Tuotetietojen tuonnin määritykset
Tuotetietojen tuonti Myyntilaskuihin
Tuotetietojen vienti Myyntilaskuista Exceliin
Esimerkkitiedosto
Alla olevasta ohjeesta voit tarkistaa tuotetietojen tuonnissa olevat määritykset. Voit tarkistaa mitkä kentät tuonnissa ovat pakollisia ja millaisin otsikoin (sarakkeet) ne pitää tuoda CSV-tiedostossa. Ohjeen lopussa on esimerkkitiedosto CSV-muotoisesta tuoterekisteristä. Pääset esimerkkitiedostoon suoraan tästä.
Tässä vielä esimerkki tuoterekisteristä Excelissä kuvattuna.
Tuotetietojen tuonnin määritykset
Tuotetiedot voidaan perustaa Myyntilaskuissa joko luomalla jokainen tuote yksitellen tai
tuomalla ne Excelistä suoraan järjestelmään. Tuotava tiedosto tulee tallentaa
muotoon: CSV luetteloerotin/CSV comma delimited.
CSV-muotoon tallennettu excel-tiedosto
- Tuotavassa excel-tiedostossa tulee antaa sarakkeet (otsikot) tuotetiedoille
- Sarakeotsikoiden tulee olla suomen kielellä
- Sarakkeiden järjestys voi olla halutunlainen
- Tuotteiden tiedot erotellaan automaattisesti puolipisteellä (;) CSV-tiedostossa, kun valitaan csv-tallennus ja Windowsissa on erottimeksi valittuna puolipiste.
Tuetut sarakkeet Ecxel-tiedostossa
Excel-tiedoston pakollisia kenttiä ovat: Koodi, Nimi, Alv.
Koodi (pakollinen tieto) - Tuotteen koodi (rekisterissä yksi koodi/yksi tuote). Mikäli rekisterissä on ennestään samalla koodilla tuote, jätetään tässä tiedostossa oleva rivi huomiotta. Muuten jokaista riviä kohden luodaan uusi tuote.
Nimi (pakollinen tieto) - Tuotteen nimi.
Ryhmä - Tuoteryhmä (esimerkiksi tuotteet, palvelut, komponentit). Ryhmät tulee perustaa ennen tiedoston tuontia (Asetukset – Yleiset –Rekisterit).
Hinta - Tuotteen nettohinta, ei sisällä alvia.
Yksikkö - Myyntiyksikkö (esimerkiksi kpl, dl, l). Yksiköt tulee perustaa ennen tiedoston tuontia (Asetukset- Yleiset- Rekisterit).
Alv (pakollinen tieto) - Alv-ehdotus tuotteelle. Joko järjestelmään aiemmin syötetty alv-koodi tai alv-prosentti numerona (esim. 1 tai 25,5).
Myyntitili - Tuotteen myyntitili.
Tuotetietojen tuonti Myyntilaskuihin
- Valitse Tuotteet vasemmasta kehyksestä Tunnuksen tai Nimen mukaan
- Klikkaa avautuvan näkymän yläosassa olevaa Rekisterin ylläpito –painiketta
- Anna tuoterekisterin tuontiin liittyvät tiedot
- Klikkaa Lähetä tiedosto –painiketta -> valittu csv-tiedosto noudetaan Myyntilaskujen rekisteriin. Noudon jälkeen saat listauksen sekä luoduista tuotteista että päivitetyistä tiedoista.
Valitse csv-tiedosto - Klikkaa Selaa-painiketta ja valitse sisääntuotava csv-tiedosto tallennushakemistosta.
Merkistö - Valitse sisääntuonnin yhteydessä käytettävä merkistö. Valitse sama merkistö, jolla tiedostosi on muodostettu – oletuksena ISO-8859-1.
Jos tunnuksella on ennestään tuote - Valitse päivitetäänkö jo Myyntilaskuissa olevat tuotetiedot vai ohitetaanko olemassa olevat.
- Päivitä -valinta päivittää jo rekisterissä olevat tuotetiedot ja luo lisäksi uudet tuotetiedot
- Ohita- valinta ei päivitä olemassa olevia tuotetietoja vaan luo ainoastaan uudet tuotetiedot.
Jos myyntitili puuttuu asetuksista - Valitse luodaanko Excelissä olevat myyntitilit Myyntilaskuihin vai jätetäänkö ne huomioimatta.
- Luo uusi tili –valinta luo Excelissä tulevat tilit Myyntilaskuihin
- Ohita –valinta ei luo Excelissä mukana tulevia myyntitilejä Myyntilaskuihin Ohita –valintaa käytettäessä tulee myyntitilit luoda manuaalisesti kohdassa Asetukset – Tilit.
Tuotetietojen vienti Myyntilaskuista Exceliin
Tuotetiedot voidaan ladata omalle työasemalle csv-muodossa.
- Klikkaa Tuotteet –näkymän yläosassa olevaa Rekisterin ylläpito -painiketta
- Valitse avautuvan ikkunan alalaidasta Lataa tiedosto ja tallenna se haluamaasi kohdekansioon
- Voit viedä tiedoston myös Exceliin (dataimport), muokata sitä, tallentaa ja palauttaa jälleen Myyntilaskuihin Tuotetietojen tuonti Myyntilaskuihin –ohjeen mukaan päivittäen vanhat tiedot.
Ladatulla tiedostolla sarakeotsikot näkyvät alla olevan kuvan mukaisesti. Otsikoita ei tarvitse muokata tiedoston Myyntilaskuihin sisäänlukua varten.