Ostolaskujen sovelluskohtaiset asetukset
Ostolaskut - Oletustilit ja -tositelajit
Ostolaskut - Tiliöinnit
Ostolaskut - Käyttöoikeudet
Ostolaskut - Hyväksymisprosessi
Ostolaskut - Huomautukset
Ostolaskut - Muut asetukset
Matkalaskut - Oletustilit ja -tositelajit
Matkalaskut - Tiliöinnit
Matkalaskut - Käyttöoikeudet
Matkalaskut -Palkkalajit
Matkalaskut - Oletuspalkkalajit
Liitteet
Ennen ostolaskujen asetusten täydentämistä, tulee täyttää Yhteisiin asetuksiin vähintään yhteyshenkilön tiedot, ALV-koodit ja tilikartta. Suosittelemme myös tositelajien ja pankkitilien lisäämistä yhteisiin asetuksiin.
Ostolaskujen asetukset viedään ainoastaan Heeros Ostolaskut sovellukseen. Asetukset mukautuvat aiempien valintojen mukaan ja niihin vaikuttavat seuraavat tekijät:
- Reskontra käytössä - Jos sovellusvalinnassa on valittu ostolaskureskontra tai matkalaskureskontra käyttöön, näytetään valinnoissa myös reskontraan liittyvät asetukset.
- Matkalaskut käytössä - Jos sovellusvalinnassa on valittu matkalaskut käyttöön näytetään Ostolalaskujen asetuksissa Matkalaskuasetukset omalla välilehdellään. Heeros Ostolaskuissa osa näistä asetuksista on muiden asetusten seassa, mutta ohjatussa asiakkaan perustamisessa nämä on kaikki koottu omalle välilehdelleen.
Ostolaskujen asetuksissa on pyritty hyödyntämään oletusasetuksia mahdollisimman hyvin. Jos käytät liikekirjurin tilikarttaa ja siitä johdettuja mallitositelajeja, voi olla hyvin mahdollista, että kaikki pakolliset asetukset täydentyvät automaattisesti oletusasetuksilla. Tarkista kuitenkin asetukset ja kiinnitä huomiota etenkin oletustileihin ja -tositelajeihin sekä käyttöoikeuksiin.
Ostolaskut - Oletustilit ja -tositelajit
Tileissä valitaan ohjelmassa käytettävät oletustilit. Tietojen pakollisuus vaihtelee aiempien asetusten perusteella. Tilivalinta listaan tulee aiemmin Yhteiset asetukset Rekisterit-välilehdellä annetut Ostolaskuille valitut tilit. Tositelajeissa valitaan vastaavasti oletustositelajit ja siihen lista tulee Yhteisten asetusten Tositelajit -osuudesta.
Käteisalennus-, suoritus-, ja siirtovelkatili määritellään ainoastaan ostoreskontraa varten.
Ostolaskut - Tiliöinnit
Tiliöinneissä valitaan tiliöintiin liittyvät asetukset ja annetaan laskun tiliöintirivin oletusselite.
Tiliöintitapa - Tiliöintitavan määrittelyllä voidaan valita kirjoitetaanko rivien summat laskun tiliöinnissä aina bruttomääräisinä vai käytetäänkö lisäksi myös nettosummia. Vain brutto – laskun rivien summat esitetään aina bruttona (summa+alvin yhteissumma). Brutto ja netto – laskun rivien summat voidaan esittää joko brutto tai netto -määräisenä. Nettomääräisessä tiliöinnissä laskun rivien summat esitetään nettosummana ja arvonlisävero lasketaan nettosumman päälle.
Oletusarvo - silloin kun tiliöintitavaksi on valittu Brutto ja netto, tässä määritellään oletusarvo, jota voidaan vaihtaa laskua tiliöitäessä.
Tallenna oletustiliöinnit / Tallenna oletuslaskentakohteet - Oletustiliöinnit/-laskentakohteet tallentuvat oletusarvoisesti toimittajien tietoihin, mikäli kyseisiin kenttiin määritellään Tallenna. Tallenna- asetuksella ohjelma tarjoaa viimeksi käytettyjä tiliöintejä/laskentakohteita (kustannuspaikat) valittavaksi. HUOM! Mikäli toimittajarekisteriin on jo tallennettu oletustiliöinnit ja halutaan, että tiedot eivät muutu toimittajarekisterissä, tulee nämä asetukset jättää valitsematta.
Salli rivien muokkaus suoraan laskulla - Asetuksella määritellään sallitaanko rivien muokkaus suoraan laskulla vai ei.
Salli ylititiliöinti ostolaskulla - Asetuksella määritellään sallitaanko ostolaskun ylitiliöinti. Asetuksen ollessa päällä voidaan ostolaskulle tehdä ylitiliöintejä, eikä enää ole tarpeen syöttää miinusmerkkisiä tiliöintejä ensin. Laskua tallennettaessa tiliöintien on mentävä tasan, jotta laskun tallennus onnistuisi.
Oletusselite -kohdassa muodostetaan ostolaskun tiliöintiin oletusseliteteksti. Voit lisäsä uusia rivejä Lisää rivi-painikkeesta (maksimissaan 4 kpl) ja poistaa jo olemassaolevia roskis -kuvakkeesta. Määritä arvojen järjestys siihen järjestykseen, jossa tahdot niiden näkyvän tiliöintirivillä. Valittavana on: Tositelaji, Tositenumero, Toimittajan numero, Toimittajan nimi, Laskunumero ja Vapaa teksti (lisäselite).
Ostolaskut - Käyttöoikeudet
Käyttöoikeuksissa hallitaan tiliöintioikeuksia sekä yrityskohtaisen pääkäyttäjän, peruskäyttäjän ja muita Heeros Ostolaskuihin liittyviä käyttöoikeuksia.
Tiliöintioikeudet - summa, selite ja tili
Summa ja Selite sekä Tili -kenttien käyttö- ja muokkausoikeuksia voidaan tarvittaessa myös rajata. Oletuksena oikeudet ovat aina myös peruskäyttäjällä, mutta tarvittaessa oikeudet voidaan antaa ainoastaan Pääkäyttäjälle. Tilin muokkausvalinnat -kentässä määritellään, miten tiliä voidaan käsitellä laskun rivillä. Listalta -valinta ilmaisee, että tiliöinnissä käytettävä tili voidaan valita alasvetovalikon listauksesta. Vapaa -valinta ilmaisee, että Tili-kenttään voidaan vapaasti kirjoittaa haluttu tili.
Pääkäyttäjäoikeudet
Tässä määritellyt oikeudet koskevat ainostaan yrityskohtaisia pääkäyttäjiä (oma toimisto -tasoisilta pääkäyttäjiltä ei voida rajata näitä oikeuksia).
Oikeus poistaa laskuja - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän poistaa laskuja Ostolaskuista (rastiruutuun/pois).
Oikeus siirtää laskuja ulkoiseen järjestelmään - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän siirtää laskuja perusjärjestelmään (rasti ruutuun/pois).
Oikeus muuttaa tositenumeroita - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän muuttaa tositenumeroita (rasti ruutuun/pois).
Oikeus raportteihin - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän luoda raportteja (rasti ruutuun/pois). Huom! Jos oikeutta ei ole annettu, ei yrityskohtaisella pääkäyttäjällä näy Ostolaskujen vasemmassa kehyksessä ollenkaan Raportit-otsikkoa.
Oikeus asetuksiin - Valitse sallitaanko yrityskohtaiselle pääkäyttäjälle pääsy asetuksiin (rasti ruutuun/pois). Huom! Jos oikeutta ei ole annettu, ei yrityskohtaisella pääkäyttäjällä näy Ostolaskujen vasemmassa kehyksessä ollenkaan Asetukset-otsikkoa.
HUOM! Yrityskohtaisella pääkäyttäjällä ei Yleisissä asetuksissa koskaan näy Oikeudet-välilehteä, vaikka oikeudet asetuksiin olisikin annettu.
Oikeus rekistereihin - Valitse sallitaanko yrityskohtaiselle pääkäyttäjälle pääsy rekistereihin (rasti ruutuun/pois). Huom! Jos oikeutta ei ole annettu, ei yrityskohtaisella pääkäyttäjällä näy Ostolaskujen vasemmassa kehyksessä ollenkaan Rekisterit-otsikkoa.
Oikeus ostoreskontraan (vain OR-Ostolaskut) - Valitse sallitaanko yrityskohtaiselle pääkäyttäjälle pääsy ostoreskontraan ja sen näkymiin (rasti ruutuun/pois).
Oikeus tehdä käsinsuorituksia (vain OR-Ostolaskut) - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän tehdä käsinsuorituksia Ostolaskuissa (rasti ruutuun/pois). HUOM! Oikeuden käyttö edellyttää oikeutta osto- ja/tai matkalaskureskontraan.
Oikeus kuitata ja palauttaa maksueriä (vain OR-Ostolaskut) - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän kuitata ja palauttaa Ostolaskujen maksueriä (rasti ruutuun/pois). Oikeuden käyttö edellyttää oikeutta osto- ja/tai matkalaskureskontraan.
Oikeus poistaa suorituksia (vain OR-Ostolaskut) - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen pääkäyttäjän poistaa suorituksia Ostolaskuista (rasti ruutuun/pois). Oikeuden käyttö edellyttää oikeutta osto- ja/tai matkalaskureskontraan.
Peruskäyttäjäoikeudet
Oikeus luoda ostolaskuja eTositteista
Tällä valinnalla voidaan Ostolaskujen peruskäyttäjälle antaa oikeus luoda kuvaamistaan kuiteista ostolaskuja Ostolaskuihin. Ostolaskujen luominen tapahtuu eTositteen selainliittymän kautta.
Muut oikeudet
Arkistoitujen laskujen ja tiliöintien lukuoikeus - Kaikille tarkastuskiertoon osallistuneille peruskäyttäjille voidaan antaa lukuoikeus kaikkiin niihin laskuihin ja niiden tiliöinteihin Arkistossa joissa kyseinen henkilö on ollut minkä tahansa tarkastuskierronvaiheen suorittaja.
Kierrossa olevien laskujen ja tiliöintien lukuoikeus - Kaikille tarkastuskiertoon osallistuneille peruskäyttäjille voidaan antaa lukuoikeus laskulle ja tiliöinneille koko laskun tarkastuskierron ajan.
Jos valintaa ei aktivoida (ruksi valintaruudusta puuttuu), ei peruskäyttäjällä ole lukuoikeuksia laskulle koko tarkastuskierron aikaa, vaan peruskäyttäjä näkee laskun käsittelyvaiheensa jälkeen vasta sitten, kun se on arkistoitu Arkistoon. Huom! Laskun arkistointi sallitaan vasta kirjanpitoon tai ostoreskontraan siirron jälkeen. Kyseinen asetus lisää automaattisesti myös lukuoikeuden arkistoitujen laskujen ja tiliöintien katseluun Arkistossa.
Maksuerien hyväksyntä käytössä (vain OR-Ostolaskut) - Valitse otetaanko erillinen maksuerien hyväksyntä, ennen maksuun lähettämistä, käyttöön kyseisessä Ostolaskuissa (rasti ruutuun/pois). Kun asetus laitetaan päälle, oletuksena hyväksyntäoikeus on kaikilla pääkäyttäjillä.
Saako tarkastuskierrossa siirtää laskun itselleen seuraavaan vaiheeseen - Mikäli sama henkilö on merkitty esimerkiksi tarkastuskierron Tarkastus ja Hyväksyntä –vaiheisiin, voidaan tällä asetuksella vaikuttaa, saako henkilö siirtää itse tarkastamansa laskun itselleen hyväksyntään. Myös matkalaskujen siirto itselle tarkastuskierron ensimmäiseen vaiheeseen sallitaan tällä asetuksella.
Ostolaskut - Hyväksymisprosessi
Ohjatussa asiakkaan perustamisessa voit perustaa tarkastuskiertoja ja kierroille vaiheita. Vakiona tarjoamme Ostolaskut tarkastuskierron vaiheineen. Voit muokata tätä kiertoa vastaamaan tarpeitanne tai poistaa sen ja luoda kokonaan uuden. Tarkastuskierrolle annetaan nimi ja vaiheet. Jokaiselle vaiheelle annetaan nimi ja tarvittaessa sallitaan vaiheessa tiliöinti, tarkistetaan ostoreskontran yhteensopivuus tai matkalaskuissa sallitaan muokkaus.
Voit vaihtaa tarkastuskierron vaiheiden järjestystä raahaamalla rivit eri järjestykseen. Vaiheen numero muuttuu tällöin myös. Automaattisesti vaiheen ensimmäinen vaihe on kierron avaava vaihe ja viimeinen päättävä vaihe. Siirtymät vaiheesta toiseen muodostuvat automaattisesti, niin että vaiheesta voi aina siirtyä seuraavaan ja edelliseen vaiheeseen.
Voit lisätä kokonaan uuden tarkastuskierron klikkaamalla Lisää tarkastuskierto -painiketta.
Ohjatun asiakkaan perustamisessa ei ole mahdollista ensimmäisessä vaiheessa lisätä tarkastuskiertoon käyttäjiä, eikä tehdä monivaiheisia siirtymiä erivaiheiden kesken. Nämä toiminnot tulee toistaiseksi tehdä Heeros Ostolaskujen asetuksissa.
Ostolaskut - Huomautukset
Huomautuksissa hallitaan, miten käsiteltävästä ostolaskusta lähetetään käyttäjille huomautuksia.
Lähetä viesti seuraavalle käsittelijälle
Sähköpostin lähetys -valinnoilla voidaan valita, lähetetäänkö oletuksena sähköpostia aina seuraavalle laskun käsittelijälle tarkastuskierron eri vaiheissa. Huom! Sähköpostin lähetys voidaan vielä laskulomakkeella muuttaa laskukohtaisesti.
Ensimmäinen huomautus
Pääkäyttäjä voi huomautus-määrityksillä muistuttaa käyttäjiä laskujen käsittelystä/lähettämisestä eteenpäin.
Ensimmäinen huomautus – ”x ” arkipäivän päästä - Määrittele kuinka monen arkipäivän päästä käyttäjälle lähetetään ensimmäinen huomautus laskujen käsittelystä, jos laskua ei ole käsitelty eteenpäin.
Kirjoita Teksti -kenttään käyttäjälle lähetettävä ensimmäinen kehotus käsitellä lasku. Kyseinen viesti lähetään automaattisesti laskun käsittelijälle edellisessä kentässä määritellyn arkipäivän päästä.
Jatkohuomautukset – ”x” arkipäivää edellisestä - Määrittele kuinka monen arkipäivää edellisestä huomautuksesta laskien käyttäjälle lähetetään jatkohuomautus laskujen käsittelystä, jos laskua ei ole edelleenkään käsitelty eteenpäin. Kirjoita Teksti -kenttään käyttäjälle lähetettävä seuraava kehotus käsitellä lasku. Kyseinen viesti lähetään automaattisesti laskun käsittelijälle edellisessä kentässä määritellyn arkipäivän päästä ensimmäisestä huomautuksesta laskien.
Ostolaskut - Muut asetukset
Muut asetukset pitää sisällään toimittajan numerointiin liittyvä asetuksen, oletusaloitusnäkymävalinnan, massasiirto asetuksen ja tiliöintien arkistointiasetukset.
Toimittajien tunnukset - Kun Ostolaskuihin luodaan uusia toimittajia, voidaan asetuksiin määritellä toimittajalle tunnuksen oletusarvo Ostolaskuihin.
- Pienin vapaa – asetus tarjoaa uudelle toimittajalle aina pienintä vapaata numeroa (tarjoaa väliin jääneitä numeroita).
- Suurimmasta seuraava – asetus tarjoaa uudelle toimittajalle aina suurimmasta seuraavaa vapaata numeroa.
- Sisältää kirjaimia (ei autom. numerointia) – asetus mahdollistaa, että toimittajan tunnus voi sisältää myös kirjaimia.
Oletusnäkymä - Oletusnäkymällä valitaan mihin näkymään kyseinen Ostolaskut avatataan aina sisäänkirjauduttaessa palveluun. Asetus on sovelluskohtainen ei käyttäjäkohtainen.
Käytä laskujen massasiirtoa - Laskujen massasiirrolla voidaan ohjata tarkastuskierrossa olevia useita laskuja eteenpäin, avaamatta yksitellen näitä laskuja. Esimerkiksi vuokramaksut siirretään usein massasiirtoina eteenpäin tarkastuskierrossa.
Arkistoidaanko tiliöinnit -valinta siirtää myös tiliöintitiedot laskun mukana Arkistoon.
Matkalaskut - Oletustilit ja -tositelajit
Matkalaskujen oletustileissä ja -tositelajeissa valitaan matkalaskuun liittyvät oletustilit ja -tositelajit. Huomaa, että matkalaskun reskontra käyttää samoja suoritustilejä ja -tositelajeja ostolaskujen reskontran kanssa.
Matkalaskut - Tiliöinnit
Tiliöinnit osuudessa voi asettaa matkalaskuntiliöintiriville oletusselitteen.
Oletusarvo-kohdassa muodostetaan matkalaskun tiliöintiin oletusseliteteksti. Voit lisäsä uusia rivejä Lisää rivi-painikkeesta (maksimissaan 4 kpl) ja poistaa jo olemassaolevia roskis-kuvakkeesta. Määritä arvojen järjestys siihen järjestykseen, jossa tahdot niiden näkyvän tiliöintirivillä. Valittavana on: Tositelaji, Tositenumero, Matkustajan nimi, Matkalaskun päiväys ja Vapaa teksti (lisäselite).
Matkalaskut - Käyttöoikeudet
Käyttöoikeuksiin on eritelty matkalaskuun liittyvät lisäkäyttöoikeudet.
Salli pääkäyttäjän pääsy matkalaskureskontraan (vain Matkalaskureskontra-Ostolaskut) - Valitse sallitaanko yrityskohtaisen (ei oma toimisto -tasoinen) pääkäyttäjälle pääsy matkalaskureskontraan (rasti ruutuun/pois).
Salli käyttäjän lukea oma matkalasku - Peruskäyttäjälle voidaan määritellä saako hän nähdä omat matkalaskunsa koko tarkastuskierron ajan Ostolaskuissa sekä arkistoituna Arkistossa.
Matkalaskut -Palkkalajit
Palkkalajit voit tuoda CSV-tiedostona tai syöttää Lisää / Muokkaa yksitellen -kohdassa manuaalisesti. CSV- tuonti toimii samoin kuin yhteisten asetusten rekisterit. Voit tuoda tiedoston joko raahaamalla sen ikkunaan tai lataamalla Lataa tiedosto -painikkeesta. Esimerkkitiedosto löytyy täältä.
Matkalaskut - Oletuspalkkalajit
Oletuspalkkalajit pyritään tunnistamaan automaattisesti. Tarkista tiedot ja täydennä ne tarvittaessa.