Laskujen tuonti
Tuonnin asetukset
Tiedostojen valinta
Duplikaattien poisto
Laskujen siirto Myyntilaskuihin
Siirtoraportti
Laskutietojen vastaavuudet
Finvoicen, CSV-sisääntuontitiedoston ja Myyntilaskujen kenttien vastaavuudet
Laskujen tuonti
Laskujen tuonti –toiminnolla voidaan tuoda toisessa järjestelmässä tehtyjä laskuja Myyntilaskuihin. Tuotavan tiedoston tulee olla joko muotoa CSV- tai Finvoice. CSV-tuonnin ohjeet ovat edellisessä osiossa.
Laskut voidaan sisääntuonnin yhteydessä lähettää asiakkaille Myyntilaskuista tai siirtää pelkästään reskontraseurantaan ja arkistoon.
Siirry laskujen tuontinäkymään valitsemalla Laskut – Laskujen Finvoice-tuonti
Tuonnin asetukset
Ennen laskutiedostojen valintaa tulee noudon asetukset tarkastaa ja määritellä halutulla tavalla. Asetuksilla otetaan kantaa sisäänluettavan laskuaineiston merkistöön, asiakas- ja tuoterekisterin ylläpitoon sekä mahdollisuuteen siirtää sisäänluettavat laskut vain arkistoon ja reskontraan. Myyntilaskut ei tallenna asetuksia muistiin, joten asetukset tulee tarkistaa ja määritellä jokaisen sisääntuonnin yhteydessä.
Merkistö - Merkistön oletusarvona on Finanssialan keskusliiton laatiman Finvoice standardin mukainen ISO-8859-15 merkistö. Mikäli Finvoice-sanoman merkistö on esim. UTF-8, pitää merkistöasetus vaihtaa jo ennen tiedostojen valintaa (väärin valittu merkistö ilmenee siten, että skandinaavisia kirjaimia esim. ä ja ö ei näytetä laskulla oikein).
Valitse lisäksi päivitetäänkö ja/tai luodaanko tuonnin yhteydessä asiakastiedot ja riveiltä tuotetiedot Myyntilaskujen rekistereihin.
Asiakasrekisteri - Päivitä asiakkaan tiedot -valinnalla määritetään päivitetäänkö Myyntilaskujen asiakastiedot, jos laskulla tuleva asiakas löytyy jo Myyntilaskujen asiakasrekisteristä.
- Valinta päällä (sininen) – Laskulla tulevat asiakastiedot päivitetään Myyntilaskujen asiakasrekisteriin
- Valinta pois päältä (harmaa) – Laskulla tulevia asiakastietoja ei päivitetä Myyntilaskujen Myyntilaskut tunnistaa asiakkaan laskuaineistosta joko asiakastunnuksen, y-tunnuksen tai VAT-tunnuksen perusteella. Päivittäminen edellyttää, että laskulla on asiakkaan täydelliset osoitetiedot.
Asiakasrekisteri - Perusta uudet asiakkaat -valinnalla määritetään perustetaanko laskutiedostossa olevat uudet asiakkaat Myyntilaskujen asiakasrekisteriin, jos asiakasta ei vielä ole Myyntilaskujen rekistereissä. HUOM! Jos käytössä on Myyntilaskujen myyntireskontra, perustuvat asiakkaat aina automaattisesti, eikä tämä valinta ole käytössä.
- Valinta päällä (sininen) – Laskulla tulevat uudet asiakkaat lisätään Myyntilaskujen asiakasrekisteriin.
- Valinta pois päältä (harmaa) – Laskulla tulevia uusia asiakkaita ei lisätä Myyntilaskujen asiakasrekisteriin
HUOM!
Asiakkaasta on oltava riittävät tiedot, jotta asiakas voidaan perustaa sisääntuonnin yhteydessä. Uudelle asiakkaalle annetaan asiakasnumero joko aineiston mukaan tai Myyntilaskujen laskurista seuraavasti:a) Asiakasnumero annetaan ensisijaisesti aineistossa olevan BuyerCode-elementin perusteella
b) Asiakasnumero annetaan Myyntilaskujen laskurista, mikäli aineistossa ei ole BuyerCodea, mutta aineistossa on asiakkaan yksilöivä y-tunnus (BuyerPartyIdentifier) tai VAT-tunnus (BuyerOrganisationTaxCode).
Y-tunnus tai VAT-tunnus kentissä ei ole muototarkistusta, joten kentissä voi olla täytettynä myös esimerkiksi toisen järjestelmän antama asiakasnumero. Tärkeintä on, että Myyntilaskuissa on syötettynä sama arvo kuin aineistossa.
Tuoterekisteri - Päivitä tuotteen tiedot -valinnalla määritetään päivitetäänkö Myyntilaskujen tuotetiedot, jos laskulla tuleva tuote jo löytyy Myyntilaskujen tuoterekisteristä.
- Valinta päällä (sininen) – Laskulla tulevat tuotetiedot päivitetään Myyntilaskujen asiakasrekisteriin
- Valinta pois päältä (harmaa) – Laskulla tulevia tuotetietoja ei päivitetä Myyntilaskujen asiakasrekisteriin. Myyntilaskut tunnistaa tuotteen tuotekoodin perusteella.
Tuoterekisteri - Perusta uudet tuotteet -valinnalla määritetään perustetaanko laskutiedostossa olevat uudet tuotteet Myyntilaskujen tuoterekisteriin, jos tuotetta ei vielä ole Myyntilaskujen rekistereissä. HUOM! Jos tuotteella on alv-koodi, tulee alv-koodi olla perustettuna Myyntilaskujen asetuksiin ennen laskujen tuontia.
- Valinta päällä (sininen) – Laskulla tulevat tuotetiedot päivitetään Myyntilaskujen asiakasrekisteriin
- Valinta pois päältä (harmaa) – Laskulla tulevia tuotetietoja ei päivitetä Myyntilaskujen asiakasrekisteriin
Laskut vain reskontraan ja arkistoon - Tuonnissa voidaan valita myös, että laskuja ei lähetetä asiakkaille Myyntilaskujen kautta, vaan laskut tuodaan vain Myyntilaskujen myyntireskontraan ja arkistoon (Heeros Arkisto).
-
Valinta päällä (sininen) – Laskut tuodaan vain Myyntilaskujen myyntireskontraan ja arkistoidaan, ei lähetetä asiakkaille Myyntilaskujen kautta.
- Valinta pois päältä (harmaa) – Laskut tuodaan valmis-tilaan, josta ne voidaan lähettää asiakkaille. Lähetyksen yhteydessä laskut siirtyvät Myyntilaskujen myyntireskontraan ja arkistoidaan.
Tiedostojen valinta
Sisäänluettavat tiedostot voidaan joko vetää ja pudottaa (drag and drop) tai valita halutusta kansiosta Valitse tiedostot -toiminnon avulla. Yksi Finvoice-tiedosto voi sisältää yhden tai useamman laskun tiedot.
Duplikaattien poisto
Mikäli käyttäjä yrittää tuoda sisään tiedostoja, joiden laskut ovat jo Laskut näkymässä, varoittaa ohjelma tilanteesta ja tuplatiedostot voidaan poistaa Poista-painikkeella.
Laskut-näkymä
Aineistossa olleet laskut esitetään listana Laskut-näkymällä ennen varsinaista Myyntilaskuihin siirtoa. Tässä vaiheessa voidaan listassa olevia laskuja vielä poistaa. Sisäänluettavista laskuista esitetään näkymässä seuraavat tiedot:
- Ostajan nimi (asiakas)
- Laskun numero
- Laskun päivä
- Eräpäivä
- Summa
- Valuutta
Laskut saadaan poistettua valitsemalla lasku/laskut (valintaruutu rivin alussa) ja painamalla ruudun alaosassa olevaa Poista-painiketta.
Laskujen siirto Myyntilaskuihin
Laskujen siirto Myyntilaskuihin käynnistetään näkymän oikeassa alanurkassa olevalla Lataa-painikkeella.
Siirtoraportti
Laskujen siirron jälkeen avautuu ruudulle siirtoraportti, josta näkee onko siirto onnistunut. Raportilla on ilmoitettu, kuinka monta laskua on siirretty onnistuneesti ja kuinka monen laskun siirto on epäonnistunut. Näkymällä on myös tieto päivitetyistä ja perustetuista asiakkaista ja tuotteista.
Tarkemmat tiedot rivistä saadaan näkyviin klikkaamalla rivin lopussa olevaa väkästä.
Lopuksi raportilta poistutaan Sulje-painikkeella tai aloitetaan uuden laskuaineiston tuonti siirtymällä takaisin tuontinäkymään Uusi Finvoice sisääntuonti -painikkeella. Näytölle avautuvaa siirtoraporttia ei voi tulostaa, mutta tarvittaessa siirtoraportti löytyy myös kohdasta Raportit -> Siirtoraportit.
HUOM!
Laskujen Finvoice-tuonnissa laskun tositepäiväksi merkitään laskun päivä.
Finvoicen ja Myyntilaskujen kenttien vastaavuudet (16.5.2023)