Asiakirja-arkisto rakentuu pääkansiosta ja niiden alakansioista. Asiakirjat tallennetaan aina alakansioihin. Kansiotasoja kutsutaan Arkistossa jaotteluiksi.
Asiakirja-arkiston hakemistopuussa näytetään ainoastaan ne jaottelut, jotka sisältävät asiakirjoja. Hakemistopuun asiakirjat saat näkyviin asiakirjarivin edessä olevasta plus-merkistä.
Asiakirja-arkistossa jaottelurivillä näytetään hakasuluissa kyseisen jaottelun alla olevien asiakirjojen lukumäärä. Alajaottelun asiakirja voi sisältää useita liitetiedostoja. Jaottelurivillä näytetään alajaottelun asiakirjojen kokoinaislukumäärä (kpl/kpl). Näkymien selkeyttämiseksi listausta on rajattu siten, että klikattaessa listaus auki, avautuu näkymään kaikista asiakirjoista ensimmäiset sata kappaletta. Klikkaamalla jaotteluriviä uudelleen, näytetään aina seuraavat sata laskua lisää. Jos avatun jaottelun kaikki asiakirjat eivät ole näkyvissä tämän rajauksen takia, näkyy jaottelun nimi ja näytettävä laskumäärä punaisella.
Pääkäyttäjä näkee kaikki asiakirjat ja niiden liitteet asiakirja-arkistossa. Peruskäyttäjä näkee vain ne asiakirjat ja niiden liitteet, joihin hänellä on oikeudet. Oletusarvoisesti jaottelut ovat näkyvissä kaikille. Jos jaotteluiden/asiakirjojen ei haluta olevan kaikkien käyttäjien saatavilla, tulee niiden luku- ja muokkausoikeuksia muuttaa.
Arkiston hakemistopuun rakennetta voi muokata Asetukset - Jaotteluiden ylläpito –valinnalla.
Jaotteluiden ylläpidossa voi perustaa uusia jaotteluita tai muokata olemassa olevia esim. nimeämällä niitä uudelleen tai muuttamalla niiden oikeuksia. Olemassa olevia jaotteluita voi myös poistaa, ellei niihin ole jo tallennettu asiakirjoja.
Lue lisää jaotteluiden ylläpidosta täällä.