Mikä on Heeros Ostolaskut - kierrätys ja reskontra?
Kierrätys-Ostolaskut
Ostoreskontra-Ostolaskut
Miten laskut saadaan Ostolaskuihin
Ostoreskontra-Ostolaskujen maksatus
Matkalaskut
Raportit
Ostolaskujen käyttöön tarvitaan lisäksi
Tuetut internet-selaimet
Heeros Ostolaskut on selainkäyttöinen ohjelma osto- ja matkalaskujen kierrättämiseen ja maksamiseen. Laskuille voidaan kirjoittaa kommentteja ja lisätä liitteitä. Automaattiset ilmoitukset käsiteltävistä laskuista varmistavat laskujen käsittelyn ajoissa.
Ostolaskujen kierrätys- ja reskontraratkaisusta on käytettävissä kaksi eri versiota: kierrätys- ja ostoreskontra-Ostolaskut.
Kierrätys-Ostolaskuissa
- laskut kierrätetään tarkastuskierron mukaisessa järjestyksessä, tarvittaessa useassa portaassa, tarkastettavana ja hyväksyttävänä
- tiliöidään halutussa kierron vaiheessa
- siirretään ulkoiseen ostoreskontraan maksatusta varten
- arkistoidaan sähköiseen arkistoon eli Heeros Arkistoon.
Ostoreskontra-Ostolaskuissa
- laskut kierrätetään tarkastuskierron mukaisessa järjestyksessä, tarvittaessa useassa portaassa, tarkastettavana ja hyväksyttävänä
- tiliöidään halutussa kierron vaiheessa
- EUR-määräiset laskut siirretään suoraan Ostolaskuista pankkiin maksettavaksi
- Tilioteaineistot käsitellään tarvittaessa, suoritukset kuittaantuvat automaattisesti
- laskut/suoritukset siirretään kirjanpitoon ja
- arkistoidaan sähköiseen arkistoon eli Heeros Arkistoon.
Miten laskut saadaan Ostolaskuihin
Eri formaattien laskut saadaan sähköiseen prosessiin helposti Ostolaskujen tiliöinti- ja tulkintaratkaisulla.
Kun yrityksellä on käytössään verkkolaskujen vastaanottosopimus, määritetään myös verkkolaskujen vastaanotto Ostolaskuihin. Ostolaskut välitetään automaattisesti sähköisinä verkkolaskuina kierrätystä/maksatusta varten.
Skannatut paperilaskut ja toimittajien lähettämät sähköpostilaskut, kuten myös kuvatiedostot puhelimella kuvatuista laskuista, lähetetään käyttöönotossa määrättyyn, yksilölliseen sähköpostiosoitteeseen. Laskun tiedot tulkitaan automaattisesti.
Ostoreskontra-Ostolaskujen maksatus
Pitkälle automatisoitu Ostolaskujen maksatus vähentää virheitä ja reskontran selvittelyä.
Ostoreskontra-Ostolaskujen maksatuksella voidaan maksaa kaikki euromääräiset maksut, myös kotimaan ulkopuolelle, muihin euroalueen SEPA-maihin, ilman erillistä pankkiyhteysohjelmaa.
Single Euro Payments Area tarkoittaa yhtenäistä euroalueen maksuliikennekäytäntöä. Maksut jaetaan SEPA-maksuihin ja ulkomaan maksuihin.
SEPA-maksu = euromääräinen tilisiirto euroalueen SEPA-maihin.
Ulkomaan maksu = muut valuutat.
Valuutta-määräisten laskujen maksatus suoritetaan erillisellä pankkiyhteysohjelmalla.
Matkalaskut
Matkalaskut voidaan käsitellä sekä kierrätys- että ostoreskontra-Ostolaskuissa. Kierrätys-Ostolaskuissa matkalaskujen luonnin/kierron jälkeen, pääkäyttäjä siirtää ne palkanlaskentaan ja arkistoon.Mikäli Ostolaskujen matkalaskureskontra on käytössä, voidaan matkalaskut maksaa suoraan Ostolaskuista, jonka jälkeen ne siirretään kirjanpitoon ja arkistoon.
Raportit
Kierrätys -ja ostoreskontra-Ostolaskujen käytöstä muodostuvat siirtoraportit siirroista ostoreskontraan, kirjanpitoon, palkanlaskentaan ja arkistoon. Ostolaskujen laskujen siirtotoimenpiteet tallentuvat aina Raportit – Siirtoraportit –näkymään, josta niitä voi myös jälkikäteen tarkastella.
Lisäksi Ostoreskontra-Ostolaskuista voidaan tulostaa kassanhallintaa helpottavia raportteja:
- Avoimet laskut
- Ostolaskupäiväkirja (myös kierrätys-Ostolaskujen käytössä)
- Maksuennuste
- Suorituspäiväkirja.
Raporteille voidaan määritellä haluttuja rajauksia, jonka jälkeen annetuista tiedoista muodostuu näytölle raportti. Raportin laskuihin voidaan porautua laskuriveillä olevien linkkien kautta. Raportin voi tarvittaessa tallentaa ja tulostaa. Raportit voidaan tuottaa myös PDF- ja CSV-muotoisina.
Ostolaskujen käyttöön tarvitaan lisäksi
- Heeros Link, jonka välityksellä sähköiset ostolaskut vastaanotetaan Ostolaskuihin (mikäli tulkinta- ja tiliöintiratkaisumme ei ole käytössä), laskujen maksuerät lähetetään pankkeihin maksettavaksi ja sanomapalautteet, sekä tiliotteet noudetaan pankeista.
- Heeros Arkisto eli sähköinen arkisto, jonne ostolaskujen arkistokappaleet arkistoidaan.
- Ostolaskut - tulkinta ja tiliöinti, mikäli osa laskuista saapuu paperisina, eikä skannauspalvelumme ole käytössä. Tulkinta- ja tiliöintiratkaisu mahdollistaa skannattujen laskujen muuntamisen sähköiseen muotoon ja niiden siirtämisen tiliöitynä kiertoon tehostaen laskujen käsittelyä.
Tuetut internet-selaimet
Ostolaskujen käytössä tuettu selain on Mozilla Firefox. Mozilla Firefoxin voi vapaasti ladata internetistä ilman erillisveloitusta. Lue tarkemmat laitteistovaatimukset täällä.