Asiakkaan valinta
Laskun perustiedot
Laskun osoitetiedot
Laskurivin luonti
Laskurivin poisto
Laskun lisätiedot
Laskun liitteet
Pankkitilit
Toiminnot
Klikkaa Tee uusi lasku -painiketta sivun vasemmassa laidassa
- Täydennä avautuvan ikkunan tiedot
- Tallenna, lähetä, siirrä reskontraan ja/tai suorita lasku tai tee siitä lähete
Asiakkaan valinnan jälkeen valinta siirtyy automaattisesti laskurivien luontiin. Laskurivejä tehdessä pystyt liikkumaan rivin tiedoissa näppäimistön nuolinäppäimillä ja vahvistamaan tehdyt muutokset joko tabulaattori- tai Enter-painikkeilla.
Asiakkaan valinta
Asiakas – Valitse laskulle asiakas joko alasvetovalikosta selaamalla tai hakemalla asiakasta asiakkaan nimen tai asiakasnumeron perusteella. Asiakkaan valinnan jälkeen laskulomakkeen loput tiedot aukeavat ja täydentyvät oletustiedoilla yleisten tai asiakkaan asetusten mukaisesti.
Laskusarja – Valitse laskulle tarvittaessa tositesarja, josta laskunnumero halutaan laskulle.
Laskun perustiedot
Laskun päivä/Eräpäivä/Tositepäivä – Laskun päivämäärät muodostuvat laskulle automaattisesti koneen päivämäärän ja laskulle valitun maksuehdon mukaisesti. Vaihda päivämääriä tarvittaessa valitsemalla oikea päiväys klikkaamalla kalenterikuvaketta hiirellä.
Valuutta – Laskutus-Myyntilaskuissa voit valita alasvetovalikosta laskulla käytettävän valuutan. Myyntireskontra-Myyntilaskuissa on käytettävissä ainoastaan EUR. HUOM! Valuutat tulee perustaa Asetukset – Yleiset – Laskutiedot -välilehdelle ennen kuin ne ovat valittavissa laskulle. Huomioithan, että Venda ei käsittele valuuttakursseja ja esimerkiksi reskontraan siirroissa summa siirtyy aina annetussa valuutassa, mikäli käytettävä liittymä sen mahdollistaa. Mikäli asiakkaan taakse on asetettu muu oletusvaluutta kuin EUR, tarkastathan että valuutta päivittyy oikein laskulomakkeelle.
Kieli - Laskulta voi tarkistaa millä kielellä (suomi, ruotsi, englanti, italia, ranska, saksa, hollanti) lasku lähetetään asiakkaalle. Tarvittaessa laskun lähetyskielen voi vaihtaa Kieli –kentän alasvetovalikosta. Lasku lähetetään aina laskulla valitulla kieli –valinnalla. Huom! Tuotteiden nimiä, maksuehdon nimeä tai vastaavia asetuksiin suomeksi syötettyjä tietoja ei käännetä laskulle automaattisesti.
Laskun tyyppi - Valitse alasvetovalikosta onko kyseessä tavallinen lasku vai hyvityslasku. Hyvityslaskuvalinta edellyttää laskun linkittämistä veloituslaskuun. Valitse linkitettävä veloituslasku alasvetovalikosta. Hyvityslaskutoiminto tulee käyttöön asiakkaillemme portaittain touko-/kesäkuussa 2020. Voit tarkistaa päivitysaikataulut täältä.
Tositepäivä - kenttään valitaan laskun tositepäivä
Toimituspäivä -kenttään voidaan antaa koko laskua koskeva toimituspäivä, joka näkyy asiakkaalle menevässä laskussa laskuriveillä. Jos laskurivien tuotteilla on erilaisia toimituspäiviä, tulee tämä toimituspäiväkenttä jättää tyhjäksi ja täyttää toimituspäivät rivikohtaisesti.
Maksuehto - Valitse laskulla käytettävä maksuehto. Maksuehto-kenttä päivittyy automaattisesti asiakasrekisteristä tai yleisistä asetuksista, kun asiakas on valittu laskulle. Maksuehdot tulee perustaa ensin Asetukset – Yleiset – Maksuehdot –näkymään.
Laskun numero ja viitenumero - Viitenumero ja laskunnumero eivät ole käyttäjän muokattavissa laskulla, vaan tiedot täydentyvät Myyntilaskujen laskureiden ja asetusten mukaisesti siinä vaiheessa, kun lasku tallennetaan Valmis-tilaan, lähetetään tai siirretään arkistoon/reskontraan (riippuen onko käytössä vain laskutus-Myyntilaskut vai reskontra-Myyntilaskut). Tämän jälkeen laskun numero ja viitenumero ovat nähtävissä laskulomakkeella sekä laskun kuvalla.
Laskun osoitetiedot
Asiakkaan osoite/Laskutusosoite/Toimitusosoite – Osoitetiedot tulevat oletuksena asiakasrekisteriin täytettyjen tietojen perusteella. Tietoja voi tarvittaessa muokata myös laskulomakkeella. HUOM! Laskulomakkeelle tehdyt osoitemuutokset eivät päivity asiakasrekisteriin.
Asiakkaan osoitetiedot ovat pakollisia tietoja, joita ilman laskua ei voi tallentaa.
Laskutusosoite ja toimitusosoite eivät lähtökohtaisesti ole pakollisia tietoja, mutta jos täyttää laskutus- tai toimitusosoitteen tietoja, on kaikki tiedot annettava, jotta laskun tallennus onnistuu.
Laskurivin luonti
Koodi - Valitse syöttörivillä tuote joko alasvetovalikosta selaamalla tai hakemalla tuotetta tuotenimen tai tuotenumeron perusteella. Tuoteriville haetaan tuoterekisterissä tai yleisissä asetuksissa olevat oletustiedot tuotteelle.
Nimi – Tuotenimi täydentyy automaattisesti tuotteen valinnan jälkeen.
Selite – Tuotteelle voi lisätä selitteen Selite-kenttään. Jos tuotteelle on tallennettuna oletusselite tuoterekisteriin, tulee se valinnan jälkeen automaattisesti laskuriville.
Määrä –kentän tieto on muokattavissa. Oletuksena kyseiseen kenttään tulee 1.
Yks. – Tuotteelle valittu yksikkö (esim. kpl, vko, h) tulee oletuksena laskun riville. Kyseinen tieto on muokattavissa.
A-hinta – Tuotteen nettohinta. Jos tuotteen hinta on tuoterekisterissä merkitty ohjehinnaksi, on hinta muokattavissa laskurivillä.
Alv-koodi/Alv% - Kun tuotteella on käytössä Alv-koodi, valitaan laskun riville Alv-koodi.
Kun tuotteella on käytössä ALV%, valitaan laskun riville ALV%. Alv tulee oletuksena tuoterekisteristä. HUOM! Pelkkää alv-prosenttia ei pysty laskulomakkeella muokkaamaan. Alv-prosentin muutos tapahtuu muuttamalla käytettävää alv-koodia. Jos alv:a halutaan muuttaa laskulomakkeella, tulee siis aina olla käytössä alv-koodit.
Alv-hinta – Tuotteen bruttohinta. Jos tuotteen hinta on tuoterekisterissä merkitty ohjehinnaksi, on hinta muokattavissa laskurivillä.
Ale% - Tuotteen alennusprosentti kirjoitetaan Ale% -kenttään.
Summa – Rivin kokonaisbruttosumma.
Toimituspäivä – Rivikohtainen toimituspäivä. Jos kaikilla laskun tuotteilla on sama toimituspäivä, voi toimituspäivän syöttää laskun perustietoihin laskulomakkeen oikeassa yläkulmassa.
Asiakkaan tuotekoodi -kenttään voi syöttää asiakkaan tuotekoodin, jos se on tiedossa. Tieto syötetään rivikohtaisesti.
Myyntitili -kenttään tulee yleisistä tai tuotteen asetuksista myyntitili. Tieto on muokattavissa laskurivillä.
Laskentakohde-kentät – Mikäli Myyntilaskujen asetuksissa on otettu käyttöön laskentakohteet, voidaan ne määritellä laskurivikohtaisesti. Tiedot tulevat oletuksena yleisistä tai tuotteen asetuksista, tieto on myös syötettävissä/muokattavissa laskurivillä.
Laskurivin poisto
Syötetyn rivin saa poistettua kokonaan klikkaamalla rivin edessä olevaan roskakori-kuvaketta.
Laskun lisätiedot
Laskun selite/Lisäselite -kenttiin voidaan lisätä koko laskua koskevia lisätietoja. Kunkin kentän maksimimerkkimäärä on 512 merkkiä. Lisäselite-kenttä siirtää 80 merkin jälkeen tekstin seuraavalle riville.
Toimitustapa -kenttään voidaan lisätä tieto tuotteiden toimitustavasta.
Toimitusehto -kenttään voidaan lisätä tieto tuotteiden toimitusehdosta.
Tilausnumero -kenttään voidaan lisätä tieto tilausnumerosta.
Viitteenne -kenttään voidaan lisätä tieto ostajan tilausviitteestä.
Sopimusnumero -kenttään voidaan lisätä tieto sopimusnumerosta, johon lasku liittyy.
Myyjä -kenttään voidaan valita myyjätieto. Myyjät tulee lisätä yleisiin asetuksiin (Asetukset – Yleiset – Laskutiedot) ennen kuin tieto voidaan valita laskulle.
Myyjän viite -kenttään voidaan lisätä tieto myyjän tilausviitteestä.
Maksukehotus (näkyy vain myyntireskontra–Myyntilaskujen käyttäjillä) - Valitse laskulla käytettävä maksukehotuskoodi. Maksukehotus –kenttä päivittyy automaattisesti asiakasrekisteristä tai yleisistä asetuksista, kun asiakas on valittu laskulle. Maksukehotuskoodi tulee perustaa ensin Asetukset – Maksukehotukset –näkymään ja valita sen jälkeen oletusmaksukehotus Asetukset – Yleiset – Laskutiedot-välilehdellä.
Laskun liitteet
Myyntilaskujen myyntilaskuihin voi lisätä liitetiedostoja lähetettäväksi laskun mukana vastaanottajalle.
- Laskulle lisättävät liitteet voivat olla vain .pdf-muotoisia
- Yhdelle laskulle liitettävien liitteiden yhteenlaskettu koko voi olla enintään 2Mb.
- Mikäli vastaanottajan verkkolaskuoperaattorina on pankki, eivät liitetiedostot välity vastaanottajalle, sillä pankit eivät välitä liitetiedostoja vastaanottajille.
Liitetiedoston lisäys
Klikkaa Liitteet-otsikon alla olevaa tekstiä Valitse tiedostot ja valitse liitettävät tiedostot hakemistosta. Vaihtoehtoisesti voit hakea halutut tiedostot tietokoneen resurssienhallinnassa ja raahata ne hiirellä Liitteet-laatikon päälle.
Pankkitilit
Laskulla näkyvät pankkitilit valitaan Pankkitilit otsikon alta. Pankkitilit tulee olla perustettuna asetuksiin (Asetukset – Pankkitilit) ennen kuin ne voidaan valita laskulle. Laskulla käytettävät pankkitilit voidaan määritellä myös asiakakohtaisesti asiakasrekisterissä. Tarvittaessa laskulla näytettäviä pankkitilejä voidaan muokata. HUOM! Laskulle mahtuu 4 valittua pankkitiliä.
Toiminnot
Laskulomakkeen sulkeminen – Laskulomakkeen voi sulkea alapalkin rasti-kuvakkeesta.
Laskulomakkeen tulostus – Laskulomakkeen Tulostus-painikkeesta voi tulostaa laskun esikatselun sekä lähetteen. Varsinaisen laskun tulostus tapahtuu Lähetä-painikkeesta.
Tallenna – Laskun voi tallentaa Kesken- tai Valmis-tilaan. Tallennus ei sulje laskulomaketta, vaan laskulle voi tehdä välitallennuksen milloin vain.
- Kesken-tilaan tallennus. Lasku tallentuu Kesken-tilaan, jolloin laskulle ei vielä tule laskunumeroa. Lasku säilyy täysin muokattavana ja lasku voidaan poistaa ilman, että siitä jää jälkeä Myyntilaskuihin.
- Valmis-tilaan tallennus. Lasku tallentuu Valmis-tilaan, jolloin lasku saa laskunumeron sekä viitenumeron. Lasku säilyy edelleen muokattavana, mutta jos lasku poistetaan, jää laskunumerointiin aukko.
Lähetä – Lähetä-painikkeesta laskun voi lähettää asiakkaalle, siirtää laskun vain reskontraan tai tehdä laskusta käteislaskun.
- Lähetä-valinta lähettää laskun asiakkaalle asiakasrekisterissä valitulla tavalla (verkkolasku/tulostus/sähköposti), arkistoi laskun ja jos käytössä on Myyntilaskujen myyntireskontra, siirtää laskun reskontraan.
- Vain reskontraan/arkistoon -valinta arkistoi laskun, jos käytössä on Myyntilaskujen myyntireskontra, siirtää laskun reskontraan ja avaa laskun kuvan tulostettavaksi/tallennettavaksi.
Suorita käteislasku > Käteinen/Pankkikortti/Luottokortti -valinnat arkistoivat laskun ja tekevät laskulle suorituksen valinnan mukaan. HUOM! Toiminto käytössä vain, jos Myyntilaskujen myyntireskontra on päällä.