Kirjanpidon sovelluskohtaiset asetukset
Rekisterit
Tilikaudet
Lukitus
Oletusasetukset
Yleiset
Liittymät
Kirjanpidon asetukset viedään ainoastaan Heeros Kirjanpito -sovellukseen. Asetukset mukautuvat aiempien valintojen mukaan ja niihin vaikuttavat seuraavat tekijät:
- Veroton asiakas - Jos asiakas on perustiedoissa merkitty verottomaksi, ei Kirjanpidon asetuksissa näytetä ALV-tietoja tai verotilitietoja
- Valitut sovellukset - Etenkin Ostolaskujen ja Myyntilaskujen valitseminen vaikuttaa siihen mitä tietoja Kirjanpidon asetuksissa voi valita. Tällä pyritään varmistamaan, että kysytyt tiedot ovat mielekkäitä valittuihin sovelluksiin nähden.
- Sovelluksille yhteisissä asetuksissa annetut ALV-koodit, tilit ja tositelajit - Kirjanpidon asetuksissa pitää valita muutamassa kohdassa ALV-koodit, tilit tai tositelajit alasvetovalikosta. Näihin tuodaan lista yhteisten asetusten rekistereistä.
Kirjanpidon asetuksissa pakollisia tietoja ovat tilikaudet, lukitus, ALV-asetukset* ja osa oletusasetuksista.
*Nämä tiedot eivät ole pakollisia, jos asiakas on perustiedoissa merkitty verottomaksi
Rekisterit
Rekisterit-haitarissa käyttäjä voi valita asiakkuudelle käyttöön Yhteisen tilikartan, Yhteiset ALV-koodit ja/tai Yhteiset TiTo-säännöt. Alasvetovalikossa tulee näkyville kaikki saman Menun yritykset, joissa on kirjanpito käytössä. Suosittelemme käyttämään malliyrityksiä yhteisten tietojen pohjana.
Huom! Jos asiakkaalle ei perusteta Ostolaskuja ja Myyntilaskuja sekä tahdotaan käyttää yhteistä tilikarttaa ja/tai ALV-koodeja, voi ne jättää tyhjäksi sovelluksille yhteisissä asetuksissa.
Yhteinen tilikartta -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen tilikarttaa käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttään ei ole määritetty mitään, käytetään pelkästään yrityksen omia tilejä. Tapahtumien syötössä ohjelma tarkastaa ensin, onko tiliä perustettu omiin tileihin ja vasta sen jälkeen hakee tietoa yhteisestä tilikartasta.
Yhteiset alv-koodit -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen arvonlisäverokoodeja käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttään ei ole määritetty mitään, käytetään yrityksen omia alv-koodeja. Toisin kuin tilejä, alv-koodeja käytetään joko malliyrityksestä tai sitten ne perustetaan kaikki oman yrityksen alv-koodeihin. Mikäli yhteiset alv-koodit on määritelty käyttöön, ei ohjelma huomioi mahdollisia omia alv-koodeja lainkaan.
Yhteiset tiliotesäännöt -kenttään määritetään, minkä malliyrityksen tiliotesääntöjä käytetään kyseisellä yrityksellä. Mikäli kenttää ei ole määritetty mitään, käytetään yrityksen omia tiliotesääntöjä. Toisin kuin tilejä, tiliotesääntöjä käytetään joko malliyrityksestä tai kaikki tarvittavat tiliotesäännöt perustetaan kaikki oman yrityksen tiliotesääntöihin.
Tilikaudet
Tilikausien lisääminen on pakollinen tieto. Voit lisätä yhden tai useamman tilikauden rekisteriin kerralla tarpeen mukaan.
Lisää tilikausi syöttämällä tilikausi, selite, alkupäivä. Tarkista loppupäivä ja muuta sitä tarvittaessa. Ohjelma ehdottaa automaattisesti vuotta tilikauden pituudeksi. Valitse vielä millaisia kausia tahdot tilikaudelle perustaa. Valittavana on kuukausien mukaan, ALV-ilmoitusjakson mukaan tai vain yksi tilikauden mittainen kausi. Ohjatussa asiakkaan perustamisessa ei erikseen perusteta kausia, vaan ne perustuvat suoraan kirjanpitoon tämän valinnan mukaisesti.
Lisää uusi tilikausi Lisää rivi -painikkeesta ja tarvittaessa voit poistaa rivin tiedot roskis-kuvakkeesta.
Lukitus
Lukituksessa annetaan Kirjanpidon lukitus, sekä tarvittaessa Myynti- ja Ostoreskontran lukituspäivämäärä.
Lukituspäivämäärä estää vientien kirjaamisen lukituspäivämäärälle ja sitä vanhemmille päivämäärille. Jos lukituspäivämäärä on esim. 31.12.2018, et voi kirjata vientejä enää esim. tilikaudelle 1.1.2018 – 31.12.2018.
Siirrot Myyntilaskuista ja Ostolaskuista huomioivat Myyntireskontran Myyntilaskut ja Ostoreskontran Ostolaskut lukituspäivämäärät.
Oletusasetukset
Oletusasetuksissa on pakollista valita Arkiston pääluokat kirjanpidon raporteille ja tuloveroilmoituksille. Tarkista muut oletusasetukset huolellisesti ja korjaa niitä tarvittaessa.
Arkiston pääluokka kirjanpidon raporteille -asetuksella määritetään Arkiston pääjaottelu, jonka alla oleviin alajaotteluihin kirjanpidosta tallennetaan kaikki raportit, mikäli raportin tulostuksessa on valittu "kopio Arkistoon ja tulostetaan pdf-raportti." Asetus ei siis koske vain arvonlisäverolaskennassa muodostettavia liitteitä vaan myös tuloslaskelmaa, tasetta, pää- ja päiväkirjoja, laskureskontraraportteja ja tiliotteiden arkistointia.
Arkiston pääluokka tuloveroilmoituksille -asetuksella määritetään mihin Arkiston pääjaotteluun tuloveroilmoitukset tallennetaan lähetyksen tai lähetetyksi merkinnän yhteydessä.
Vastatiliehdotus-asetuksella määritellään, mistä haetaan tapahtuman syötössä vastatiliehdotus. Mikäli asetuksessa on valittuna molemmat vaihtoehdot (Tililtä ja Tositelajin mukaan), haetaan vastatiliehdotus ensin tililtä ja sen jälkeen, mikäli tilillä ei vastatiliä ole, tositelajilta.
Oletuskausi-asetuksella määritellään Tapahtumat - Avoimet –näkymän oletuskausi.
Automaattinen Tito –asetuksella voidaan määritellä, miten Heeros Kirjanpito käsittelee tiliotteita.
- Ei käytössä –vaihtoehdolla ohjelma ei ohjaa tiliotetta kirjanpitoon lainkaan.
- Automaattinen Tito –vaihtoehdolla ohjelma tuo Heeros Linkin noutaman tiliotteen kirjanpitoon ja tekee tiliotemääritysten mukaiset tiliöinnit tiliotteen tapahtumista valmiiksi.
- Manuaalinen – vaihtoehdolla ohjelma tuo tiliotteen kirjanpitoon, mutta ei tee tiliöintejä tapahtumista valmiiksi. Käyttäjä voi erikseen käynnistää tiliotteen tiliöimisen. Molemmissa vaihtoehdoissa (Automaattinen Tito ja Manuaalinen) käyttäjä voi muokata ohjelman tekemiä tiliöintejä.
Kopioi selite -asetuksella ehdotetaan tapahtuman syötössä saman tositteen vienneille selitteeksi samaa selitetekstiä.
Summaehdotus-asetuksella määritellään ehdotetaanko pääkirjatapahtuman syötössä seuraavalle vientiriville summaa, jolla tosite menee tasan.
Yleiset
Yleiset asetukset ei sisällä pakollisia tietoja, mutta tarkista oletusasetukset kuitenkin huolellisesti ja muuta niitä tarvittaessa.
Jaksotustili-kentässä määritellään, mille tilille taseeseen jaksotettava summa kirjataan. Jos olet valinnut käyttöösi yhteisen tilikartan, tähän kenttään voit joko valita tilin Yhteiset asetukset -osiossa luomastasi tilikartasta tai syöttää tilin numeron yhteisestä tilikartasta. Jos syötät tilin numeron yhteisestä tilikartasta, varmistathan että kyseinen tili löytyy tilikartasta.
Tiliöintitaso-asetuksella voidaan vaikuttaa siihen, avautuuko tiliotteen tiliöinneissä Seuraava-painikkeella seuraava ala- vai ylätason tapahtuma.
- Ylin: seuraava -painikkeella siirrytään tiliotteen seuraavalle ylätason tapahtumalle.
- Alin: seuraava -painikkeella ohjelma etsii seuraavn tiliotetapahtuman, tarkastaa onko se monitasoinen ja siirtyy tapahtuman alimman tason ensimmäiselle tapahtumalle.
Tositenumerointi-asetuksella voidaan vaikuttaa siihen, milloin ohjelma ehdottaa seuraavaa tositenumeroa.
- Automaattinen: kun tosite menee tasan, ehdottaa ohjelma seuraavalle viennille automaattisesti seuraavaa tositenumeroa.
- Manuaalinen: ohjelma ehdottaa niin kauan samaa tositenumeroa, kunnes käyttäjä joko vaihtaa tositelajia tai antaa Tositelaji-kentässä + (plus)-merkin.
Laskureskontra käytössä -asetuksella määritellään avautuuko laskureskontra-ruutu automaattisesti pääkirjatapahtuman syötössä laskureskontra-tyyppiselle tilille kirjattaessa.
Laske tilien saldot -asetuksella ohjelma näyttää tapahtumien syötössä annetun kirjanpidontilin saldon Summa –kentän alapuolella. Saldo on annetun tositepäivän mukainen saldo. Saldossa on huomioitua myös jo syötetty vienti, mikäli tiliöinnin summa on jo Summa –kenttään syötetty.
Salli kirjaaminen vain valitulle kaudelle –asetuksella voidaan estää tapahtumien kirjaaminen muille kuin valitun kauden mukaisille tositepäiville.
Tilitoimiston nimi ja y-tunnus -yhteystietokentät tuovat tiedot Yleisten asetusten Yhteyshenkilöt -välilehdelle. Nämä tiedot nousevat myös muodostettavalle tilinpäätökselle.
Liittymät
Liittymissä määritellään asetukset aineiston tuonteihin Ostolaskuista ja Myyntilaskuista Tarkista oletusasetukset huolellisesti ja muuta niitä tarvittaessa. Tämä kohta näytetään vain, jos asiakkaalle ollaan perustamassa myös Ostolaskuja ja/tai Myyntilaskuja.
ALV - valinnalla Aineiston mukaan huomioidaan aineistossa mukana tuleva alv-koodi eli kirjanpidossa lasketaan arvonlisävero kunkin tapahtuman alv-koodin mukaisesti. Valinnalla Laske alv ei huomioida siirrossa tulevaa tapahtuman alv-koodia, vaan katsotaan kirjanpidosta kyseisen tilin takaa alv-koodi ja lasketaan lopullinen arvonlisävero tilin alv-koodin mukaisesti.
Koonti - Valinnalla Ei koontia ohjelma muodostaa Heeros Kirjanpitoon viennit sellaisenaan kuin ne Ostolaskuissa tai Myyntilaskuissa on tehty, eli jokaisesta tiliöinnistä tai kirjanpidon tositteesta tulee oma vientinsä myös kirjanpitoon. Valinnalla Laskuittain ohjelma tekee laskuittain/aineistoittain koontivientejä; jos samalla laskulla/aineistolla on vientejä samalle tilille ja samalle laskentakohteelle, yhdistetään nämä viennit yhdeksi vientiriviksi kirjanpidossa.
Laskentakohteiden perustaminen - Tarkasta laskentakohteet -valinnalla ohjelma tarkastaa, että aineistossa tulevat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet tulee olla perustettuna Heeros Kirjanpitoon valmiiksi ennen siirtoa. Mikäli Ostolaskuista tai Myyntilaskuista yrittää siirtää tapahtumia, joilla käytettyä laskentakohdetta ei löydy Heeros Kirjanpidosta, tulee Ostolaskujen ja Myyntilaskujen siirtoraportille ilmoitus ”Valittua laskentakohdetta ei löytynyt”, eikä siirto onnistu ennen kuin kyseinen laskentakohde on perustettu kirjanpitoon tai Ostolaskuissa laskulle on vaihdettu toinen laskentakohde. Perusta puuttuvat laskentakohteet –valinnalla ohjelma perustaa Heeros Kirjanpitoon sieltä puuttuvat kustannuspaikat ja muut laskentakohteet. Tunnukseksi tulee aineistossa tuleva tunnus.