Yleiset asetukset

Yleiset asetukset

Yrityksen tiedot
Rekisterit
Laskutiedot
Verkkolasku
Liittymät
Laskurit
Tilit
Oikeudet

 

Myyntilaskujen yleiset asetukset on jaettu kahdeksalle välilehdelle:

• Klikkaa Asetukset – Yleiset
• Täydennä tiedot, välilehti kerrallaan
• Lopuksi tallenna annetut/muokatut tiedot näkymän yläosassa olevalla Tallenna –painikkeella.

 

Yrityksen tiedot

Yrityksen tiedot -välilehdellä annetaan yrityksen omat tiedot, kuten nimi, osoite ja laskutuksen yhteystiedot.

Omat tiedot - Kirjoita Yrityksen nimi ja y-tunnus kyseisiin kenttiin. Kun y-tunnus on annettu, täyttyy Oma ALV-tunnus –kenttä automaattisesti. Oma ALV-tunnus –kentän tietoa voi myös muokata ja/tai lisätä käsin.

Osoite - Täydennä Katuosoite, Postinumero ja Postitoimipaikka ja valitse täydelliseen osoitteeseen kuuluva maa–tieto (Suomi (FI)) alasvetovalikosta.

Laskutuksen yhteystiedot - Tarvittaessa täydennä laskutuksen yhteystiedot; puhelinnumero, sähköpostiosoite ja fax. Huom! Mikäli käytetään automaattista perintää, on sähköpostiosoite pakollinen tieto.

 

Rekisterit

Rekisterit –välilehdelle perustettavat asiakas- ja tuoteryhmät toimivat muun muassa raportoinnissa erilaisina raportointitasoina ja rajauksina. Lisäksi kyseisiä tietoja voidaan hyödyntää massalaskutuksen teossa.

Asiakasryhmät-kenttään kirjoitetaan asiakasryhmien nimet pilkulla erotettuina. Nimissä ei tule käyttää erikoismerkkejä (myös + (plus)merkit ovat kiellettyjä merkkejä). Kenttään kirjoitetut asiakasryhmät ovat valittavissa asiakkaan tiedoissa, kohdassa Ryhmä.

Tuoteryhmät -kenttään kirjoitetaan tuoteryhmien nimet pilkulla erotettuina. Nimissä ei tule käyttää erikoismerkkejä. Kenttään kirjoitetut tuoteryhmät ovat valittavissa uusille tuotteille.

Yksiköt -kenttään on valmiiksi luotu tuotteiden yksiköitä (esim. kpl, l, dl, ). Tarvittaessa voit poistaa ylimääräiset yksiköt (yksikön valinta ja delete) tai kirjoittaa uusia yksiköitä pilkulla erotettuina. Kentässä olevat yksiköt ovat valittavissa uusille tuotteille.

 

Laskutiedot

Laskutiedot –välilehdellä valitaan käytettävät laskutiedot. Määriteltävät tiedot vaihtelevat sen mukaan onko käytössänne laskutus-Myyntilaskut vai reskontra-Myyntilaskut. Mikäli käytössä on laskutus-Myyntilaskut, määritellään käytettävät laskentakohteet, maksuehdot, valuutat ja myyjätiedot. Myyntireskontra-Myyntilaskuissa määritellään lisäksi myös oletusmaksukehotukset. Huom! Reskontran ollessa käytössä valuuttatietoa ei voida määritellä, sillä oletuksena on aina EUR-valuutta.

Esimerkkikuva: Myyntireskontra-Myyntilaskut:

Laskentakohteet

Laskentakohdetasoja voi olla kolme. Laskentakohteet voidaan vallita alasvetovalikosta, kun ne on ensin perustettu asetuksiin (Asetukset - Laskentakohteet).

Oletukset

Oletusmaksuehto valitaan alasvetovalikosta, kun maksuehdot on ensin perustettu asetuksiin (Asetukset - Maksuehdot).

• Yleisissä asetuksissa Oletusmaksuehto on pakollinen tieto.
• Asiakastiedoissa voi valita myös asiakaskohtaisen maksuehdon.

Jos eräpäivä osuu viikonlopulle -valinnalla voidaan määritellä siirretäänkö eräpäivä automaattisesti seuraavalle maanantaille vai jätetäänkö ennalleen.

Viivästyskoron tulee olla numeerinen arvo. Viivästyskorko on pakollinen tieto asetuksissa, tarvittaessa koroksi voi laittaa 0%.

Oletuslisäselite - Lisäselitteet voidaan antaa Myyntilaskuissa Yleisiin asetuksiin, Asiakkaan asetuksiin sekä suoraan laskulla. Yleisten asetusten Oletuslisäselite -kenttään voi kirjoittaa vapaamuotoisen selityksen.

HUOM! Oletuslisäselitteen maksimimerkkimäärä on 512.  Lisäselite-kenttään kirjoitettu teksti siirtyy toiselle riville 80 merkin jälkeen.

Oletuslisäselite-kenttää voidaan hyödyntää mikäli laskuttavan yrityksen laskulle halutaan pääsääntöisesti aina jokin vakioteksti, esim. kehotus siirtyä vastaanottamaan verkkolaskuja tai jokin muu laskuttajalta vaadittava laskumerkintä, arvonlisäveroon tms. liittyvä. Oletuslisäselite näkyy laskulla varsinaisen Selite -kentän jälkeen ja sitä voi tarvittaessa muuttaa tai sen voi poistaa.

Käteisalennuksen päivät - kenttään määritellään päivien lukumäärä, montako päivää myöhässä maksetut käteisalennukset kirjataan automaattisesti. Hyväksyttävissä 0-9 pv. Oletuksena 0 pv.

Käteisalennuksen eurot - kenttään määritellään euromäärä, kuinka paljon asiakkaan maksama summa saa poiketa laskennallisesta käteisalennuksesta, että käteisalennus kirjataan. Käteisalennus voi erottaa +/- määritelty euromäärä.

Esimerkki: jos käteisalennuksen eurot = 1 euroa ja laskennallinen käteisalennus on 15 euroa, niin automaattisesti hyväksyttävä käteisalennuksen määrä on välillä 14 – 16 euroa.

Valinnat -Valuutat-kenttä (vain laskutus-Myyntilaskut) Mikäli käytössäsi on laskutusvenda, kirjoita käytettävät valuutat pilkuilla erotettuina. Lisää ainakin EUR valuutta.

HUOM! Valuuttalaskutuksessa on huomioitava, että myös vastaanottavan myyntireskontran tulee voida käsitellä valuutat. Myyntilaskut ei muunna aineistoa euromääräiseksi, vaan tieto siirtyy valuuttana myös perusjärjestelmään.

HUOM! Jos käytössäsi on myyntireskontra-Myyntilaskut voi valuuttana käyttää ainoastaan EUR valuuttaa, eikä kyseinen valinta ole tällöin valittavissa/nähtävillä.

Myyjät-kenttään kirjoitetaan myyjien nimet pilkulla erotettuina. Nimissä ei tule käyttää erikoismerkkejä. Kenttään luodut myyjät ovat valittavissa uusille laskuille. Laskulla olevan Myyjätiedon mukaan voidaan myös raportoida myyntiä.

Oletusmaksukehotus valitaan listalta, alasvetovalikosta. Listalla näkyvät maksukehotukset, jotka on luotu kohdassa Asetukset - Maksukehotukset.

• Yleisissä asetuksissa oletusmaksukehotus on pakollinen tieto.
• Asiakastiedoissa voi valita myös asiakaskohtaisen maksukehotuksen.
• Oletusmaksukehotus on määriteltävissä ainoastaan myyntireskontra-Myyntilaskuissa.

 

Verkkolasku

Verkkolasku –välilehdelle kirjataan verkkolaskutukseen liittyvät osoitetiedot. Oma verkkolaskuosoite tieto täydentyy automaattisesti Y-tunnuksen perusteella. 

Osoitteet

Oma verkkolaskuosoite (lähettävä) –kenttään tulee antaa oma verkkolaskuosoite. Kyseinen kenttä täyttyy automaattisesti, kun y-tunnus on annettu. Tiedon voi myös lisätä tai muokata käsin.
Oma OVT-tunnus (ei pakollinen) – kenttään annetaan OVT-tunnus. Kyseinen tieto ei ole pakollinen ja kentän voi jättää tyhjäksi.
Oma välittäjä ja Oman välittäjän tunnus tiedot tulevat automaattisesti järjestelmästä.

Verkkolaskujen lähetys -valinnalla määritellään, kuinka toimitaan, jos Myyntilaskuissa on 0-summainen lasku.

• Älä lähetä laskua –vaihtoehto ei salli 0-summaisen laskun lähettämistä Myyntilaskuista.
• Lähetä lasku –vaihtoehto sallii 0-summaisen laskun lähettämisen Myyntilaskuista.

Perintä - Automaattinen perintä Päällä tai Ei päällä -valinnoilla määritellään lähetetäänkö Myyntilaskuissa perintään merkitty lasku automaattisesti perintäyhtiölle vai ei, kun lasku merkitään perintään. Automaattisen perinnän ollessa päällä valitaan myös käytettävä perintäyhtiö (Uuva, Duetto Group, Intrum, B. Plan). Lue lisätietoja perintäpalvelun käytöstä täällä.

 

Liittymät

Liittymät –välilehdellä valitaan yrityksessä käytettävä myyntireskontra tai kirjanpito-ohjelma ja annetaan siihen mahdollisesti liittyvät lisätiedot.

Jos käytössäsi on laskutus-Myyntilaskut:

Myyntireskontra - Yrityksessä käytettävä Myyntireskontra, valitaan alasvetovalikosta. 

Jos käytössäsi on myyntireskontra-Myyntilaskut:

Kirjanpito - Yrityksessä käytettävä Kirjanpito-ohjelma, valitaan alasvetovalikosta.

Liittymistä voit lukea lisätietoja täällä.

 

Laskurit

Laskurit –välilehdellä valitaan käytettävät laskurit ja siihen liittyvät määrittelyt. Osa tiedoista täydentyy automaattisesti ja tiedot vaihtelevat sen mukaan onko käytössänne laskutus-Myyntilaskut vai myyntireskontra-Myyntilaskut. Myyntilaskuille ja suorituksille tulee antaa tositelaji.

Esimerkkikuva: Laskutus-Myyntilaskujen laskurit

Esimerkkikuva: Myyntireskontra-Myyntilaskujen laskurit

Myyntilaskut

Laskun numero-laskuri -kenttään valitaan alasvetovalikosta haluttu laskuri (oletuksena Myyntilaskut-laskuri). Listalla näkyvät ne laskurit, jotka on perustettu kohtaan Asetukset – Laskurit, ja joille on annettu tyypiksi Laskunumero. Jos listalla ei näy hetki sitten luomasi laskuri, Tallenna asetukset ja avaa ne uudelleen.

Myyntilaskut-laskuri aloittaa numeroinnin oletuksena numerosta 1000. Laskurin aloitusnumeron voi vaihtaa kohdassa Asetukset – Laskurit. Laskuri pyörii katkeamattomasti.

Laskun numero muodostetaan -kohdassa määritellään kuinka laskun numero muodostetaan.

• Kuukausi –valinta, tuo laskunumeron alkuun kuukauden ja vuoden. Esimerkiksi elokuu 2010 tuo laskulle tiedon 082010.
• Laskuri –valintaa käytettäessä tulee valita jompi kumpi seuraavista:
  • Muodosta uusi laskuri automaattisesti kuukausittain - > laskuri aloittaa joka kuukausi numerosta 1000.
  • Valitse laskuri -> Laskun numero-laskuriin tulee valita käytettävä laskuri

Jos valitset sekä Laskurin että Kuukauden, muodostuu laskunumeron alkuun vuosi ja kuukausi sekä loppuun laskurin seuraava vapaa numero. esimerkiksi elokuu vuonna 2010 alkaa numerosta 2010081000. HUOM ! Tarkista ennen muutosten tekoa montako merkkiä laskun numerossa myyntireskontra hyväksyy.

Myyntilaskujen tositelaji -kenttään kirjoitetaan myyntilaskujen oletustositelaji. HUOM! Myyntilaskujen oletustositelajin siirtyminen Arkistoon edellyttää, että myyntilaskujen tositelaji on määritelty Arkiston Asetukset - Järjestelmä -näkymään.

Asiakasnumero ja Tuotenumero -kohdissa valitaan miten uuden asiakkaan ja uuden tuotteen numeroa ehdotetaan.
Pienimmästä seuraava -valinnalla Myyntilaskut ehdottaa pienintä vapaana olevaa asiakas-/tuotenumeroa
Suurimmasta seuraava -valinnalla Myyntilaskut ehdottaa suurrimmasta asiakas-/tuotenumerosta seuraavaa numeroa

Ehdotettua numerointia voi vaihtaa asiakasta ja tuotetta luotaessa.

Viitenumerointi

Viitenumerointi -valinnalla määritellään muodostetaanko viitenumerointi Asiakasnumeron, Laskun numeron, Laskurin tai näiden yhdistelmien mukaan. Yleisimmin viitenumero muodostetaan laskun numeron perusteella.

Laskuri - valinnalla voi valita oman laskurin viitenumerolle. Tällöin viitenumero luodaan valitun laskurin seuraavasta numerosta lisäämällä numeron loppuun tarkistenumero. Huom! Viitetyyppinen laskuri on perustettava ensin Asetukset – laskurit -kohdassa. Jos listalla ei näy hetki sitten luomasi laskuri, tallenna asetukset, jonka jälkeen kyseinen laskuri on käytettävissä.

Suoritukset

Huom! Suorituksen määrittelyt on nähtävillä ja muokattavissa ainoastaan myyntireskontra- Myyntilaskuissa.

Suoritusten laskuri - Valitse suoritukselle haluttu laskuri listalta, alasvetovalikosta (oletuksena Suoritukset-laskuri). Listalla näkyvät ne laskurit, jotka on perustettu kohtaan Asetukset – Laskurit, ja joille on annettu tyypiksi suoritus. Jos listalla ei näy hetki sitten luomasi Suoritusten laskuri, tallenna asetukset, jonka jälkeen kyseinen laskuri on käytettävissä.

Suoritukset-laskuri aloittaa oletuksena numeroinnin numerosta 1000. Laskurin aloitusnumeron voi vaihtaa kohdassa Asetukset – Laskurit. Laskuri pyörii katkeamattomasti.

Suorituksen numero muodostetaan - kohdassa määritellään kuinka suorituksen numero muodostetaan.

• Kuukausi –valinta, tuo suoritusnumeron alkuun kuukauden ja vuoden. Esimerkiksi elokuu 2010 tuo suoritukselle tiedon 082010.
• Laskuri –valintaa käytettäessä tulee valita jompi kumpi seuraavista:
  • Muodosta uusi laskuri automaattisesti kuukausittain - > laskuri aloittaa joka kuukausi numerosta 1000.
  • Valitse laskuri -> Suorituksen numero-laskuriin tulee valita käytettävä laskuri.

Jos valitset sekä Laskurin että Kuukauden muodostuu suorituksen numeron alkuun vuosi ja kuukausi sekä loppuun laskurin seuraava vapaa numero. esimerkiksi elokuu vuonna 2010 alkaa numerosta 2010081000. Huom! Suorituksen numeron merkkimäärää määräytyy kirjanpito-ohjelmasta.

Suoritusten tositelaji -kenttään kirjoitetaan suoritusten oletustositelaji.

Maksukehotusten laskuri -kenttään valitaan alasvetovalikosta haluttu laskuri maskukehotuksille. Listalla näkyvät ne laskurit, jotka on perustettu kohtaan Asetukset – Laskurit, ja joille on annettu tyypiksi Maksukehotus. Jos listalla ei näy hetki sitten luomasi maksukehotusten laskuri, tallenna asetukset, jonka jälkeen kyseinen laskuri on käytettävissä.

Maksukehotukset-laskuri aloittaa oletuksena numeroinnin numerosta 1000. Laskurin aloitusnumeron voi vaihtaa kohdassa Asetukset – Laskurit. Laskuri pyörii katkeamattomasti.

 

Tilit

Laskutus-Myyntilaskuissa valitaan käytettävät Myynti-, Myyntisaamiset- ja Alv-tili.

Myyntireskontra-Myyntilaskuissa voi edellisten lisäksi määritellä Käsinsuorituksen, Alennustilin, Maksukehotusten kulujen tilin, Käteiskassan, Pankkikortin ja Luottokortin tilit. HUOM! kaikki kentät tulee täydentää!

Esimerkkikuva Myyntireskontra-Myyntilaskuista:

Valitse alasvetovalikosta käytettävä myyntitili. Huom! Tuoterekisterissä tuotteille voi valita oletusmyyntitilistä poikkeavan myyntitilin.

Valitse alasvetovalikosta käytettävä myyntisaamiset-tili. Huom! Asiakasrekisterissä voi valita oletusmyyntisaamistilistä poikkeavan myyntisaamiset-tilin.

Valitse kirjanpitosiirroissa käytettävä alv-tili. Alv-tiliä voi vaihtaa Alv-koodeissa eli valita oletus-alv-tilistä poikkeavan alv-tilin.

Käsinsuorituksen tili (vain myyntireskontra- Myyntilaskuissa)

Alennustili (vain myyntireskontra- Myyntilaskuissa)
Viiteaineiston sisäänluvussa (myyntilaskujen kuittauksessa) muodostuvalle suoritukselle annettu alennus ohjautuu alennustilille. Oletusalennustiliä voi tarvittaessa vaihtaa vielä suorituksella käsin.

Maksukehotusten kulujen tili (vain myyntireskontra- Myyntilaskuissa)
Oletuksena maksukehotusten kulut menevät maksukehotusten kulujen tilille. Kulujen tiliä voi tarvittaessa vaihtaa käsin.

Käteiskassan, Pankkikortin ja Luottokortin tilit (vain myyntireskontra- Myyntilaskuissa)
Käteiselle, pankki- ja luottokortille on mahdollista antaa eri kirjanpidon tilit. Käteislaskutuksen käyttö edellyttää näiden tilien määrittelyn.

Yli- ja alisuoritusten tilit (vain Myyntireskontra-Myyntilaskuissa)
Myyntireskontraan tuleville suorituksille voidaan asettaa yleisten asetusten Laskutiedot-välilehdellä automaattisen hyäksynnän toleranssi. Mahdolliset yli- ja alisuoritukset kirjataan automaattisesti tässä kohtaa määritellyille kirjanpidon tileille.

 

Oikeudet

Oikeudet –välilehdellä määritellään tilien muokkausoikeudet ja verkkolaskujen sekä maksukehotusten luonti ja lähetysoikeudet myyntireskontra-Myyntilaskut Kyseinen välilehti näkyy ainoastaan pääkäyttäjille. Näytä toiminto Siirrä Myyntilaskujen myyntireskontraan – asetus koskee ainoastaan laskutus-Myyntilaskujen käyttäjiä, jotka siirtyvät myyntireskontra-Myyntilaskujen käyttöön.

 

Tilien muokkaus - Kohdassa päätetään, kuka tuotteelle valittavaa myyntitiliä saa muokata.

• Pääkäyttäjä-valinnalla vain pääkäyttäjä saa muokata myyntitiliä.
• Pääkäyttäjä ja peruskäyttäjä -valinnalla myyntitiliä saa muokata sekä pääkäyttäjä että peruskäyttäjä.

Verkkolaskujen muodostaminen - Kohdassa päätetään, kuka saa lähettää verkkolaskut.

• Pääkäyttäjä -valinnalla vain pääkäyttäjä saa lähettää verkkolaskut.
• Pääkäyttäjä ja peruskäyttäjä -valinnalla verkkolaskut saa lähettää sekä pääkäyttäjä että peruskäyttäjä.

Maksukehotusten tekeminen ja lähetys - Kohdassa päätetään, kuka saa tehdä ja lähettää maksukehotuksia

Näytä toiminto Siirrä Myyntilaskujen myyntireskontraan (vain myyntireskontra- Myyntilaskuissa - toimintoa käytetään ainoastaan siirryttäessä laskutusvendasta myyntireskontra-Myyntilaskujen käyttäjäksi.
Kun Näytä –valinta on aktivoitu, voidaan valita ne vanhat laskut, joita ei ole vielä siirretty ulkoiseen myyntireskontraan, vaan ne halutaan siirtää myyntireskontra Myyntilaskujen seurannan piiriin. Huom! kun laskujen valinta on tehty, tulee toiminnon asetus palauttaa Piilota –valintaan.

• Piilota – valinta on toiminnon oletusarvo, jolloin laskuja ei voi siirtää version vaihtuessa uuden seurannan piiriin.
• Näytä – valinta mahdollistaa niiden vanhojen laskujen valinnan ja siirron, jotka halutaan uuden myyntireskontra Myyntilaskujen seurantaan

Rivin ja laskun summa - Kohdassa valitaan laskujen Finvoice-tuonnissa laskun summien käsittelytapa. 

Oletuksena Myyntilaskut tarkistaa sisääntuotavan laskuaineiston summat ja tekee tarvittaessa, esim. useamman desimaalin pyöristystilanteissa korjauksia summiin.

Asetusvalinnalla, Rivin ja laskun summa - Lukitse laskun summat finvoice sisääntuonnissa (rastitettu), Myyntilaskut ei käsittele laskulla olevia summia mitenkään, vaan käyttää kiinteästi laskuaineistoissa olevia summia.