Maksukehotuksen luonti
Maksukehotuksen muokkaus
Laskun poisto maksukehotukselta
Maksukehotustyypin vaihtaminen
Maksukehotuksen poisto
Maksukehotuksen lähettäminen
Valittujen maksukehotusten lähettäminen
Maksukehotuksen kuva ja sen näkyminen Myyntilaskuissa
Kun maksukehotustyypit on perustettu Asetukset – Maksukehotukset –näkymään, voidaan luoda varsinaiset maksukehotukset. Luonti tehdään joko näkymässä; Myyntireskontra – Laskut – Avoimet tai Myyntireskontra – Maksukehotukset – Kesken.Huom! Kyseinen toiminto ei lähetä kehotuksia vielä eteenpäin.
Maksukehotuksessa määritellään
- asiakkaat, joille maksukehotus luodaan.
- mitä perintätasoa käytetään eli lähetetäänkö ensimmäinen, toinen vai kolmas maksukehotus.
Maksukehotukset muodostuvat Valmis–painikkeella Kesken-tilaan ja niitä voi vielä muokata tai poistaa. Luodusta maksukehotuksesta tulee näytölle raportti, joka on myös nähtävissä Raportit – Siirtoraportit –näkymässä.
Maksukehotuksen luonti
- Valitse Myyntilaskujen Myyntireskontra – Maksukehotukset - Kesken TAI Myyntireskontra – Laskut – Avoimet -näkymä
- Klikkaa Tee maksukehotukset -painiketta
- Täydennä avautuvan ikkunan tiedot
- Tallenna tiedot lopuksi Valmis–painikkeella.
Asiakasryhmät/Asiakkaat –valinnalla voi valita yhden,useamman tai kaikki Myyntilaskuihin perustetut asiakasryhmät/Asiakkaat.
Yhden Asiakasryhmän/Asiakkaan valinta
Klikkaa asiakasryhmän/asiakkaan nimeä listauksesta -> sinisellä pohjalla näkyvä asiakasryhmä/asiakas on valittu. Klikkaa sen jälkeen Valitut nuolta oikealle -> asiakasryhmän/asiakkaan nimi siirtyy Valitut asiakasryhmät/- asiakkaat –ikkunaan.
Useamman ”siellä täällä” olevan Asiakasryhmän/Asiakkaan valinta
Pidä näppäimistöltä CTRL -painiketta alhaalla ja klikkaa massalaskutukseen tulevien asiakasryhmien/asiakkaiden nimiä listauksesta. Valitun asiakasryhmän/asiakkaan rivi muuttuu aina sinipohjaiseksi. Klikkaa sen jälkeen Valitut nuolta oikealle -> valittujen asiakasryhmien/asiakkaiden nimet siirtyvät Valitut asiakasryhmät/- asiakkaat –ikkunaan.
Useamman peräkkäisen Asiakasryhmän/Asiakkaan valinta
Klikkaa ensimmäisen asiakasryhmän/asiakkaan nimeä, pidä sen jälkeen näppäimistöltä SHIFT- eli vaihtopainike alhaalla, ja klikkaa viimeisen mukaan tulevan asiakasryhmän/asiakkaan nimeä -> kaikki asiakasryhmät/asiakkaat tältä väliltä tulevat valituksi (asiakasryhmien/asiakkaiden rivit näkyvät sinipohjaisina). Klikkaa Valitut nuolta oikealle -> valittujen asiakasryhmien/asiakkaiden nimet siirtyvät Valitut asiakasryhmät/ - asiakkaat –ikkunaan.
Kaikkien Asiakasryhmien/Asiakkaiden valinta
Listauksesta ei tarvitse valita yhdenkään asiakasryhmän/asiakkaan nimeä
Klikkaa ainoastaan asiakasryhmät/asiakkaat –ikkunan Kaikki nuolta oikealle -> kaikkien asiakasryhmien/asiakkaiden nimet siirtyvät Valitut asiakasryhmät/ - asiakkaat –ikkunaan.
Asiakasvalinnan peruminen - Voit tarvittaessa muuttaa jo tehtyjä asiakkaat tai asiakasryhmävalintoja, klikkaamalla vastaavasti nuolia vasemmalle.
Perintätaso - Valitse alasvetovalikosta maksukehotuksessa käytettävä perintätaso. Maksukehotuksessa käytettävät perintätasot (1,2,3) tulee perustaa ensin kohdassa Asetukset – maksukehotukset.
Luoduista maksukehotuksista muodostuu siirtoraportit:
Maksukehotuksen muokkaus
Maksukehotuksen luonnin jälkeen sitä on vielä mahdollista muokata ennen lähettämistä. Tämä ohje sisältää myös opastuksen, miten toimitaan, mikäli laskulle tehty maksukehotus on tarve vaihtaa.
- Valitse Myyntilaskujen Myyntireskontra – Maksukehotukset - Kesken –näkymä.
- Tuplaklikkaa muokattavaa maksukehotusta.
Voit muokata avautuneen kehotuksen osoitetietoja sekä tarvittaessa poistaa jonkun maksukehotuksella olevan laskun.
- Tallenna tiedot lopuksi Tallenna –painikkeella.
Laskun poisto maksukehotukselta
Jos maksukehotuksella on useita laskuja, voit tarvittaessa esimerkiksi poistaa niistä jonkun, ennen kehotuksen lähettämistä.
- Klikkaa avatussa maksukehotuksessa poistettavan laskun riviä.
- Poista lasku, laskurivien yläpuolella olevalla Poista lasku -painikkeella.
- Tallenna maksukehotukselle tehdyt muutokset Tallenna –painikkeella.
Maksukehotustyypin vaihtaminen
Esimerkki - Asiakkaalla on lasku, joka on arkistoitu ja sille on luotu maksukehotus. Asiakkaalle on kuitenkin vahingossa valittu väärä maksukehotustyyppi ja nyt on tarve vaihtaa käytettävää maksukehotustyyppiä, esimerkiksi englanninkieliseksi. Laskut, joita nyt haluttaisiin maksukehottaa toisella maksukehotustyypillä, on kuitenkin arkistoitu, jolloin muutokseen tarvitaan avuksi Heeroksen sovellustuki.
1. Korjaa asiakastietoihin (Asiakkaat - Tunnukset tai nimen mukaan) Lisätiedot -välilehdelle maksukehotus, mitä oletuksena tarjotaan kyseiselle asiakkaalle.
2. Korjaa asiakastietoihin Laskutustiedot -välilehdelle laskutuskieli (esim. jos englanninkielinen kehotus).
3. Poista aiemmin luotu 'virheellinen' maksukehotus Maksukehotukset – Kesken -näkymässä klikkaamalla kyseistä maksukehotusta ja Poista valitut -valintaa.
4. Ota yhteys Heeroksen sovellustukeen, jossa haluamillesi laskuille vaihdetaan haluttu maksukehotustyyppi.
5. Tuen toimenpiteiden jälkeen kyseisille laskuille luodaan uudet maksukehotukset, jotka muodostuvat nyt halutulla maksukehotustyypillä.
Maksukehotuksen poisto
Jo lähetettyjä ja arkistoituja maksukehotuksia ei voi enää poistaa. Kesken-tilaisen maksukehotuksen poistosta jää tieto Raportit - Poistetut tositteet -näkymään.
- Siirry Myyntireskontra – Maksukehotukset – Kesken –näkymään
- Valitse poistettava maksukehotus/maksukehotukset
- Klikkaa Poista valitut –painiketta
- Saat vahvistuskysymyksen haluatko varmasti poistaa valitut dokumentit
Maksukehotuksen lähettäminen
Ennen lähetystä maksukehotukset tulee luoda Tee maksukehotukset –toiminnolla. Tämän jälkeen ne voidaan lähettää Lähetä maksukehotukset –valinnalla. Lähetettäväksi voidaan valita joko kaikki lähettämättömät maksukehotukset tai valitsemalla vain tietyt maksukehotukset lähetettäväksi. Huom! Maksukehotukset lähetetään Myyntilaskuista sähköisinä, mutta välitetään vastaanottajalle aina paperisena.
Lähetyksen jälkeen maksukehotukset siirtyvät Myyntireskontra – Maksukehotukset – Lähtevät –näkymään, josta ne noin tunnin kuluessa lähetetään eteenpäin.Maksukehotukset eivät arkistoidu lähetyksen jälkeen Arkistoon vaan ne näkyvät ainoastaan Myyntilaskuissa Myyntireskontra – Maksukehotukset – Arkistoidut -näkymässä.
Valittujen maksukehotusten lähettäminen
- Valitse Myyntilaskujen Myyntireskontra – Maksukehotukset – Kesken –näkymä
- Valitse lähetettävät maksukehotukset
- Klikkaa Lähetä maksukehotukset – Valitut maksukehotukset
Kaikkien lähetettävien maksukehotusten lähettäminen
- Valitse Myyntilaskujen Myyntireskontra – Maksukehotukset – Kesken –näkymä
- Klikkaa Lähetä maksukehotukset – Kaikki lähetettävät
Maksukehotukset siirtyvät Myyntireskontra – Maksukehotukset – Lähtevät –näkymään, josta ne lähtevät automaattisesti noin tunnin kuluessa eteenpäin. Lähetyksestä muodostuu raportti, joka on luettavissa myös kohdasta Raportit – Siirtoraportit.
Maksukehotuksen kuva ja sen näkyminen Myyntilaskuissa
Maksukehotuksen PDF-kuva on näköiskappale asiakkaalle menneestä maksukehotuksesta. PDF-kuvatiedosto muodostuu kun maksukehotuksen arkistokappale palaa Myyntilaskuihin lähetyksen jälkeen, yleensä noin 1 - 2 tunnin kuluttua maksukehotuksen lähetyksestä.
Maksukehotuksen PDF on nähtävissä Myyntilaskujen Maksukehotukset – Arkistoidut -näkymässä, avatun maksukehotuksen Arkisto -välilehdellä
Esimerkkikuva maksukehotuksesta.