Toiminnot ja näkymät
Kirjautuminen ohjelmaan ja yrityksiin
ePalkkojen näkymät
Pikapainikkeet
Taulukot
Raportit
Kalenteri-kentät
Muita ohjelman käytössä huomioitavia asioita
Kirjautuminen ohjelmaan ja yrityksiin
Kirjautuminen ohjelmaan tapahtuu osoitteesta https://epalkat.heeros.com/.
Käyttäjä-kenttään annetaan käyttäjätunnus ja Salasana-kenttään salasana.
Käyttäjälle tulee valittavaksi Valitse yritys -valikkoon kaikki ne yritykset, joihin hänellä on käyttöoikeus. Listalta valitaan yritys, johon halutaan kirjautua, ja tämän jälkeen Login-painikkeesta päästään kyseisen yrityksen palkanlaskentaan, ohjelman perusnäkymään.
Mikäli halutaan kirjautua toiseen yrityksen, tulee ensin kirjautua ulos ja sen jälkeen valita toinen yritys ja kirjautua sinne.
ePalkkojen näkymät
ePalkkojen yläpalkista valitaan alue, jossa halutaan toimia. Alueen valitsemalla avautuvat kyseisen alueen toiminnot. Valikon sisältö riippuu käytössä olevista toiminnoista sekä juuri tälle käyttäjälle/yritykselle valituista toiminnoista. Pääkäyttäjällä on aina samat toiminnot kuin koko yrityksellä.
Navigointikehyksen valintavaihtoehdot näkyvät aina yksi kerrallaan avoinna ja seuraavaa näkymää klikattaessa sulkeutuu edellinen näkymä.
Rekisterit
Rekisterit –näkymässä voidaan perustaa ja ylläpitää erilaisia tietoja ePalkkoja varten. ePalkkojen rekistereitä ovat Palkansaajat, Kustannuspaikat (ja muut laskentakohdetasot, mm. projektit), Palkkakaudet, Palkkalajit, Tilit, Jäsenliitot, Eläkejärjestelmät, Pekkaset, PaRake, Palkkaryhmät, Asemapaikat ja Tulolajit. Näkyvissä on vain niiden toimintojen rekisterit, jotka on määritelty kyseiselle yritykselle käyttöön.
Tapahtumat
Tapahtumat –näkymässä voidaan käsitellä palkkakausia ja niiden tapahtumia.
Raportit
Raportit –näkymässä voidaan tulostaa raportteja, joita yleensä tarvitaan kultakin palkkakaudelta, esim. palkkalaskelmat. Täältä saa tehtyä myös ilmoitukset tulorekisteriin.
Raportit – tarvittaessa
Raportit – tarvittaessa –näkymässä voidaan tulostaa tarpeen mukaan tulostettavia raportteja, esim. palkkatodistus.
Pääkäyttäjätoiminnot
Pääkäyttäjätoiminnot -näkymässä on koottuna toiminnot, joiden tekemiseen tarvitaan pääkäyttäjän oikeudet.
Tilitoimisto
Tilitoimisto -näkymässä voidaan lisätä ja muokata asiakasyrityksiä sekä luoda asiakasyrityksille erilaisia mallikantoja.
Kirjautuminen
Kirjautuminen -näkymässä voidaan kirjautua ulos ohjelmasta sekä vaihtaa salasanan. Tietoa kirjautumisesta -näkymässä nähdään, millä käyttäjätunnuksella ja mihin yritykseen on kirjauduttu sekä mikä versio ohjelmasta on käytössä.
Ohjeet -painikkeella avautuu ePalkkojen ohje. ePalkat pyrkii avaamaan ohjeet kulloinkin käsiteltävän asian kohdalla
Pikapainikkeet
Kun ePalkkoihin kirjaudutaan, näkyy aloitusnäkymässä ns. pikapainikkeet, joita klikkaamalla pääsee suoraan tiettyyn toimintoon.
Taulukot
Esimerkiksi ePalkkojen rekisterit, kuten palkkalajit ovat taulukoissa.
Osassa taulukoista on käytettävissä rajausvalintoja. Esimerkiksi Palkkalajit -taulukossa voidaan rajata näkyviin vain tietyn tyyppiset palkkalajit, Palkansaajat -taulukossa voidaan rajata pois päättyneet työsuhteet, rajata tiettyyn kustannuspaikkaan jne.
Osassa taulukoista (esim. palkansaajat, palkkalajit, tilit, palkkakaudet) näytettävät sarakkeet ovat valittavissa. Sarakkeet-painikkeella avautuu Sarakkeet-ikkuna, jossa voi valita taulukossa näytettävät sarakkeet. Palauta oletukset -painikkeella voi palauttaa ePalkkojen oletus-sarakkeet näkyviin.
Taulukkohaku ja lajittelu
Taulukoissa voidaan tehdä erilaisia hakuja. Klikkaamalla sarakeotsikkoa (esim. Koodi, Nimike jne) lajitellaan taulukko kyseisen tiedon mukaan järjestykseen. Samalla voidaan tehdä haku kyseiseen sarakkeeseen.
Etsi (Sisältää) -haulla voidaan etsiä tiedon sisältävää sanaa tai sen osaa, Esimerkiksi palkkalajeissa haulla ”matka” löytyvät sekä ”Matkaraha” että ”Yömatkaraha”. Ruudulla näkyvät vain haun kriteerit täyttävät tiedot.
Haun saa tyhjennettyä laittamalla hakukenttään välilyönnin ja klikkaamalla Sarkain (Tabulaattori)-painiketta, tai hakukentässä näkyvästä x-painikkeesta painamalla.
Taulukon käyttö
Taulukon ala- tai yläpuolella, taulukosta riippuen, on erilaisia toimintopainikkeita:
Alkuun – Siirrytään taulukon alkuun (lajittelujärjestyksen mukaan, harmaa, jos ollaan jo alussa).
Edellinen – Siirrytään edelliselle sivulle (harmaa, jos ollaan jo alussa).
Seuraava – Siirrytään seuraavalle sivulle (harmaa, jos ollaan jo lopussa).
Viimeinen – Siirrytään taulukon loppuun.
Lisää – Lisätään tietoa taulukkoon.
Kopioi – Lisätään uusi tieto taulukkoon kopioimalla valittu rivi.
Muokkaa – Muokkaa valitun rivin tietoa.
Lue taulukon tiedot taulukkolaskentaohjelmaasi – Voidaan avata tai tallentaa taulukko taulukkolaskenta-ohjelmassa (Excel, Open Office Calc tms).
Taulukon riveillä voi olla taulukosta riippuen myös toimintopainikkeita:
Muokkaa -painikkeella päästään muokkaamaan kyseisen rivin tietoja
Poista -painikkeella poistetaan kyseinen tieto
Valitse -painikkeella valitaan kyseinen tieto siihen kenttään, josta taulukko avattiin.
Raportit
ePalkoissa on runsaasti erilaisia raportteja. Kaikki tulosteet näytetään esikatseluna selaimessa. Tulosteet voi tallentaa PDF-tiedostoksi tai tulostaa. Raportit avautuvat uuteen välilehteen selaimessa.
Suositeltavaa on käyttää uusinta versiota erillisestä pdf -katseluohjelmasta esim. Adobe Reader.
Kalenteri-kentät
ePalkoissa päivämäärä -kentän ohesta löytyy aina kalenteri. Klikkaamalla päivämääräkentän oikealla puolella olevaa kalenteri-kuvaketta, saadaan avattua kalenteri.
Kalenterin ulkoasu ja sisältö saattaa hieman vaihdella kentän käyttötarkoituksen mukaan. Kalenterissa liikutaan yläotsikon nuolilla kuukaudesta toiseen, kuluvaan päivään päästään klikkaamalla vasemman alareunan Tänään -painiketta.
Klikkaamalla haluttua päivää, valitaan kyseinen päivämäärä syöttökenttään.
Päivämäärän voi syöttää myös manuaalisesti suoraan päivämääräkenttään seuraavalla tavalla:
Esimerkiksi mikäli halutaan syöttää kuluvan kuukauden 15. päivä, riittää kun syötetään kenttään 15. jolloin ePalkat täydentää päivämäärään kuluvan kuukauden ja kuluvan vuoden. Mikäli halutaan syöttää muun kuin kuluvan kuukauden tai vuoden päivämäärä, tulee päivämäärässä käyttää pisteitä esim 15.12 antaa päivämäärän 15.12.2018 (2018 = kuluva vuosi). Vuoden voi syöttää kaksi- tai nelinumeroisena.
Muita ohjelman käytössä huomioitavia asioita
Desimaalipiste Summakentissä tulee käyttää aina vain desimaalipistettä. Eri selaimet saattavat tulkita pilkun eri tavoin, joten pilkkua ei suositella käytettävän ePalkkojen summa -kentissä. Mikäli käyttäjä syöttää pilkun, muuntaa ohjelma sen automaattisesti pisteeksi.
Tabulaattori Ohjelman kentissä liikutaan tabulaattorilla (sarkain), jotta kenttään annettu tieto tallentuu.