Asiakastietojen luonti yksitellen

Perustiedot
Asiakkaan osoite
Laskutusosoite
Toimitusosoite
Laskutustiedot
Lisätiedot
Tiliöinnit

Voit perustaa tai tuoda Myyntilaskujen asiakasrekisteriin maksimissaan 10 000 eri asiakasta. Massalaskutusta käytettäessä maksimimäärä on 5000 asiakasta.

• Avaa Myyntilaskut Asiakkaat –Tunnuksen tai Nimen mukaan
• Klikkaa Tee uusi asiakas –painiketta
• Täydennä asiakkaan tiedot välilehti kerrallaan. Tähdellä (*) merkityt tiedot ovat pakollisia.

• Tallenna annetut tiedot vasta lopuksi, viimeisellä Lisätiedot -välilehdellä, Tallenna uutena –painikkeella.

Perustiedot-välilehti

Tyyppi - Valitse onko kyseessä Yritys vai Henkilöasiakas.

Tunnus - Kirjoita asiakastunnus (sama kuin ulkoisessa myyntireskontrassa). Tunnus saa sisältää vain numeroita, tunnuksessa ei saa olla esim. kirjaimia, välilyöntejä tai mitään välimerkkejä.

Nimi - Anna asiakkaalle nimi. Nimen tulee olla yksilöivä, eikä samoja nimiä saa käyttää eri asiakkailla. Nimi/Nimi2-kentän merkkimäärän pituus Myyntilaskuissa on lähes rajaton, eikä laskun lähetyksessä tai sisääntuonneissa tarkisteta asiakkaan nimen pituutta.
HUOM! Finvoice-standardissa nimi/nimi2-kentän maksimimerkkimäärä on 35.

Nimilyhenne - Nimilyhennettä voi hyödyntää asiakkaan valinnassa tai hakutoiminnoissa. Nimilyhenne näkyy Myyntilaskuissa laskulla, mutta ei kuitenkaan pdf:llä (laskun kuvassa). Nimilyhenteen tulee olla yksilöivä, eikä samoja nimilyhenteitä saa käyttää. Nimilyhenne on pakollinen tieto ja jos kenttää ei täytetä, se muodostuu automaattisesti asiakkaan varsinaisesta nimestä.
HUOM! Nimilyhenne ei ole käytössä Myyntilaskujen uudella laskulomakkeella.

Y-tunnus - kenttään kirjoitetaan asiakkaan Y-tunnus.

Yhteyshenkilön nimi, email-osoite ja puhelinumero -kentissä annetaan yrityksen yhteystiedot. HUOM! Mikäli asiakkaan lasku lähetetään sähköpostina Myyntilaskuista tulee Sähköposti-kentässä olla sähköpostiosoite, johon lasku halutaan lähettää (jos useampi vastaanottaja, osoitteet puolipisteillä eroteltuna).

Ryhmä -  Mikäli asiakasryhmät ovat käytössä, valitse alasvetovalikosta asiakkaalle haluamasi ryhmä, esim. Oy, Ry. Huom! Asiakasryhmät luodaan kohdassa Asetukset – Yleiset asetukset – Rekisterit.

ALV-tunnus - kenttä täydentyy automaattisesti y-tunnuksen antamisen ja tietojen tallentamisen jälkeen, mikäli Laskutustiedot -välilehdellä on Kansallisuudeksi valittu FI tai SE. Mikäli asiakkaan Kansallisuus on jokin muu, voi Alv-tunnus kentän tietoja muokata käsin. Esimerkiksi ulkomaisen asiakkaan VAT-tunnuksen voi kirjoittaa Alv-tunnus kenttään ja tieto tulostuu laskulle Vastaanottajan ALV-tunnus -nimiseen kohtaan.

Asiakkaan osoite –välilehti

Nimi2 - on osoitteissa käytettävä lisänimi, esimerkiksi C/O tai osasto(Laskutus). Kentän maksimimerkkimäärä on 35 merkkiä.

Katuosoite, Postinumero ja Kaupunki - kenttiin täydennetään laskutuksessa käytettävät asiakkaan osoitetiedot. HUOM! Mikäli asiakkaan Maa on Suomi (FI), tulee laskutusosoitteen postinumero olla viisinumeroinen. Ohjelma poistaa automaattisesti kenttään mahdollisesti tallennetut tyhjät merkit, kuten välilyönti postinumeron alussa tai lopussa.

Kotimaisen asiakkaan postinumeron pituus tarkistetaan

• Myyntilaskujen asiakasrekisterissä. Mikäli asiakkaan kansallisuudeksi on merkitty  FI, tarkistaa Myyntilaskut postinumeron pituuden Postinumero–kentässä. Huom! Toimitusosoitteen tiedot eivät ole pakollisia.
• Asiakastietojen sisääntuonnissa. Mikäli postinumeron pituus ei ole viisinumeroinen, tulee siitä ilmoitus Raportit - Siirtoraportit-näkymään. Virheellinen postinumero tulee korjata excel -tiedostossa, jonka jälkeen virheeseen jääneen asiakkaan tiedot voi tuoda uudelleen Myyntilaskuihin.

Maa - kenttään valitaan (alasvetovalikko) maakoodi, joka kertoo maan, missä asiakas sijaitsee. Asiakastietojen sisääntuonnissa maakoodi on oletuksena asiakkaille aina Suomi (FI).
Laskutusosoite -välilehden Maa -tieto on pakollinen tieto.

Mikäli asiakastiedot tuodaan csv-tuontina ja kyseinen tieto puuttuu, täydentää ohjelma automaattisesti kenttään arvon FI. Mikäli cvs-tuonnissa ei tuoda maa-tietoa, mutta tiedosto sisältää ulkomaisia asiakkaita, tulee maa–kentän arvojen oikeellisuus tarkistaa.

Kopioi toimitusosoitetta klikkaamalla voidaan laskutusosoitteeksi kopioida toimitusosoite, mikäli toimitusosoitetiedot on täydennetty. Laskutusosoite muodostuu kentistä Nimi2, Katuosoite, Postinumero, Kaupunki ja Maa. Kirjeitse välitettävä lasku osoitetaan tässä olevaan osoitteeseen.

Puhelin ja Telefax -tiedot voidaan halutessa täydentää.

Kansallisuus - kenttään valitaan (alasvetovalikko) asiakkaan kansallisuus. Kansallisuus valinta vaikuttaa Perustiedot-välilehdellä oleviin Y-tunnus ja ALV-tunnus tietoihin.

• Mikäli kansallisuudeksi valitaan Suomi (FI) tai Ruotsi (SE) tarkistaa sovellus Y-tunnuksen oikeellisuuden ja muodostaa siitä automaattisesti ALV-tunnuksen.
• Mikäli kansalaisuudeksi valitaan jokin muu kuin Suomi tai Ruotsi, ovat Y-tunnus ja ALV-tunnus kentät vapaasti muokattavia tietoja. Ulkomaisen asiakkaan VAT-tunnuksen voi kirjoittaa Perustiedot -välilehdelle; Alv-tunnus -kenttään, mikäli Kansallisuus on jokin muu kuin FI tai SE.

Laskutusosoite-välilehti (HUOM! Käytettävissä vain Myyntilaskujen uudella laskulomakkeella)

Laskutusosoite-välilehden tiedot eivät ole pakollisia. Yleisessä Heeroksen verkkolaskujen lähetyksessä lasku ohjataan Asiakkaan osoite -välilehdellä olevaan osoitteeseen. 

Jos tiedot täytetään, pakollisia tietoja ovat:

• Nimi / Nimi2
• Katuosoite
• Postinumero
• Kaupunki
• Maa

Toimitusosoite-välilehti

Toimitusosoite -välilehden tiedot eivät ole pakollisia. Jos tiedot täytetään, pakollisia tietoja ovat:

• Katuosoite
• Postinumero
• Kaupunki
• Maa

Laskutustiedot-välilehti

Verkkolaskuosoite ja OVT - Täydennettävät tiedot saadaan asiakkaalta. Verkkolaskuosoitteen lisäksi voidaan täydentää myös OVT, joka ei ole pakollinen tieto.

Kun laskut välitetään asiakkaalle verkkolaskuina, tulee Laskutustiedot -välilehdelle täydentää sekä verkkolaskuosoite että operaattorin tunnus.

Jos verkkolaskuosoite tai operaattori puuttuu
Mikäli jompikumpi joko verkkolaskuosoite tai operaattorin tunnus puuttuu, ei laskua lähetetä, vaan puuttuvasta tiedosta muodostuu raportti Raportit - Siirtoraportit - Verkkolaskujen lähettäminen -näkymään.

• Puuttuva tieto tulee täydentää asiakasrekisterissä ja tallentaa muutokset. Kun tieto on korjattu asiakkaan asetuksiin, tulee lähetettävälle laskulle vielä valita asiakastiedot uudelleen, jonka jälkeen korjattu lasku voidaan lähettää sähköisesti vastaanottajalle.
• Mikäli sekä verkkolaskuosoite että operaattorin tunnus kentät jätetään tyhjiksi, välitetään kyseisen asiakkaan laskut aina tulostuspalvelun kautta kirjepostina. Asiakkaat Nimen tai tunnuksen mukaan -näkymässä näkyy tulostinmerkintä niiden asiakkaiden kohdalla, joiden laskut välitetään tulostuspalvelun kautta kirjepostina.

Muut laskun toimitustavat
Laskut voi lähettää Myyntilaskuista myös kirjepostina tai sähköpostina sekä pelkästään arkistoida (ei toimitusta asiakkaalle Myyntilaskujen kautta). Mikäli haluat:

• toimittaa laskun tulostuspalvelun kautta kirjepostina, kirjoita Verkkolaskuosoite-kenttään TULOSTUS
• toimittaa laskun sähköpostina:
  • kirjoita Verkkolaskuosoite-kenttään EMAIL 
  • valitse Operaattorin tunnus -kenttään Opentext Oy
  • tarkista että vastaanottajan sähköpostiosoite löytyy Perustiedot-välilehdellä Sähköposti-kentästä (jos useampi vastaanottaja, osoitteet puolipisteillä eroteltuna)
  • Huom! Sähköpostilaskutusominaisuus voi olla erikseen tilattava. Jos et ole varma onko sähköpostilähetys aktivoitu verkkolaskukanavaanne, ota yhteyttä Heeroksen Sovellustukeen.
• toimittaa laskun aina vain arkistointiin, kirjoita Verkkolaskuosoite-kenttään ARKISTOINTI
  • Yksittäiselle laskulle voi valita vain arkistoinnin laskun tulostuksen tai lähetyksen yhteydessä. Ohjeet vanhalle laskulomakkeelle täällä ja uudelle laskulomakkeelle täällä.

Operaattorin tunnus - Valitse alasvetovalikosta asiakkaan ilmoittama operaattoritieto. Mikäli käytettävää operaattoritietoa ei löydy valikosta, voit kirjoittaa sen käsin Muu operaattori -kenttään. Mikäli asiakasrekisterin tiedot tuodaan CSV-tiedostona Myyntilaskuihin näytetään operaattorin tieto Muu operaattori -kentässä.

HUOMIOITAVIA ASIOITA:

• Muu operaattori –kentän tieto yliajaa Operaattorin tunnus –kentän tiedon.
• Mikäli Verkkolaskuosoite ja Operaattorin tunnus -kentät jätetään tyhjiksi, eivät laskut välity verkkolaskuna asiakkaalle, vaan kääntyvät tulostuspalvelun kautta kirjepostina lähetettäviksi.
• Mikäli Verkkolaskuosoite ja Operaattorin tunnus –kentät on täydennetty, mutta lasku kääntyy siitä huolimatta tulostuspalvelun kautta kirjepostina lähetettäväksi, tarkista ensin verkkolaskuosoitteen oikeellisuus vastaanottajalta. Jos osoite on oikein ja laskut kääntyvät siitä huolimatta tulostuspalvelun kautta kirjepostina lähetettäväksi, ota yhteys Heeros sovellustukeen.

Laskutuskieli - Valitse laskun kieli (suomi, ruotsi, englanti, italia, ranska, saksa, hollanti). Lasku lähtee asiakkaalle valitulla laskutuskielellä. Huom! tuotteiden nimiä ei käännetä laskulle automaattisesti.

Pankkitilit - Pankkitiliksi valitaan ne pankkitilit, jotka halutaan ilmoittaa perustettavalle asiakkaalle laskulla. Pankkitilivalintoja on mahdollista vaihtaa vielä laskulla. Pankkitilit –kohdassa näkyvät ne pankkitilit, jotka on luotu aiemmin Asetukset - Pankkitilit -näkymässä. HUOM! MIkäli pankkitilit kohdassa ei näy yhtään pankkitiliä, luo ne ennen asiakkaan tallennusta!

Lisätiedot-välilehti

Oletusmaksuehto - Asiakkaalle voi määritellä oman käytettävän maksuehdon. Valitse alasvetovalikosta käytettävä oletusmaksuehto. Huom! Käytettävä oletusmaksuehto tulee perustaa ensin Asetukset – Maksuehdot –näkymään.

Maksukehotus (vain myyntireskontra–Myyntilaskuissa käytössä) - Asiakkaalle voidaan määritellä käytettävä maksukehotus (alasvetovalikko). Huom! Käytettävä maksuehto tulee perustaa ensin Asetukset – Maksukehotukset –näkymään.

Toimituskiellossa/Asiakas on veroton - merkinnällä annetaan asiakkaasta tarkentavia tietoja.

• Toimituskiellossa - merkintä on vain Myyntilaskujen sisäistä informaatiota. Näkyy asiakas –näkymässä.
• Asiakas on veroton -  merkintä on Tikonin reskontraan siirrossa käytössä. Kyseinen valinta merkitsee asiakkaan verottomaksi Tikonin asiakasrekisteriin.

Asiakaskohtainen viesti laskun laatijalle - Asiakkaalle voi määritellä asiakaskohtaisen viestin, joka näkyy ainoastaan laskun laatijalle (ei asiakkaalle). Mikäli tämä kenttä on täydennetty, aktivoituu huomautusrivi asiakkaan nimen alle laskulomakkeella. Asetuksissa annettu teksti näkyy Myyntilaskujen laskulla, kun hiiren osoittimen vie Asiakaskohtainen huomautus -kentän päälle.

Oletusvaluutta - Laskutus-Myyntilaskuissa voidaan valita asiakkaalle laskuilla käytettävä oletusvaluutta. Myyntireskontra-Myyntilaskuissa on käytössä vain EUR.

HUOM! Mikäli asiakkaan taakse on määritelty muu oletusvaluutta kuin EUR, tarkastathan että valuutta nousee oikein myyntilaskulomakkeelle.

Oletuslisäselite - Lisäselitteet voidaan antaa Myyntilaskuissa Asiakkaan asetuksiin, Yleisiin asetuksiin sekä suoraan laskulla. Asiakkaan Oletuslisäselite -kenttään voi kirjoittaa vapaamuotoisen selityksen.

Tiliöinnit-välilehti (HUOM! Käytettävissä vain Myyntilaskujen uudella laskulomakkeella)

Laskentakohteet (kuvassa Kustannuspaikka, Projekti) - kenttiin voidaan valita asiakaskohtaisesti käytettävät oletuslaskentakohteet. Laskentakohteet tulee määritellä ensin käyttöön Asetukset - Laskentakohteet ja Asetukset - Yleiset - Laskutiedot -kohdissa.

Myyntitili, Myyntisaamistili, Alv-koodi - kentissä valitaan tarvittaessa yleisistä asetuksista poikkeavat asiakaskohtaiset asetukset myyntitilille, myyntisaamistilille ja alv-koodille. Tiedot tulee olla määritelty Asetukset – Tilit/Alv-koodit -näkymiin ennen kuin ne voidaan valita asiakkaan asetuksiin.

HUOM! Finvoice-tiedosto sisältää merkkimääräisiä rajoituksia selite-kentille!
Lisäselite-kentän maksimi merkkimäärä on 80 merkkiä, joten pidemmät selitteet tulee kirjoittaa aina Myyntilaskujen Selite-kenttään (maksimi merkkimäärä 512).

Oletuslisäselite-kenttää voidaan hyödyntää tapauksissa, joissa laskumerkintä on asiakkaittain poikkeava. Oletuslisäselite näkyy laskulla varsinaisen Selite -kentän jälkeen ja sitä voi tarvittaessa muuttaa tai sen voi poistaa.

Tallenna tiedot lopuksi Tallenna uutena -painikkeella.