Uuden asiakirjan lisääminen
Uuden asiakirjan lisääminen
Asiakirjan perustiedot
Liitetiedostojen lisääminen
Liitetiedoston poistaminen
Asiakirjan lisätiedot, postitus ja muistutukset
Asiakirjojen lisääminen Arkistoon massana (Syncra)
Uuden asiakirjan lisääminen
Arkiston asiakirja-arkistoon voi lisätä uuden asiakirjan Tiedosto - Uusi asiakirja -valinnalla tai näppäinyhdistelmällä Ctrl+Alt+N.
Asiakirjalla on kolme eri välilehteä: Asiakirjan perustiedot, Asiakirjan lisätiedot (luku- ja muokkausoikeuksien ylläpito) ja Muistutukset. Alla lisää näiden välilehtien tiedoista ja toiminnoista.
Asiakirjan perustiedot
Annetaan tarvittavat perustiedot uudelle asiakirjalle:
Valitaan pää- ja alajaottelu mihin asiakirja lisätään. Asiakirjan nimi annetaan Otsikko-kenttään.
Päivämääräksi ehdottuu kuluva päivä, päivämäärän voi muuttaa tarvittaessa. Www-osoite -kenttään voi antaa asiakirjaan liittyvän nettiosoitteen, jolloin asiakirjalle tallentuu linkki ko. osoitteeseen.
Asiakirjaan liittyvät liitetiedostot lisätään Liitteet -osiossa klikkaamalla "Liitetiedostojen käsittely". Valitse -painikkeella pääsee selailemaan tiedostoja.
Liitetiedostojen lisääminen
Yhdellä Arkiston asiakirjalla voi olla useita liitetiedostoja.
Liitetiedostoja voidaan lisätä (yksi tai useampi liite samalla kertaa)
- uuden asiakirjan lisäämisen yhteydessä kyseiselle asiakirjalle.
- aiemmin tallennetulle asiakirjalle Lisäys tehdään aina asiakirjan muokkaustilassa (valitse asiakirja ja klikkaa Muokkaa-painiketta).
- HUOM! Liitteet on hyvä lisätä korkeintaan 10 kpl erissä, liitteiden tallennuksen varmistamiseksi. Jos liitteitä on enemmän kuin 10, on ne hyvä lisätä asiakirjalle useammassa erässä.
Klikkaamalla Liitetiedostojen käsittely, voidaan asiakirjalle lisätä liitetiedostoja Valitse-painiketta klikkaamalla.
Mikäli valitset vahingossa väärän tiedoston, voit Peruuta-painikkeesta korvata sen toisella.
Liitetiedosto(t) tallennetaan yläreunan Tallenna -painikkeella asiakirjan tallentamisen yhteydessä.
Liitetiedoston poistaminen
Lue asiakirjan liitetiedostojen poistosta täällä.
Asiakirjan lisätiedot, postitus ja muistutukset
Asiakirjan luku- ja kirjoitusoikeuksia voidaan ylläpitää Asiakirjan lisätiedot –välilehdellä. Lue asiakirjan luku- ja muokkausoikeuksista lisää täällä.
Lisättävän asiakirjan voi samalla lähettää sähköpostin liitetiedostona haluamaansa sähköpostiosoitteeseen. Nämä määrittelyt tehdään Asiakirjan postitus -osiossa. Lue lisää asiakirjan postituksesta täällä.
Asiakirjalle voi laittaa myös muistutuksen, jolloin ohjelma lähettää haluttuna ajankohtana valituille käyttäjille muistutuksen, esim. umpeutuvasta sopimuksesta. Uusi asiakirja tulee tallentaa ennen mahdollisten muistutusten lisäystä (Muistutukset -välilehti). Lue lisää muistutuksista täällä.