Syncran käyttöönotto
Asetuksien määrittely
Kirjautuminen
Kirjaudu-näkymän muut toiminnot
Syncran raportit
Asiakirjojen lähetys Heeros Arkistoon
Syncran asennuspaketti on tarjolla vain asiakkaille, joilla se on jo ennestään ollut ja tarvitaan nyt esim. koneen vaihdon yhteydessä saada uudelle koneelle. Asennuspaketti tulee tarvittaessa tilata tuesta palvelupyyntölomakkeen kautta.
Syncran käyttöönotto
Syncran käyttöliittymällä on tarpeellista käydä ainoastaan käyttöönoton yhteydessä, ellei Syncran tietoja haluta muuttaa tai tarkastella lähetettyjen asiakirjojen tilaa.
Syncran Kirjaudu- ja Asetukset-näkymien tietoja voidaan muuttaa vain, jos Syncra on käynnistetty järjestelmänvalvojana:
- siirry Syncra-kuvakkeen päälle ja klikkaa hiiren oikealla
- valitse Suorita järjestelmänvalvojana
ja käyttäjä on kirjautunut Syncran käyttöliittymällä ulos klikkaamalla Kirjaudu ulos-painiketta.
Asetuksien määrittely
Ennen kuin Syncra käynnistetään ensimmäisen kerran, tulee Asetukset-näkymällä määritellä Syncran kansioiden sijainti tiedot ja niiden päivittyminen.
- Väliaikaishakemisto-kenttään määritellään paikka, johon tallennetaan asiakirjojen käsittelyyn vaadittavat tiedostot (tekninen vaatimus).
- Syncra tekee kirjautumisen jälkeen Asiakirjahakemisto-kenttään määriteltyyn tallennuskansioon Arkistossa olevien pää- ja alajaotteluiden mukaisesti alikansiot.
- Voit tarvittaessa määritellä (Määrittele-painike) minkälaisia tiedostotyyppejä (maskit) lähetetään/ei lähetetä arkistoon.
- Päivitä kansiorakenne-valinnalla voidaan määritellä mihin kellon aikaan Syncra hakee päivittäin automaattisesti tiedot Arkistoon lisätyistä uusista kansiosta.
Kirjautuminen
Syncra vaatii sisään kirjautumisen ennen kuin se aloittaa asiakirjojen siirron Arkistoon Kirjaudu-näkymälle tulee syöttää: käyttäjätunnus, salasana ja Heeros Linkin osoite.
- Käyttäjätunnus ja salasana ovat samat, joilla kirjaudut sisään Heeros sovelluksiin Internet-selaimessa. Syncran käyttäjällä tulee olla Oma toimisto-tason oikeudet.
- Heeros Linkin osoite määrittelee sen, minkä Heeros Menun Adminoiden kansiorakenteet Syncra näyttää. Arkisto kansioita voidaan tarkastella Kansiorakenne-välilehdellä.
Tietojen syöttämisen jälkeen voit kirjautua sisään ja aloittaa asiakirjojen lähetyksen Arkistoon klikkaamalla Kirjaudu-painiketta.
Kirjaudu-näkymän muut toiminnot
- Kirjaudu ulos-painike pysäyttää asiakirjojen lähetyksen Arkistoon Asiakirjojen lähetys tulee pysäyttää, mikäli Kirjaudu- tai Asetukset-välilehden tietoja halutaan muuttaa.
- Päivitä kansiorakenne-painikkeella saat näkyviin uudet Arkistoon lisätyt kansiot. Huomioithan, että kansiorakenteen päivitykseen menee hetki.
-
Tila-kentästä nähdään, onko Syncran lähetystoiminnallisuus käynnissä
- Running: Syncra on päällä ja lähettää lisätyt asiakirjat Arkistoon 30 min sisällä niiden lisäyksestä.
- Running. Käynnistä Syncra järjestelmän valvojana muuttaaksesi asetuksia: Syncra on päällä. Mikäli haluat muuttaa asetuksia, käynnistä Syncra järjestelmän valvojana.
- Stopped: Syncra ei ole päällä, eikä lähetä asiakirjoja Arkistoon Klikkaa Kirjaudu-painiketta, kun haluat aloittaa asiakirjojen lähetyksen.
Syncran raportit
Syncrasta on saatavilla useampia erilaisia raportteja Syncran toiminnoista.
Historiatiedot-näkymällä näytetään 100 viimeisintä Arkistoon tallennettua asiakirjaa:
- päivämäärä ja kellon aika,
- yrityksen nimi,
- kansion nimi ja
- tiedoston nimi.
Epäonnistuneet-näkymällä näytetään kaikki sellaiset tiedostot, joiden lähetys Arkistoon on epäonnistunut.
Tekninenloki sisältää teknisiä tietoja Syncran toiminnasta.
Kansiorakenne-näkymällä voidaan tarkastella Heeros Menun Adminoiden kansiorakenteita.
Asiakirjojen lähetys Heeros Arkistoon
- Lähetä Syncralla asiakirjoja halutun yrityksen Arkistoon tallentamalla, kopioimalla tai liittämällä tiedostot Asiakirjahakemisto-asetuksessa määriteltyihin kansioihin.
- Jokaisesta Syncralla lähetetystä asiakirjasta muodostuu oma asiakirja Arkisto Asiakirjan nimeksi tulee tiedoston nimi ilman lopputarkenninta (esim. pdf).
- Syncra lähettää tiedostoja automaattisesti aina, kun tietokoneesi on päällä ja olet kirjautunut Syncraan. Mikäli suljet tietokoneesti välillä, jatkaa Syncra lähetystä heti kun tietokone käynnistetään uudelleen. Sisäänkirjautumistieto säilyy Syncrassa automaattisesti.
- Syncra lähettää tiedostot noin tunnin kuluessa. Tarkasta lähetetyt tiedostot Syncran Historiatieto-välilehdeltä tai Arkistosta.
Huom! Mikäli haluat muuttaa kansiorakennetta, tulee se tehdä Arkistossa. Huom! Asiakirjat tulee tallentaa AINA kansiorakenteen alimmaiseen kansioon.