Pääjaottelun muokkaaminen
Uusi pääjaottelu
Pääjaottelun oikeudet
Pääjaottelun kopioiminen
Alajaottelun muokkaaminen
Uusi alajaottelu
Alajaottelun oikeudet
Arkiston asiakirja-arkiston jaotteluita (ylä- ja alajaottelut) päästään ylläpitämään Asetukset – Ylläpidä jaotteluita -näkymässä.
Jaotteluiden ylläpidossa voi perustaa uusia jaotteluita tai muokata olemassa olevia esim. nimeämällä niitä uudelleen tai muuttamalla niiden oikeuksia. Olemassa olevia jaotteluita voi myös poistaa, ellei niihin ole jo tallennettu asiakirjoja.
Pääjaottelu
Pääjaottelu on alakansioiden pääkansio, eikä sen alle tallenneta asiakirjoja. Pääjaottelun alla voi olla useita alajaotteluita. Alajaottelu on pääjaottelun alakansio, jonka alle asiakirjat tallennetaan.
Pääjaottelun muokkaaminen
Pääjaottelun tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla pääjaottelun nimeä vasemman reunan puurakenteessa. Tällöin kyseisen pääjaottelun tiedot tulevat näkyviin oikean reunan kenttiin.
Pääjaottelun tietoja on käyty tarkemmin läpi uuden pääjaottelun perustamisen yhteydessä.
Pääjaottelu voidaan poistaa klikkaamalla yläreunan Poista jaottelu -painiketta.
Uusi pääjaottelu
Uuden pääjaottelun voi lisätä Jaotteluiden ylläpidossa Uusi pääjaottelu –painikkeella.
Annetaan pääjaottelulle nimi (Pääjaottelu). Nimen edessä voi käyttää myös numerointia, jolla voidaan vaikuttaa siihen, missä järjestyksessä jaottelut näkyvät hakemistopuussa.
Ilmoitukset -osioon voi listata sähköpostiosoitteita (pilkulla eroteltuina), joihin halutaan lähtevän viesti automaattisesti, kun kyseisen pääjaottelun alla oleviin alajaotteluihin lisätään uusia asiakirjoja. Sähköpostiviestit lähtevät koontiviestinä n. kuuden tunnin välein, ts. jokaisesta asiakirjalisäyksestä ei lähde erillistä viestiä.
Mikäli sähköpostiviestejä halutaan lähettää, tulee sähköpostiosoitteen lisäksi määritellä ilmoitetaanko uusista asiakirjoista vai uusista ja muuttuneista. Oletuksen viestejä ei kyseisestä kansiosta lähetetä (ei ilmoituksia).
HUOM! Ilmoitus lähetetään vain niistä asiakirjoista, jotka lisätään suoraan Arkistoon. Esim. Kirjanpidosta Arkistoon tallennetuista asiakirjoista ei lähetetä ilmoitusta.
Pääjaottelun lisätiedot -välilehdellä ylläpidetään kyseisen pääjaottelun oikeuksia.
Pääjaottelun oikeudet
Pääjaottelun lisätiedot –välilehdellä voidaan muokata kyseisen pääjaottelun luku- ja muokkausoikeuksia. Huomattavaa on, että oletuksena kaikilla käyttäjillä, sekä Arkiston pää- että peruskäyttäjillä on oikeus kaikkiin asiakirjoihin. Mikäli oikeuksia haluaa rajata, tulee se tehdä erikseen.
Oikeuksia annetaan niille käyttäjille, joiden halutaan nähdä kyseessä oleva pääjaottelu. Huomattavaa kuitenkin on, että Arkiston pääkäyttäjältä ei voida rajata mitään pois. Vaikka pääkäyttäjälle ei tässä annettaisi erikseen oikeuksia, näkee hän silti aina kaikki asiakirjat Arkistossa. Vain Arkiston peruskäyttäjältä voi rajata asiakirjoja pois näkyvistä Arkistossa.
Päivitä vanhat oikeudet –asetus päivittää pääjaottelulle mahdollisesti muutetut oikeudet myös alemmille tasoille, toisin sanoen kyseisen pääjaottelun alajaotteluille ja niiden alla oleville asiakirjoille. Mikäli jollain alemmalla tasolla on ollut tiukemmat rajaukset, tulee tämä asetus ottaa pois päältä.
Pääjaottelun kopioiminen
Pääjaottelun voi kopioida Kopioi pääjaottelu –painikkeella, jolloin kaikki valitun pääjaottelun alajaottelut kopioituvat myös uudelle pääjaottelulle. Esim. kuukausiraportointia varten voi joka vuodella olla oma pääjaottelu jota kopioidaan.
Alajaottelu
Alajaottelu on pääjaottelun alakansio, jonka alle asiakirjat tallennetaan.
Alajaottelun muokkaaminen
Alajaottelun tietoja pääsee muokkaamaan klikkaamalla alajaottelun nimeä vasemman reunan puurakenteessa. Tällöin kyseisen alajaottelun tiedot tulevat näkyviin oikean reunan kenttiin.
Alajaottelun tietoja on käyty tarkemmin läpi uuden alajaottelun perustamisen yhteydessä.
Alajaottelu voidaan poistaa klikkaamalla yläreunan Poista jaottelu -painiketta.
Uusi alajaottelu
Uuden alajaottelun voi lisätä Jaotteluiden ylläpidossa Uusi alajaottelu –painikkeella.
Valitaan pääjaottelu, jonka alle kyseinen uusi alajaottelu halutaan lisätä.
Annetaan alajaottelulle nimi (Alajaottelu). Nimen edessä voi käyttää myös numerointia, jolla voidaan vaikuttaa siihen, missä järjestyksessä jaottelut näkyvät hakemistopuussa.
Ilmoitukset -osioon voi listata sähköpostiosoitteita (pilkulla eroteltuina), joihin halutaan lähtevän viesti automaattisesti, kun kyseiseen alajaotteluun lisätään uusia asiakirjoja. Sähköpostiviestit lähtevät koontiviestinä n. kuuden tunnin välein, ts. jokaisesta asiakirjalisäyksestä ei lähde erillistä viestiä.
Mikäli sähköpostiviestejä halutaan lähettää, tulee sähköpostiosoitteen lisäksi määritellä ilmoitetaanko uusista asiakirjoista vai uusista ja muuttuneista. Oletuksena viestejä ei kyseisestä kansiosta lähetetä (ei ilmoituksia).
HUOM! Ilmoitus lähetetään vain niistä asiakirjoista, jotka lisätään suoraan Arkistoon. Esim. Kirjanpidosta Arkistoon tallennetuista asiakirjoista ei lähetetä ilmoitusta.
Alajaottelun lisätiedot -välilehdellä ylläpidetään kyseisen alajaottelun oikeuksia.
Alajaottelun oikeudet
Alajaottelun lisätiedot –välilehdellä voidaan muokata kyseisen alajaottelun luku- ja muokkausoikeuksia. Huomattavaa on, että oletuksena kaikilla käyttäjillä, sekä Arkiston pää- että peruskäyttäjillä on oikeus kaikkiin asiakirjoihin.
HUOM! Jos alajaottelulle halutaan samat rajoitetut oikeudet kuin pääjaottelullakin on, tulee Alajaottelun lisätiedot -välilehdellä olevat henkilöt rastittaa! Mikäli henkilöitä ei rastiteta, tulee alajaotteluun lukuoikeus kaikille käyttäjille.
Oikeuksia annetaan niille käyttäjille, joiden halutaan nähdä kyseessä oleva alajaottelu. Huomattavaa kuitenkin on, että Arkiston pääkäyttäjältä ei voida rajata mitään pois, eli vaikka pääkäyttäjälle ei tässä annettaisi erikseen oikeuksia, näkee hän silti aina kaikki asiakirjat Arkistossa. Vain Arkiston peruskäyttäjältä voi rajata asiakirjoja pois näkyvistä Arkistossa.
Alla olevassa kuvassa alajaottelun luku- ja muokkausoikeudet ovat kaikilla käyttäjillä, ei vain listalla esiintyvillä henkilöillä:
Mikäli alajaottelulle halutaan samat lukuoikeudet kuin pääjaottelulla on, täytyy Alajaottelun lisätiedot -välilehdellä rastittaa kaikki siellä näkvvät henkilöt:
Vaihtoehtoisesti voi alajaottelun lisäämisen ja tallentamisen jälkeen käydä tallentamassa pääjaottelun uudestaan, varmistaen että kohta Päivitä vanhat tiedot on rastitettu. Tällöin pääjaottelun oikeudet päivittyvät kaikille alajaotteluille ja niiden alla oleville asiakirjoille.
Päivitä vanhat oikeudet –asetus päivittää alajaottelulle mahdollisesti muutetut oikeudet myös alemmille tasoille, toisin sanoen kyseisen alajaottelun alla oleville asiakirjoille. Mikäli jollain alemmalla tasolla on ollut tiukemmat rajaukset, tulee tämä asetus ottaa pois päältä.