Laskupohjat ja massalaskutus

Yleisen laskupohjan luonti
Uuden laskupohjan tiedot
Valmiin yleisen laskupohjan kopiointi yksittäiseksi laskuksi
Asiakaskohtainen laskupohja
Valmiin asiakaskohtaisen laskupohjan kopiointi yksittäiseksi laskuksi
Massalaskutus
Yleinen laskupohja ja massalaskutus
Asiakasryhmien käyttö
Asiakaskohtainen laskupohja ja massalaskutus

Yleisen laskupohjan luonti

Valmiita laskupohjia voi hyödyntää esimerkiksi silloin kun useammalta / yksittäiseltä asiakkaalta laskutetaan täysin sama summa ja sisältöinen lasku säännöllisesti / toistuvasti (esim. jäsenmaksut). Valmiin laskupohjan voi joko kopioida suoraan laskuksi tai käyttäen Myyntilaskujen massalaskutusta.

• Valitse Laskupohjat –toiminto (vasen navigointikehys)
• Klikkaa Tee uusi laskupohja –painiketta
• Täydennä avautuvan laskupohjan tiedot
• Tallenna lopuksi uusi laskupohja Tallenna -painikkeella

Uuden laskupohjan tiedot

Laskupohjan luonnissa täydennettävät kentät vaihtelevat riippuen siitä käytetäänkö laskutus– vai myyntireskontra–Myyntilaskuja. Tässä ohjeessa on kerrottu kenttäkohtaiset tiedot sekä yleisen että asiakaskohtaisen laskupohjan luonnista.

Yleisen asiakaspohjan luontilomake:

Asiakaskohtaisen laskutuspohjan luontilomake:

Asiakas – Kun luot asiakaskohtaista laskupohjaa, tulee asiakkaan tiedot valita kyseiseen kenttään. Kyseinen kenttä ei ole yleisellä laskupohjalla käytössä.

Laskupohjan nimi – Anna laskupohjalle nimi. Huom! Laskupohjalle annettu nimi ei näy varsinaisella laskulla.

Esimerkit:

• Yleisessä laskupohjassa voit antaa nimeksi Jäsenmaksu + ”vuosiluku”
• Asiakaskohtaisessa laskupohjassa ”Vuokralaisen nimi”, Vuokra.

Myyjä – Valitse alasvetovalikosta laskupohjalla käytettävän myyjän nimi. Huom! Myyjä tieto ei ole pakollinen tieto, mutta tarvittaessa ne tulee perustaa Asetukset – Yleiset – Laskutiedot –välilehdelle ennen valintaa.

Laskun tyyppi – Valitse alasvetovalikosta laskupohjalla käytettävän laskun tyyppi, esimerkiksi lasku, hyvityslasku tai testilasku.

Maksuehto – Valitse alasvetovalikosta laskupohjalla käytettävä maksuehto. Huom! Maksuehdot tulee perustaa Asetukset – Maksuehdot kohtaan ennen valintaa.

Valuutta – Laskutus–Myyntilaskuissa voit valita alasvetovalikosta laskulla käytettävän valuutan. Myyntireskontra–Myyntilaskuissa käytettävissä ainoastaan Eur. Huom! Valuutat tulee perustaa Asetukset Yleiset – Laskutiedot – välilehdelle ennen valintaa.

Pankkitilit – Valitse laskupohjalla käytettävät tilinumerot klikkaamalla valintaruutuun pankkitilitiedon edessä. Huom! Laskulla voi vielä valita, mitä pankkitilinumeroita halutaan laskulle tulevan.

Maksukehotus (näkyy vain myyntireskontra Myyntilaskuissa – Valitse laskulla käytettävä maksukehotuskoodi. Maksukehotuskoodi tulee perustaa ensin Asetukset – Yleiset – Maksukehotukset–näkymään.

Laskun selite –

• Yleinen laskupohja: Kirjoita Laskun selite –kenttään laskupohjakohtainen selite, esimerkiksi ”Vuoden xxxx jäsenmaksu”. Annettu tieto tulee laskupohjalla tehdyllä laskulla otsaketiedoksi.
• Asiakaskohtainen laskupohja: Laskun selite –kenttään kirjoitettu selite tulostuu laskulle, mikäli asiakaskohtainen laskupohja kopioidaan vain yksittäiseksi laskuksi (Kopioi laskuksi –painike). Mikäli asiakaskohtaista laskupohjaa käytetään massalaskutuksessa, EI Laskun selite –kenttään annettu tieto välity laskuille. Laskun selite täydennetään tällöin vasta massalaskutus-vaiheessa (esim. Tammikuun vuokra).

Veroton summa lasketaan automaattisesti rivien luonnissa, eikä sitä voi muokata laskupohjassa.

Verollinen summa lasketaan automaattisesti rivien luonnissa, eikä sitä voi muokata laskupohjassa.

Tuote / Koodi – Valitse alasvetovalikosta laskupohjalla käytettävä tuote joko tuotteen nimen tai tuotteen koodin perusteella.

• Yleisessä laskupohjassa voit antaa tuotteeksi esim. Jäsenmaksu
• Asiakaskohtaisessa laskupohjassa voit antaa tuotteeksi esim. Vuokra, Saunamaksu.

Huom! Tuote tulee perustaa Myyntilaskujen Tuotteet–näkymässä, ennen kuin se voidaan valita laskupohjalle. Valinnan jälkeen tuotteen muut tiedot näkyvät automaattisesti rivillä. Määrä, Hinta ja Alv-tietoja voi tarvittaessa muokata.

Kirjoita Selite–kenttään halutessasi vapaamuotoinen tarkentava tieto, esimerkiksi yleisessä laskupohjassa henkilön nimi, kenen jäsenmaksusta on kyse.

Myyntitili – Mikäli tuotteelle on asetuksiin valittu myyntitili, tähän kohtaan tulee oletuksena ehdotus tuotteen myyntitilistä. Tilin voi vaihtaa valitsemalla alasvetovalikosta käytettävä myyntitili. Myyntitili tulee perustaa ensin Asetukset – Tilit–kohtaan.

Laskentakohteet, esim. Projekti, Kustannuspaikka, Alue – Mikäli asetuksiin (Asetukset – Laskentakohteet ja Asetukset – Yleiset – Laskutiedot), on määritelty projekti tai kustannuspaikka–tyyppinen laskentakohde, on tieto valittavissa laskupohjalle.

Laskentakohteen, esim. Kustannuspaikan valinta:

• Valitse haluttu kustannuspaikka alasvetovalikosta TAI
• Kirjoita kustannuspaikan numero tai nimi -> sovellus ehdottaa siihen sopivan kustannuspaikan -> klikkaamalla tarjottua kustannuspaikkaa, haluttu laskentakohde siirtyy laskun riville.

Rivi–kenttä kertoo kuinka monta riviä laskulle on luotu.

Luo – Laskun rivi luodaan Luo–painikkeella. Luotu rivi ilmestyy luontikohdan alle.

Valmiin yleisen laskupohjan kopiointi yksittäiseksi laskuksi

• Valitse Laskupohjat –toiminto vasemmasta kehyksestä
• Tuplaklikkaa sitä laskupohjaa, jonka perustiedoilla haluat tehdä uuden myyntilaskun
• Klikkaa Kopioi laskuksi –painiketta -> avautuu uusi lasku laskupohjan mukaisin perustiedoin
• Valitse laskutettava asiakas ja muokkaa laskun tietoja. Huom! Laskun Selite –kentässä oleva tieto siirtyy laskupohjalta uudelle laskulle, mutta tarvittaessa tietoa voi muokata
• Tallenna lasku joko Kesken- tai Valmis –painikkeella.

Kesken –valinta siirtää laskun Kesken –näkymään ja Valmis –valinta siirtää laskun Valmiit –näkymään.

Asiakaskohtainen laskupohja

Asiakaskohtaisia laskupohjia voidaan käyttää mm. kuukausittain tehtävään vuokralaskutukseen.

• Valitse Laskupohjat –toiminto (vasen navigointikehys)
• Klikkaa Tee uusi asiakaskohtainen laskupohja –painiketta
• Täydennä avautuvan laskupohjan tiedot
• Tallenna lopuksi uusi laskupohja Tallenna-painikkeella

Laskupohjan tiedot täydennetään pitkälti samalla tavalla kuin yleisessä laskupohjassa. Laskupohjalle annetaan tarvittavat tiedot kuten esim.

• Asiakkaan nimi
• Laskupohjan nimi
• Laskutettavat tuotteet

Lue tarkemmat tiedot laskupohjan tiedoista täältä 

HUOM! Laskun selite-kenttään annettu selite tulostuu vain yksittäiselle laskulle, joka on luotu suoraan asiakaskohtaiselta laskupohjalta KopioI laskuksi-painikkeella. Mikäli haluat kaikille asiakkaille saman selitteen esim. Tammikuun vuokra, anna selite vasta asiakaskohtaisten laskupohjien massalaskutuksen yhteydessä.

Tallenna laskupohjan tiedot Tallenna-painikkeella, jonka jälkeen voit kopioida laskupohjan yksittäiseksi laskuksi tai tehdä massalaskutuksen laskupohjaa hyödyntäen.

Valmiin asiakaskohtaisen laskupohjan kopiointi yksittäiseksi laskuksi

• Valitse Laskupohjat–toiminto vasemmasta navigointikehyksestä
• Tuplaklikkaa sitä laskupohjaa, jonka perustiedoilla haluat tehdä uuden myyntilaskun
• Klikkaa Kopioi laskuksi –painiketta -> avautuu uusi lasku laskupohjan mukaisin perustiedoin
• Valitse laskutettava asiakas ja muokkaa laskun tietoja.
  • Huom! Laskun Selite –kentässä oleva tieto siirtyy laskupohjalta uudelle laskulle, mutta tarvittaessa tietoa voi muokata
• Tallenna lasku joko Kesken- tai Valmis–painikkeella.
  • Kesken–valinta siirtää laskun Kesken–näkymään ja Valmis–valinta siirtää laskun Valmiit–näkymään.

Massalaskutus

Valmiita laskupohjia voi hyödyntää esimerkiksi erilaisissa toistuvissa laskutuksissa, kuten jäsenmaksut, vuokrat jne. eri asiakasryhmille tai valituille asiakkaille.

• Valitse Massalaskutus–toiminto (vasen navigointikehys)
• Valitse teetkö massalaskutuksen yleisellä vai asiakaskohtaisella massalaskutuksella
  • Tästä osiosta löydät ohjeet sekä yleisestä että asiakaspohjaisesta massalaskutuksesta.

Yleinen laskupohja ja massalaskutus

1. Valitse käytettävä laskupohja – Valitse alasvetovalikosta laskupohja, jota halutaan käyttää ja siirry seuraavaan vaiheeseen Jatka–painikkeella.

2. Valitse kenelle lasku lähetetään - Valitse asiakasryhmä(-t) tai yksittäiset asiakkaat, joille laskut halutaan lähettää ja etene Jatka -painikkeella. Takaisin –painikkeella pääset palaamaan takaisin edelliseen ikkunaan.

Asiakasryhmät–valinnalla voi valita yhden,useamman tai kaikki Myyntilaskuihin perustetut asiakasryhmät.

Asiakasryhmien käyttö

Massalaskutuksessa voidaan laskut luoda myös asiakasryhmittäin, jos asiakasryhmät on otettu käyttöön Myyntilaskuissa Lue lisää asiakasryhmistä täältä.

Yhden Asiakasryhmän valinta

• Klikkaa asiakasryhmän nimeä Asiakasryhmät –listauksesta -> sinisellä pohjalla näkyvä asiakasryhmä on valittu
• Klikkaa nuolta oikealle -> asiakasryhmän nimi siirtyy Valitut asiakasryhmät –ikkunaan.

Useamman ”siellä täällä” olevan Asiakasryhmän valinta

• Pidä näppäimistöltä CTRL -painiketta alhaalla ja klikkaa massalaskutukseen tulevien asiakasryhmien nimiä Asiakasryhmät -listauksesta. Valitun Asiakasryhmän rivi muuttuu aina sinipohjaiseksi
• Klikkaa nuolta oikealle -> valittujen asiakasryhmien nimet siirtyvät Valitut asiakasryhmät –ikkunaan.

 Useamman peräkkäisen Asiakasryhmän valinta

• Klikkaa ensimmäisen asiakasryhmän nimeä, pidä sen jälkeen näppäimistöltä SHIFT- eli vaihtopainike alhaalla, ja klikkaa viimeisen mukaan tulevan asiakasryhmän nimeä -> kaikki asiakasryhmät tältä väliltä tulevat valituksi (asiakasryhmien rivit näkyvät sinipohjaisina)
• Klikkaa nuolta oikealle -> valittujen asiakasryhmien nimet siirtyvät Valitut asiakasryhmät –ikkunaan.

Kaikkien Asiakasryhmien valinta

• Listauksesta ei tarvitse valita yhdenkään asiakasryhmän nimeä
• Klikkaa ainoastaan Asiakasryhmät –ikkunan nuolta oikealle -> kaikkien asiakasryhmien nimet siirtyvät Valitut asiakasryhmät –ikkunaan.

Asiakkaat–valinnalla voi massalaskutukseen valita yhden,useamman tai kaikki Myyntilaskuihin perustetut asiakkaat samalla tavalla kuten asiakasryhmätkin.

3. Valitse laskuille päiväykset - Valitse massalaskutuksessa käytettävät päivämäärät; Laskujen päivä, Laskujen tositepäivä ja Laskujen eräpäivä sekä käytettävä maksukehotus. Etene Jatka -painikkeella.

Laskujen päivä ja Laskujen tositepäivä –kenttiin tulee oletuksena kuluva päivä. Päiväyksiä voi muuttaa klikkaamalla päiväyksen jälkeen olevaa kalenteriruutua.

Laskujen eräpäivä (maksuehto ja eräpäivä –valinnat) - Valitse myös käytetäänkö massalaskutuksessa maksuehtoa vai eräpäivää.

• Käytä maksuehtoa -valinta lisää laskulle laskupohjassa määritellyn maksuehdon
• Käytä eräpäivää - valinnalla voi määritellä halutun eräpäivän laskuille lisäämällä haluttu eräpäivä kalenterista Laskujen eräpäivä –kenttään.

Laskujen maksukehotus

• Käytä oletusmaksukehotuksia – valinta lisää laskulle oletusmaksukehotuksen, joka on perustettu Asetukset – Yleiset – Laskutiedot –välilehdellä
• Käytä laskupohjan maksukehotusta –valinta lisää laskulle laskupohjassa määritellyn maksukehotuksen.

4. Laskut Kesken- vai Valmis -tilaan - Valitse siirretäänkö massalaskut Kesken- vai Valmis –tilaan.

5. Laskujen siirto eteenpäin

• Haluan laskut kesken –tilaan - Valinta siirtää valmistuneet massalaskut Kesken –tilaan. Kesken –tilassa laskua voi vielä muokata, mutta se tulee siirtää Valmis –tilaan ennen lähettämistä.
• Haluan laskut valmis –tilaan - Valinta siirtää valmistuneet massalaskut Valmis –tilaan. Valmis –tilassa laskua voi tarvittaessa vielä muokata tai lähettää sen suoraan asiakkaille.

6. Massalaskujen siirto valittuun -näkymään - Klikkaa lopuksi Valmis –painiketta.Valmis –painallus, ilmoittaa laskut tehty ja siirtää ne edellisen valinnan mukaan, joko Kesken – tai Valmis –tilaan.

Asiakaskohtainen laskupohja ja massalaskutus

1. Valitse käytettävä laskupohja – Asiakaskohtainen laskutus –osiossa näytetään asiakaskohtaisiin laskupohjiin perustetut laskupohjat. Valitse laskupohjat, jota halutaan käyttää joko yksitellen (Valitut) tai Kaikki-painikkeella.  Siirry seuraavaan vaiheeseen Jatka–painikkeella.

2. Valitse laskuille päiväykset – Valitse massalaskutuksessa käytettävät päivämäärät; laskujen päivä, laskujen tositepäivä, laskujen eräpäivä sekä tarvittaessa laskun selite ja käytettävä maksukehotus. Etene Jatka -painikkeella. Annetut tiedot näytetään jokaisella laskutettavaksi valitulla laskupohjalla.

Laskun selite – Mikäli haluat kaikille massalaskutuksessa laskutettaville laskuille saman selitteen, täydennä laskun selite tähän kenttään (esim. Tammikuun 2016 vuokra). Mikäli haluat käyttää laskuilla laskupohjille annettuja selitteitä, jätä ko. kenttä tyhjäksi.

3. Laskut Kesken- vai Valmis-tilaan – Valitse siirretäänkö massalaskut Kesken- vai Valmis–tilaan.

4. Laskujen siirto eteenpäin

Haluan laskut kesken–tilaan -valinta siirtää valmistuneet massalaskut Kesken–tilaan. Kesken–tilassa oleva lasku ei saa laskunumeroa, mutta sitä voi vielä muokata / poistaa. Kesken-tilainen lasku tulee siirtää Valmis-tilaan ennen lähettämistä.

Haluan laskut valmis–tilaan –valinta siirtää valmistuneet massalaskut Valmis–tilaan. Valmis–tilassa oleva lasku saa laskunumeron, sitä voi tarvittaessa vielä muokata / poistaa tai lähettää suoraan asiakkaille. Huom! Mikäli Valmis-tilainen lasku poistetaan, jää kyseinen laskunumero käyttämättä laskunumerosarjasta.

5. Massalaskujen siirto valittuun näkymään – Klikkaa lopuksi Valmis–painiketta. Valmis–painallus ilmoittaa laskut tehty ja siirtää ne edellisen valinnan mukaan, joko Kesken– tai Valmis–tilaan.