Asiakasrekisterimalli
Myyntilaskujen asiakastietojen tuonnin määritykset
Asiakastietojen tuonti Myyntilaskuihin
Asiakasrekisterin tuonnin asetukset
Asiakasrekisterin vienti Exceliin
Esimerkkitiedosto
Asiakasrekisterimalli
Alla olevasta ohjeesta voit tarkistaa asiakastietojen tuonnissa olevat määritykset. Voit tarkistaa mitkä kentät tuonnissa ovat pakollisia ja millaisin otsikoin (sarakkeet) ne pitää tuoda CSV-tiedostossa. Ohjeen lopussa on esimerkkitiedosto CSV-muotoisesta asiakasrekisteristä. Pääset esimerkkitiedostoon suoraan tästä
Myyntilaskujen asiakastietojen tuonnin määritykset
Asiakastiedot voidaan perustaa Myyntilaskuissa joko luomalla jokainen asiakas yksitellen tai
tuomalla tiedot Excelistä suoraan järjestelmään. Tuotava tiedosto tulee tallentaa muotoon:
CSV luetteloerotin/ CSV comma delimited.
CSV muotoon tallennettu excel-tiedosto
- Tuotavassa excel-tiedostossa tulee antaa tietyt sarakkeet (otsikot) asiakastiedoille
- Sarakkeiden järjestys voi olla halutunlainen
- Asiakkaiden tiedot erotellaan CSV-tiedostossa automaattisesti puolipisteellä (;), kun
valitaan csv-tallennus ja Windowsissa on erottimeksi valittuna puolipiste - Pankkitilit erotellaan poikkeuksellisesti pilkulla.
Tuetut sarakkeet Ecxel-tiedostossa
| Koodi | Pakollinen. Asiakastunnus. Rekisterissä voi yhdellä koodilla olla vain yksi asiakas. |
| Nimi | Pakollinen. Asiakkaan nimi |
| Nimi2 | Asiakkaan nimi 2 |
| Osoite | Pakollinen. Asiakkaan katuosoite |
| Postinumero | Pakollinen. Asiakkaan postinumero |
| Kaupunki | Pakollinen. Asiakkaan postitoimipaikka |
| Maa | Pakollinen. Asiakkaan osoitteen maakoodi. Suomi=FI |
| Kansallisuus | Asiakkaan kansalaisuus. Suomi=FI, oletusarvo maa tietuesta |
| NimiLyhenne | Asiakkaan nimen lyhenne |
| Y-tunnus | Asiakkaan y-tunnus |
| Alv-tunnus | Asiakkaan alv-tunnus |
| Toimitusnimi | Toimitusosoitteen yritysnimi |
| Toimitusosoite | Toimitusosoitteen kadunnimi ja numero |
| Toimituspostinumero | Toimitusosoitteen postinumero |
| Toimituskaupunki | Toimitusosoitteen kaupunki |
| Toimitusmaa | Toimitusosoitteen maakoodi. Suomi=FI |
| Laskutusnimi | Laskutusosoitteen yritysnimi |
| Laskutusnimi2 | Laskutusosoitteen yritysnimi 2 |
| Laskutusosoite | Laskutusosoitteen kadun nimi ja numero |
| Laskutuspostinumero | Laskutusosoitteen postinumero |
| Laskutuskaupunki | Laskutusosoitteen kaupunki |
| Laskutusmaa | Laskutusosoitteen maakoodi. Suomi=FI |
| Laskutuspuhelin | Laskutusosoitteen puhelin |
| Telefax | Telefax |
| Laskutuskieli | Laskutuskieli. Suomi=FI, Ruotsi=SV, Englanti=EN, Italia=IT, Ranska=FR, Saksa=DE. |
| Ryhmä | Asiakasryhmä |
| OVT | OVT-tunnus |
| VerkkolaskuVastOsoite | Verkkolaskuosoite verkkolaskujen vastaanottoa varten |
| VerkkolaskuVastVälittäjä | Verkkolaskuoperaattorin/välittäjän tunnus. Näkyy Myyntilaskuissa Muu operaattori -kenttässä. |
| Valuutta | Oletuslaskutusvaluutta |
| Pankkitilit | Oletuspankkitilit pilkulla eroteltuina. Voit käyttää myös konekielisiä tai IBAN-muotoisia pankkitilejä. |
| Yhteyshenkilö | Yhteyshenkilön nimi |
| Sähköposti | Yhteyshenkilön sähköposti |
| Yhteyshenkilönpuhelin | Yhteyshenkilön puhelin |
| Oletusmaksuehto | Oletusmaksuehdon koodi |
| Myyntitili | Asiakkaan oletusmyyntitili |
| Alv-koodi | Asiakkaan oletus alv-koodi |
| Myyntisaamistili | Myyntisaamistili. Mikäli tyhjä, käytetään yleisten oletusarvojen myyntisaamistiliä |
| Oletuslisäselite | Oletuslisäselite |
| Asiakaskohtainenviesti | Asiakaskohtainen viesti laskun laatijalle |
Pankkitilit voi antaa seuraavissa muodoissa:
- 123456-74
- 123456-00000074
- 12345600000074
- FI1212345600000074 (IBAN-tilinumero)
Asiakastietojen tuonti Myyntilaskuihin
- Siirry Myyntilaskujen Asiakkaat – Tunnuksen tai Nimen mukaan -näkymään
- Klikkaa avautuvan näkymän yläosassa olevaa Rekisterin ylläpito –painiketta
- Anna asiakasrekisterin tuontiin liittyvät tiedot
- Klikkaa Lähetä tiedosto –painiketta -> valittu csv-tiedosto noudetaan Myyntilaskujen rekisteriin.
Noudon jälkeen saat listauksen sekä luoduista asiakkaista että päivitetyistä tiedoista.
HUOM! Asiakastietojen päivittämistä csv-tiedostolla ei suositella, sillä Excelin ominaisuuksista johtuen tiedoista voi kadota tarpeellisia osia (esim. postinumeroiden ja verkkolaskuosoitteiden etunollia). Mahdolliset muokkaukset tiedostoon tulee tehdä tekstieditorin kautta, ei Excelissä.
Asiakasrekisterin tuonnin asetukset
Valitse csv-tiedosto - kentässä valitaan sisääntuotava csv-tiedosto tallennushakemistosta Selaa -painiketta klikkaamalla.
Merkistö - Sisääntuonnin yhteydessä tulee valita myös käytettävä merkistö. Valitse sama merkistö, jolla tiedostosi on muodostettu – oletuksena ISO-8859-1
Jos tunnuksella on ennestään asiakas - määrityksellä valitaan päivitetäänkö jo Myyntilaskuissa olevat asiakastiedot vai ohitetaanko olemassa olevat.
- Päivitä- valinta päivittää jo rekisterissä olevat asiakastiedot ja luo lisäksi uudet asiakastiedot.
- Ohita- valinta ei päivitä olemassa olevia asiakastietoja, vaan luo ainoastaan uudet asiakastiedot.
Asiakasrekisterin vienti Myyntilaskuista Exceliin
Asiakastiedot voi ladata omalle työasemalle csv-muodossa.
- Siirry Asiakkaat –näkymään
- Klikkaa Rekisterin ylläpito -painiketta
- Valitse avautuvan ikkunan alalaidasta Lataa tiedosto ja tallenna se haluamaasi kohdekansioon
- HUOM! Asiakastietojen päivittämistä csv-tiedostolla ei suositella, sillä Excelin ominaisuuksista johtuen tiedoista voi kadota tarpeellisia osia (esim. postinumeroiden ja verkkolaskuosoitteiden etunollia). Jos tietoja halutaan päivittää massana csv-tiedoston kautta, mahdolliset muokkaukset tiedostoon tulee tehdä tekstieditorissa, ei Excelissä.