Olemassa olevan asiakirjan luku- ja muokkausoikeuksien muuttaminen

Yleistä
Oikeuksien rajoittaminen jaotteluittain ja asiakirjoittain
Esimerkki
Päivitetään vanhat oikeudet
Ei päivitetä vanhoja oikeuksia

Yleistä

Peruskäyttäjien lukuoikeuksia Arkiston tositearkistossa on mahdollista rajoittaa. Oletuksena peruskäyttäjillä on luku- ja muokkausoikeudet kaikkiin Arkiston jaotteluihin sekä asiakirjoihin. Luku- ja muokkausoikeuksia voi kuitenkin tarvittaessa rajoittaa.

Oikeuksien rajoittamisessa kannattaa olla tarkkana, ettei käyttäjälle vahingossa jää oikeuksia sellaisiin jaotteluihin, joihin hänen ei haluta pääsevän.

Oikeuksien rajoittaminen jaotteluittain ja asiakirjoittain

Oikeuksia voi rajoittaa pääjaotteluittain, alajaotteluittain sekä asiakirjoittain. Suosittelemme kuitenkin pitämään oikeusmuokkaukset mahdollisimman yksinkertaisina ja tekemään halutut rajoitukset aina pääjaottelutasolla, jolloin niiden hallitseminen ja muokkaaminen on yksinkertaisinta. Jos kuitenkin haluat tehdä tarkempia rajauksia peruskäyttäjien luku- ja muokkausoikeuksiin, huomioi seuraava:

Olemassa olevan asiakirjan lukuoikeudet voi päivittää vain kahdella tavalla:

1. Suoraan asiakirjan lukuoikeuksia muokkaamalla. Huomioithan, ettet pysty antamaan asiakirjalle jälkikäteen suurempia lukuoikeuksia kuin mitä sille alajaottelulle on annettu, jossa asiakirja sijaitsee.
2. Muokkaamalla alajaottelun tai pääjaottelun oikeuksia. Huomioitavia asioita on kaksi:
   1. jaottelun oikeuksia muokatessa tulee valinta ”Päivitä vanhat oikeudet” olla valittuna
   2. alajaottelun oikeuksien muokkaus koskee kaikkia alajaottelussa olevia asiakirjoja ja pääjaottelun oikeuksien muokkaus koskee kaikkia pääjaottelussa olevia alajaotteluita ja niiden alla olevia asiakirjoja

TÄRKEÄÄ! Jos poistat rastin kohdasta ”Päivitä vanhat tiedot”, jäävät jo olemassa oleville jaotteluille sekä asiakirjoille vanhat, jo olemassa olevat oikeudet voimaan, uudet oikeudet eivät päivity niille! Oikeuksien muutos koskee vain oikeuksien muuttamisen jälkeen mahdollisesti luotuja uusia jaotteluita ja asiakirjoja.

Esimerkki

Peruskäyttäjä Olivia Tarkastajalla on lukuoikeudet 02 Hallinto – 01 Yhtiökokoukset -kansioon, jossa on jo viisi asiakirjaa:

Päivitetään vanhat oikeudet

Muokataan 02 Hallinto -jaottelun oikeuksia niin, että vain käyttäjällä Olivia Leppäsuo on oikeudet jaotteluun JA Päivitetään vanhat oikeudet:

Olivia Tarkastaja ei tämän jälkeen enää näe 01 Yhtiökokoukset -jaottelua ollenkaan. Kuvassa ei ole näkyvissä edes 02 Hallinto -jaottelua, koska sen alla ei ole yhtään sellaista asiakirjaa, jotka olisivat näkyvissä Olivia Tarkastajalle.

Ei päivitetä vanhoja oikeuksia

Jos 01 Yhtiökokoukset -jaottelun oikeuksien muokkaus tehdään niin, että ”Päivitä vanhat oikeudet” -kohdassa EI ole rastia:

…näkee Olivia Tarkastaja jaottelussa jo olleet asiakirjat edelleen:

Jaotteluun lisättäviä uusia asiakirjoja Olivia ei tule näkemään, mutta vanhat asiakirjat hän näkee niin kauan, kunnes niiden oikeuksia muutetaan.