Toisen järjestelmän laskujen lähetys

Sanoman minimisisältö
Finvoice myyntilaskujen tuonti Heeros Linkiin ja lähetys
Aineistojen poisto lähetyksestä
Huomioita laskujen lähetyksestä
Myyjän antamat tiedot maksutoimeksiantoa varten (ePI)

Heeros Linkin kautta voidaan lähettää myös muissa järjestelmissä tehtyjä myyntilaskuja. Lähettävällä yrityksellä tulee olla Heeroksen sähköinen arkisto käytössään.

Sanoman minimisisältö

Välitettävän aineiston tulee olla Finanssialankeskusliiton määrittelemän Finvoice määritysten mukaista.

• Laskun muoto on Finvoice xml
• Aineisto sisältää SOAP-kehyksen
• Sanoma sisältää minimissään pakolliset tiedot:
  • Myyjän tiedot
  • Ostajan tiedot
  • Laskun tiedot
  • Laskurivin tiedot
  • Myyjän antamat tiedot maksutoimeksiantoa varten (ePI).

Finvoice myyntilaskujen tuonti Heeros Linkiin ja lähetys

Toisesta järjestelmästä noudettuja myyntilaskuja voidaan noutaa ja lähettää kaikissa Heeros Linkin Myyntilaskut-osion näkymissä.

• Siirry valitsemaasi näkymään
• Klikkaa Lähetä laskuja -painiketta
• Valitse käytettävä merkistö (ISO-8859-15 tai UTF-8)
• Nouda lähetettävät myyntilaskut klikkaamalla avautuvasta ikkunasta 1. Valitse tiedostot -painiketta
  • Käyttäjä voi hakea yhdellä kertaa xml-tiedostoja maksimissaan 30 kpl.
  • Yhdessä tiedostossa voi olla useampia laskuja.
  • Yksittäisen tiedoston maksimikoko 25 MB (maksimikoon ylittyessä käyttäjälle virheilmoitus).
  • Kyseisiin tiedostoihin liittyvät liitetiedostot tulee poimia samalla kertaa samaan lähetykseen.

Heeros Linkkiin noudetut laskut listautuvat tuonti ja lähetys näkymään; Tyyppi/Koko/tiedostonimi -osioon.

Kun kaikki tiedostot liitteineen on noudettu, voidaan ne lähettää vastaanottajille seuraavasti:

• Klikkaa 2. Lähetä tiedostot -painiketta

Laskjen lähetyksestä muodostuu näytölle raportti, jossa näytetään onnistuneet sekä virheeseen jääneet laskut. Raporttia voidaan tarkastella myös jälkikäteen Raportit-näkymässä (Raportit – Siirtoraportit). 

Lähetettävät laskut siirtyvät Kesken-näkymään, joste ne tunnin kuluessa lähetetään vastaanottajille.

Aineistojen poisto lähetyksestä

Ennen tiedostojen lähetystä voidaan TyyppiKokoTiedostonimi -osiosta vielä poistaa virheellisesti noudettuja aineistoja. Poista haluttu lasku klikkaamalla rivin lopussa olevaa roskakori-ikonia ja lasku poistuu lähetyksestä (Poiston yhteydessä varmistuskysely: poistetaanko).

Huomioita laskujen lähetyksessä

Ennen laskujen lähetystä, saattaa käyttäjä saada myös mahdollisia lisäkyselyitä liittyen valittujen laskujen lähetykseen. Ohjelma tarkistaa seuraavassa järjestyksessä asioita laskuilta;

1. Identtiset liitetiedostot laskuilla
2. Puuttuvat liitetiedostot laskuilta
3. Arkiston valinta laskujen arkistokappaleille
4. Raportin sisältö (onnistuneet/epäonnistuneet)

Identtisen liitetiedostot

Mikäli noudettavalla laskulla on samannimisiä liitetiedostoja, pyytää ohjelma vahvistamaan laskujen lähetyksen samannimisillä liitetiedostoilla. Käyttäjä voi valita lähettääkö laskut identtisillä liitetiedostoilla (Jatka) vai peruuko samannimisten liitetiedostojen lähetyksen (Peruuta). Liitetiedoston perumisesta muodostuu raportti (Raportit – Poistetut).

Puuttuvat liitetiedostot

Mikäli lähetettäviltä laskuilta puuttuu liitetiedostoja, saa käyttäjä näytölle raportin, jossa ilmoitetaan puuttuvista liitteistä. Käyttäjä voi valita laskuja lähetykseen ilman liitetiedostoja (Hyväksy…) tai poistaa liitteettömiä laskuja lähetyksestä kokonaan (Poista). Ennen toiminnon suorittamista, tulee valita ne laskut, jotka poistetaan/hyväksytään. Mikäli mitään laskuja ei valita, kaikki liitteettömät laskut poistetaan/hyväksytään, riippuen käyttäjän valinnasta (Poista / Hyväksy, vaikka laskuilta puuttuu liitteitä).

Arkiston valinta

Kun uuden laskuttajan aineistoa lähetetään ensimmäistä kertaa, pyydetään käyttäjää valitsemaan mihin Arkistoon tämän laskuttajan myyntilaskujen arkistokappaleet tallennetaan. Mikäli Arkiston valintaa ei tehdä, ei laskua lähetetä vastaanottajalle.

Raportti

Kun myyntilaskut on lähetetty, muodostuu niistä siirtoraportti Raportit – Siirtoraportit -näkymään. MIkäli lähetettävää tiedostoa ei pystytä lukemaan, tulee raportille ilmoitus virheellisestä tiedostosta. Mikäli xml-tiedosto jää virheeseen, tiedosto voi olla virheellinen tai tietoja puuttuu (esim. myyjän nimi, ostajan nimi tai y-tunnus puuttuu).

Raportteja voidaan tarkastella myös jälkikäteen. Tuplaklikkaamalla tarkasteltavaa raporttia (Raportit – Siirtoraportit), näet mitkä tiedostot ovat kyseisenä päivänä lähetetty ja mitkä mahdollisesti ovat jääneet virheeseen.

Myyjän antamat tiedot maksutoimeksiantoa varten (ePI)

• sisältää pankille toimitettavan maksutoimeksiannon tekemiseen tarvittavat tiedot, jotka
maksaja on antanut.
• on tarkoitettu sekä kotimaisen että kansainvälisen maksutoimeksiannon välittämiseen.
• mahdollistaa automaattisen käsittelyn maksajalta saajalle palveluntarjoajien kautta.
• EpiRemittanceInfoIdentifier-elementtiin tulee Suomessa aina pankkistandardin mukainen
viitenumero ilman välilyöntejä etunollatäytöllä.
• EpiAccountID-elementtiin tulee maksun saajan tilinumero IBAN-muodossa.
• EpiNameAddressDetails-elementti on pakollinen, koska saajan nimi on maksun
muodostamisen kannalta välttämätön.