi ja valita vasemmassa yläreunassa oleva Avaa tiliote -painike. Toinen tapa on klikata hiirellä rivillä näkyvää sinistä tekstiä, esimerkiksi Pankkitilin nimi -sarakkeesta.

Tiliöi tiliote -painikkeella (rivi tulee olla valittuna) ohjelma ensinnäkin varaa jokaiselle tiliotetapahtumalle tositenumeron. Toiseksi ohjelma käynnistää tiliotemääritykset eli tito-säännöt ja tiliöi tiliotteen sääntöjen mukaisesti.

HUOM! Tiliöi tiliote -painiketta on tärkeää painaa aina ensimmäisenä ennen kuin lähtee käsittelemään tiliotetta, mikäli käytössä on Manuaalinen tito -käsittely kirjanpidon yleisistä asetuksista. Tämä on paras tapa varmistaa, että tositenumerointi tapahtuu juoksevasti kronologisesti.

Poista-painikkeella ohjelma poistaa valitun/valitut tiliotteet. Tiliotteen poistaminen ei poista tiliotteen kautta pääkirjalle jo tehtyjä tiliöintejä. Poisto ei myöskään poista tiliotetta Linkistä.

Tulosta-painikkeella saa tiliotteen tulostettua PDF-tiedostona.

Kopio Arkistoon -painikkeella ohjelma muodostaa tiliotteesta tiliöinteineen arkistokappaleen eli  PDF-kopion Arkistoon. Pääjaotteluksi muodostuu kirjanpidon yleisissä asetuksissa valittu Arkiston pääjaottelu. Alajaottelun pääsee valitsemaan itse samalla, kun arkistointia suorittaa. Vaihtoehtoisesti valintakentän alapuolella olevaan kenttään voi antaa uuden alajaottelun nimen, jolloi ohjelma automaattisesti perustaa kyseisen alajaottelun ja vie raportin sinne. Kopion voi tallentaa myös ilman tiliöintejä. Arkistoiduilla tiliotteilla näkyy Arkistointipvm-sarakkeessa arkistointipäivämäärä.

Tiliotteen tila kertoo, onko tiliote jo tiliöity vai ei.

Uusi-tilallista tiliotetta ei ole vielä tiliöity.

Valmis-tilallinen tiliote on kokonaan tiliöity tai tiliotteella olevat viennit menevät tasan. HUOM! Valmis-tilaisen tiliotteen tiliöinnit on hyvä tarkistaa, etenkin jos on odotettavissa, että tiliotteella on samansuuruisia panoja ja ottoja.

Kesken-tilallinen tiliote on osittain tiliöity.

Erotus-sarakkeessa näkyy tiliotteen tapahtumien ja kirjanpidossa kyseisen pankkitilin saldon erotus. Jos erotus on 0,00 euroa on joko tiliotteen kaikki tapahtumat tiliöity tai tiliotteen viennit menevät pankkitilikirjausten osalta tasan, esimerkiksi jos tiliotteella on samansuuruinen veloitus ja pano.

Toimintopainikkeet tiliotteella

Tiliotteen yläreunassa on joukko valikoita ja toimintopainikkeita.

Pankkitili - Ensimmäisenä vasemmalta katsoen on pudotusvalikko, johon listautuvat kaikki yritykselle perustetut pankkitilit.

Tiliote - Toisena vasemmalta löytyy pudotusvalikko Tiliote, josta voi valita halutun pankkitilin tietyn tiliotteen näkyviin. Tiliotteen numero on pankin muodostama tiliotteen juokseva numero, jonka perässä näkyy suluissa ajanjakso, jonka tapahtumia tiliote sisältää. Myös ajanjakso on pankin määrittelemä.

Tiliöi tiliote -painike varaa tiliotteen tapahtumille tositenumeron ja käynnistää tiliotemääritysten ajon.

Edellinen tiliote ja Seuraava tiliote -painikkeilla on mahdollista liikkua ohjelmaan saapuneiden tiliotteiden välillä järjestyksessä pienempään tiliotenumeroon tai suurempaan. Mikäli ohjelmassa on useammalta vuodelta tiliotteita, siirtyminen edelliseen tai seuraavaan tiliotteeseen ei välttämättä tunnista oikeaa kalenterivuotta. 

Edellinen tiliöimätön tiliote ja Seuraava tiliöimätön tiliote -painikkeilla on mahdollista liikkua ohjelmassa vain sellaisille tiliotteille, jotka edellyttävät käyttäjältä vielä toimenpiteitä tiliöintien osalta. Ohjelma liikkuu tiliotenumeron perusteella tiliotteelta toiselle. Mikäli ohjelmassa on useammalta vuodelta tiliotteita, siirtyminen edelliseen tai seuraavaan tiliotteeseen ei välttämättä tunnista oikeaa kalenterivuotta. 

Näytä tiliöimättömät ja Näytä kaikki tapahtumat - Riippuen siitä, onko valitulta tiliotteelta tiliöity vielä yhtään tapahtumaa, oikeanpuoleisin toimintopainike on joko Näytä tiliöimättömät, jolloin näkymälle voi suodattaa näkyviin vain ne tapahtumat, jotka vielä odottavat käyttäjän toimenpiteitä.

Näytä tiliöimättömät -näkymälle siirtymisen jälkeen painike muuttuu Näytä kaikki tapahtumat -painikkeeksi, jonka valitsemalla ohjelma poistaa suodatukset ja näyttää kaikki tiliotteen tapahtumat riippumatta siitä, onko ne tiliöity vai ei.

Tiliotteen automaattinen tiliöinti

Mikäli asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Kirjanpidon asetukset) on valittu automaattinen tito, tekee ohjelma valmiiksi tiliotemääritysten mukaiset tiliöinnit samalla, kun tiliote luetaan sisään kirjanpitoon. Tiliöintimääritysten käynnistäminen ei tällöin edellytä käyttäjältä mitään toimenpiteitä (esimerkiksi tiliöi tiliote-painiketta ei tarvitse enää painaa). Ohjelman valmiiksi muodostamia tiliöintejä voidaan vielä tarvittaessa korjata käsin.

Tiliotteen kaikille tapahtumille varataan tositenumero sillä hetkellä, kun tiliote saapuu kirjanpitoon. Jokainen tiliotteen tapahtuma saa oman tositenumeronsa.

Pankkitilin kirjanpidon tili haetaan kyseisen pankkitilin takaa (Asetukset – Pankkitilit). Viennin vastakirjaustili ja mahdolliset laskentakohteet haetaan titomäärityksistä (Määritykset – TITO).

Tapahtumat, joille ei löydy tiliotemäärityksiä, voi käyttäjä tiliöidä kokonaan käsin. Vaihtoehtoisesti käyttäjä voi käydä tekemässä uusia tito-määrityksiä ja painaa uudelleen tiliotteella Tiliöi tiliote-painiketta, jolloin ohjelma käy uudelleen tiliotemääritykset lävitse ja tiliöi lisää tapahtumia.

Huom! Laskureskontrakuittaus ei toimi käytettäessä tiliotteen automaattitiliöintiä.

Tiliotemääritysten käynnistäminen manuaalisesti

Mikäli asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Kirjanpidon asetukset) on valittu manuaalinen tiliotekäsittely, tulee käyttäjän joko itse käynnistää automaattitiliöinti tai tiliöidä tiliote käsin. Mikäli käyttäjä haluaa manuaalisesti käynnistää tiliotemääritykset eli tiliöintisäännöt, valitaan Tiliote Tapahtumat – Tiliotteet –näkymässä ja klikataan Tiliöi tiliote –painiketta. Vaihtoehtoisesti tiliote voidaan ensin avata näytölle ja klikata ruudun yläreunan Tiliöi tiliote –painiketta.

Tiliotteen tapahtumat saavat tositenumeron siinä vaiheessa, kun käyttäjä tiliöi tapahtumat Tiliöi tiliote –painikkeella. Jokainen tiliotteen tapahtuma saa oman tositenumeronsa.

Tällöin ohjelma lukee tiliotemääritykset ja tekee niiden pohjalta tapahtumien tiliöinnit vastaavalla tavalla kuin automaattitiliöinneissä. Tämän jälkeen käyttäjä voi vielä muokata tiliöintejä.

Huom! Laskureskotrakuittaus ei toimi käytettäessä Tiliöi tiliote -toimintoa.

Tiliotekäsittely ilman tito-määrityksiä eli tiliöintisääntöjä

Käyttäjä voi avata valitsemansa tiliotteen Avaa tiliote -painikkeella ja halutessaan tiliöidä kaikki tarvittavat tapahtumat manuaalisesti ilman tiliöintisääntöjä. Tiliotteen tapahtumat saavat tositenumeron sitä mukaa, kun käyttäjä tiliöi tapahtumia. Jokainen tiliotteen tapahtuma saa oman tositenumeronsa. Jotta tositenumerointi menee tiliotteella järjestyksessä kannattaa tapahtumat käsitellä järjestyksessä ylhäältä alaspäin.

Tiliöiminen tapahtuu klikkaamalla jokaisen tapahtumarivin Tiliöi –painiketta.

Avautuu ikkuna, jossa tiliotteen tiliöiminen voidaan tehdä vastaavalla tavalla kuin tapahtumien syötössä.

Tehdyt tiliöinnit voidaan ottaa vielä muokattavaksi (kynän kuva) tai poistaa (roskiksen kuva).

Tiliöitäessä laskureskontratilille, avautuu laskureskontraikkuna automaattisesti tiliöinnin tallennuksen yhteydessä.

Tiliöinti-ikkunan toimintopainikkeet

Tiliotteen tiliöinti-ikkunassa on seuraavat painikkeet.

Sulje-painikkeella tiliöinti-ikkuna sulkeutuu.

Lisää/Poista liite -painikkeella pääsee lisäämään kyseiselle tiliotetapahtumalle liitteen joko käyttäjän koneelta tai eTositearkistosta, mikäli eTositearkisto on käytössä.

Seuraava -painikkeella ohjelma siirtyy tiliotteen seuraavaan ylä- tai alatason tapahtumaan, riippuen siitä, mitä kirjanpidon yleisten asetusten Kirjanpidon asetukset -välilehdellä on asetukseen Tiliöintitaso valittu:

• Alin – Seuraava -painikkeella ohjelma etsii seuraavan tiliotetapahtuman, tarkastaa onko kyseinen tapahtuma monitasoinen ja siirtyy tapahtuman alimman tason ensimmäiselle tapahtumalle.
• Ylin – Seuraava -painikkeella ohjelma siirtyy tiliotteen seuraavalle ylätason tapahtumalle.