Laskulomakkeella liikkuminen näppäimillä
Lasku-välilehti
Laskurivin luonti
Laskurivin poisto
Liitetiedoston lisäys
Liitetiedoston katsominen laskulla
Liitetiedoston poistaminen
Laskun tallennus
Hyvityslasku
Hyvityslaskun luonti
Laskun luominen kopioimalla
Käteislasku
Klikkaa Tee uusi lasku –painiketta sivun vasemmassa laidassa. HUOM! Jos käytössäsi on uusi laskulomake, katso ohjeet täältä. Voit myös tarvittaessa vaihtaa käyttöösi vanhan laskulomakkeen klikkaamalla uuden laskulomakkeen oikeassa ylälaidassa olevaa linkkiä Palaa vanhaan ulkoasuun.
- Täydennä avautuvan ikkunan tiedot
- Tallenna tiedot lopuksi Kesken- tai Valmis –painikkeella.
Laskulomakkeella liikkuminen näppäimillä
Kun klikkaat tabulaattoria (Tab) eli Sarkain-näppäintä, pääset liikkumaan laskulla aina seuraavaan täydennettävään kenttään. Asiakkaan nimen (Asiakas) valinnan jälkeen, vie tabulaattorin klikkaus Viesti reskontraan –kenttään, jonka jälkeen edetään kuvan numeroinnin mukaisessa järjestyksessä (Tuote, Koodi, Määrä, Selite, Myyntitili, Kustannuspaikka ja Luo rivi).
Huom! Mikäli Tuote-tietoihin on valittu, että Hinta on ohjehinta eli yksikköhintaa voidaan muokata, siirtyy tabulaattori Määrä-kentästä tällöin Yksikköhinta-kenttään ja vasta sen jälkeen Selite-kenttään.
Tuoterivillä CTRL+ Enterin painallus vastaa Luo rivi –toimintoa.
Laskun luomisessa täydennettävät kentät vaihtelevat riippuen siitä käytetäänkö laskutus–Myyntilaskuja vai myyntireskontra–Myyntilaskuja. Huom! Maksukehotukset ja Suoritukset –välilehti on käytettävissä ainoastaan myyntireskontra–Myyntilaskuissa
Lasku–välilehti
Asiakas - Valitse laskulle asiakas alasvetovalikosta, joko nimen, tunnuksen tai nimilyhenteen perusteella. Valinnan jälkeen Laskutusosoite- ja Toimitusosoitetiedot sekä oletusmaksuehto päivittyvät asiakasrekisteristä automaattisesti. Huom! myyntireskontra-Myyntilaskuissa myös oletusmaksukehotus päivittyy automaattisesti.
Verkkolaskuosoite - näkyy luotavalla laskulla asiakasvalinnan jälkeen sekä jo lähetetyissä laskuissa.
Myyjä - Valitse laskulle myyjä alasvetovalikosta. Myyjä näkyy verkkolaskulla Toimittajan yhteyshenkilö -kentässä. Valikossa näkyvät myyjät on perustettu Asetukset – Yleiset – Laskutiedot –välilehdellä.
Tilausnumero –kenttään voidaan antaa haluttu tilausnumero. Tilausnumero näkyy verkkolaskulla Tilausnumero –kentässä.
Yhteyshenkilö –kenttään voidaan kirjoittaa haluttu yhteyshenkilö. Tieto täydentyy automaattisesti asiakasrekisteristä asiakastietoihin annetusta Yhteyshenkilö-kentästä. Yhteyshenkilö näkyy verkkolaskulla Tilaajan yhteyshenkilö-kentässä.
Laskun tyyppi - Valitse alasvetovalikosta onko kyseessä veloituslasku vai hyvityslasku.
Viitteenne - Laskulle voi lisätä ostajan viitteen. Kenttään syötetty tieto siirtyy laskun kooditiedostossa kenttään [BuyerReferenceIdentifier]-kenttään. Tieto tulostuu myös laskun kuvalle.
Laskun tila - Kyseinen kenttä ilmoittaa laskun tilan; Kesken, Valmis, Lähetetään, Lähetetty, Arkistoitu.
Laskun kieli - Laskulta voi tarkistaa millä kielellä (suomi, ruotsi, englanti, italia, ranska, saksa) lasku lähetetään asiakkaalle. Tarvittaessa laskun lähetyskielen voi vaihtaa Laskun kieli –kentän lopussa olevasta alasvetovalikosta. Lasku lähetetään aina laskulla valitulla kieli –valinnalla, eikä asiakastietohin valitulla kielellä. Huom! tuotteiden nimiä ei käännetä laskulle automaattisesti.
Viitenumero-kenttään muodostuu laskun viitenumero automaattisesti siinä vaiheessa kun lasku tallennetaan Valmis-tilaan.
Laskun numero-kenttään muodostuu laskun numero ja laskunumerolaskurin nimi automaattisesti siinä vaiheessa kun lasku tallennetaan Valmis-tilaan.
Pankkitilit - Ainakin yksi pankkitili on oltava valittuna laskulla. Oletuksena laskulle tulee valittuna asiakasreskisterissä merkityt pankkitilit. HUOM! Laskulle mahtuu vain 4 valittua pankkitiliä.
Toimittajan viite –kenttään voidaan kirjoittaa vapaata tekstiä. Toimittajan viite näkyy verkkolaskulla Toimittajan viite-kentässä.
Valuutta - Laskutus–Myyntilaskuissa voit valita alasvetovalikosta laskulla käytettävän valuutan. Myyntireskontra–Myyntilaskuissa käytettävissä ainoastaan Eur. Huom! Valuutat tulee perustaa Asetukset Yleiset – Laskutiedot – välilehdelle ennen valintaa. Huomioithan, että Myyntilaskut ei käsittele valuuttakursseja ja esimerkiksi reskontraan siirroissa summa siirtyy aina annetussa valuutassa, mikäli käytettävä liittymä sen mahdollistaa.
Maksuehto - Valitse laskulla käytettävä maksuehto. Maksuehto –kenttä päivittyy automaattisesti asiakasrekisteristä tai yleisistä asetuksista, kun asiakas on valittu laskulle. Maksuehdot tulee perustaa ensin Asetukset – Yleiset – Maksuehdot –näkymään.
Maksukehotus (näkyy vain myyntireskontra–Myyntilaskujen käyttäjillä) - Valitse laskulla käytettävä maksukehotuskoodi. Maksukehotus –kenttä päivittyy automaattisesti asiakasrekisteristä tai yleisistä asetuksista, kun asiakas on valittu laskulle. Maksukehotuskoodi tulee perustaa ensin Asetukset – Yleiset – Maksukehotukset –näkymään.
Viesti reskontraan –kenttään voidaan antaa vapaamuotoista tietoa reskontranhoitajalle. Kyseisen kentän tieto ei näy laskun saajalle.
Laskun selite/lisäselite –kenttään voidaan kirjoittaa laskukohtainen selite. Annettu tieto tulee laskulle otsaketiedoksi. Kummankin kentän maksimimerkkimäärä on 512 merkkiä. Lisäselite-kenttä siirtää 80 merkin jälkeen tekstin seuraavalle riville.
Tositepäivä/Laskun päivä/Eräpäivä - Laskun päivämäärät muodostuvat laskulle automaattisesti koneen päivämäärän ja laskulle valitun maksuehdon mukaisesti. Päivämäärien esittäminen Myyntilaskujen laskulomakkeilla on suomalaisessa formaatissa eli muotoa päiväys, kuukausi ja vuosi (ppkkvvvv).
Veroton summa - Tieto päivittyy laskulle automaattisesti samalla kun luot laskun rivejä. Tieto ei ole muokattavissa.
Verollinen summa - Tieto päivittyy laskulle automaattisesti samalla kun luot laskun rivejä. Tieto ei ole muokattavissa.
Toimituspäivä –kenttään voidaan antaa koko laskua koskeva toimituspäivä, joka näkyy asiakkaalle menevässä laskussa laskuriveillä.
Maksettu (näkyy vain myyntireskontra–Myyntilaskujen käyttäjillä) - Kyseissä kentässä näkyy kuinka paljon kyseisestä laskusta on jo suoritettu.
Maksamatta (näkyy vain myyntireskontra–Myyntilaskujen käyttäjillä) - Kyseissä kentässä näkyy kuinka paljon kyseisestä laskusta on vielä suorittamatta.
Laskurivin luonti
Tuote / Koodi - Valitse riville tuotetieto joko tuotteen nimen tai tuotteen koodin perusteella.
Valinnan jälkeen tuotteen takana olevat hintatiedot tulevat automaattisesti riville.
Määrä –kentän tieto on muokattavissa. Oletuksena kyseiseen kenttään tulee 1.
Yksikkö - Tuotteelle valittu yksikkö (esim. kpl, vko, h) tulee oletuksena laskun riville. Kyseinen tieto on muokattavissa.
Yksikköhinta - Tuotteelle valittu yksikköhinta tulee oletuksena laskun riville. Mikäli yksikköhinta on merkitty ohjehinnaksi tuoterekisterissä, on tieto muokattavissa.
Brutto vai Netto (B/N) - Tuoterekisterissä Hinta –kenttään annettu hinta tulee oletuksena laskun riville. Laskun riviä luotaessa voidaan valita onko kyseessä brutto (sis. alv) vai nettohinta (ei sis. alv). Riville ehdotettu valinta tulee oletuksena tuoterekisteristä.
Alv-koodi tai ALV% - Kun tuotteella on käytössä Alv-koodi, valitaan laskun riville Alv-koodi.
Kun tuotteella on käytössä ALV%, valitaan laskun riville ALV%. Alv tulee oletuksena tuoterekisteristä.
Ale % - Tuotteen alennusprosentti kirjoitetaan Ale % kenttään.
Selite –kenttään kirjoitettu tieto tulee laskulle näkyviin tuotenimen alle. Mikäli rivin selitteeseen ei ole kirjoitettu mitään, tulee Myyntilaskuissa tuotteen nimen alle teksti ”(ei selitettä)”.
Myyntitili - Tuotteelle valittu myyntitili tulee oletuksena laskun riville. Kyseinen tieto on vaihdettavissa alasvetovalikosta, mikäli käyttäjällä on oikeudet vaihtaa tilejä. Tilit tulee perustaa ensin Asetukset – Yleiset –Tilit -näkymään.
Laskentakohteet, esim. Projekti, Kustannuspaikka, Alue - Mikäli asetuksiin
(Asetukset –Laskentakohteet ja Asetukset – Yleiset – Laskutiedot), on määritelty projekti tai kustannuspaikka –tyyppinen laskentakohde, on tieto valittavissa laskun riville.
Laskentakohteen, esim. Kustannuspaikan valinta:
- Valitse haluttu kustannuspaikka alasvetovalikosta TAI
- Kirjoita kustannuspaikan numero tai nimi -> sovellus ehdottaa siihen sopivan kustannuspaikan -> klikkaamalla tarjottua kustannuspaikkaa, haluttu laskentakohde siirtyy laskun riville.
Luo - Laskun rivi luodaan Luo –painikkeella. Luotu rivi ilmestyy luontikohdan alle.
Rivi –kenttä kertoo kuinka monta riviä laskulle on luotu. Rivi-tietoa muokkaamalla voi vaikuttaa laskurivien järjestykseen laskun kuvalla.
Laskurivin poisto
Laskurivin poisto tapahtuu valitsemalla laskurivi klikkaamalla sen edessä olevassa ruudussa niin, että ruutu muuttuu siniseksi ja valitsemalla sen jälkeen Poista rivi.
Liitetiedoston lisäys
Myyntilaskujen myyntilaskuihin voi lisätä liitetiedostoja lähetettäväksi laskun mukana vastaanottajalle.
- Laskulle lisättävät liitteet voivat olla vain .pdf-muotoisia
- Yhdelle laskulle mahtuu liitteitä, joiden koko on yhteensä enintään 2 M.
- Mikäli vastaanottajan operaattorina on pankki, eivät liitetiedostot välity vastaanottajalle, sillä pankit eivät välitä liitetiedostoja vastaanottajille.
- Avaa lasku, jolle haluat lisätä liitiedoston/-tiedostoja
- Siirry laskun Liitetiedostot –välilehdelle.
- Klikkaa Lisää liite –painiketta.
- Valitse laskulle haluamasi liitetiedosto kohdehakemistosta Selaa –painikkeella
- Klikkaa lopuksi Lisää liite –painiketta.
- Lisätyn liitteen koko ja nimi näkyvät Liitetiedostot –välilehdellä
Liitetiedoston katsominen laskulla
- Avaa lasku, jonka liitetiedostoa haluat tarkastella
- Siirry laskun Liitetiedostot –välilehdelle
- Klikkaa liitteen sinistä nimeä -> liitetiedosto aukeaa.
Liitetiedoston poistaminen
- Avaa lasku, jonka liitetiedoston haluat poistaa
- Siirry laskun Liitetiedostot –välilehdelle
- Valitse poistettava liite klikkaamalla liitteen nimeä -> Liite aukeaa ikkunan alaosan esikatseluun
- Poista valitsemasi liite Poista valitut liitteet –painikkeella -> liitetiedosto poistetaan laskulta
- Tallenna lopuksi laskulle tehdyt muutokset Kesken – tai Valmis –painikkeella.
Laskun tallennus
- Tallenna uusi lasku joko Kesken- tai Valmis –painikkeella.
- Kesken –valinta siirtää uuden laskun Kesken –tilaan
- Valmis –valinta siirtää sen Valmiit –näkymään. Valmis lasku saa laskunumeron ja viitenumeron.
Hyvityslasku
Hyvityslaskun voi tehdä lähetetystä ja arkistoidusta laskusta Laskut – Kaikki tai Laskut – Arkistoidut –näkymässä.
- Alkuperäisen laskun rivit kopioidaan hyvityslaskulle negatiivisina
- Laskun tyyppi on hyvityslasku
- Liitetiedostot eivät kopioidu hyvityslaskulle
- Valmiin hyvityslaskun voit lähettää normaalin verkkolaskun tapaan Tee verkkolaskut – Valituista laskuista –valinnalla, Valmiit -näkymästä.
Hyvityslaskun luonti
Lue tarkemmin hyvityslaskun luomisesta täällä.
Laskun luominen kopioimalla
Myyntilaskun voi kopioida uudeksi laskuksi kaikissa laskut-näkymissä, kahdella eri tavalla.
Kopioitavaan laskuun kopioituu alkuperäisen laskun tiedot: Tilausnumero, Toimittajan viite, Toimituspäivä, Viesti reskontraan ja laskun lisäselite sekä laskun tiliöintirivillä olevat myyntitilit ja laskentakohteet.
Huom! ohjelma ei tarkista uudella laskulla asetuksiin tulleita mahdollisia muutoksia, kuten esim. muutokset asiakasrekisterin tiedoissa.
Huom! mikäli alkuperäisellä laskulla on käytetty laskentakohteita, laskentakohdetieto siirtyy kirjanpitoon, vaikka kentän tyhjentää kopioidulla laskulla. Virheellinen laskentakohde tulee siis poistaa kirjanpidon vienniltä.
Laskun kopiointi Valmiit ja Kesken–näkymissä
- Tuplaklikkaa kopioitavan laskun riviä -> kopiotava lasku aukeaa -> Klikkaa Kopioi lasku –painiketta
- Valmis-näkymässä voit myös valita kopioitavan laskun klikkaamalla kerran laskun riviä -> kopioitava rivi muuttuu siniseksi -> Klikkaa Kopioi–painiketta
- Tee kopioituun laskuun tarvittavat muutokset
- Tallenna kopioitu lasku joko Kesken- tai Valmis –painikkeella.
Kesken –valinta lisää kopioidun laskun Kesken –näkymään ja Valmis –valinta lisää kopioidun laskun Valmiit –näkymään.
Käteislasku
Lue lisää käteislaskusta täällä.