ePalkat on suunniteltu vastaamaan vaativiinkin kirjanpito- ja kustannuslaskentatarpeisiin. Palkanlaskijalla on täysi kontrolli siihen, miten palkkatapahtumat ja miten esim. niiden oheiskulut jaksotetaan.
Jokaiselle palkkalajille tallennetaan oletustilinumero. Tämä tilinumero siirtyy palkkariville. Palkkarivillä oleva tilinumero voidaan käsin vaihtaa, tällöin tilinumero lukittuu ja se näkyy palkkarivillä tummansinisenä.
Epalkkoihin voidaan myös luoda tiliryhmiä. Tiliryhmän avulla voidaan ohjeistaa ePalkkoja siten, että sama palkkalaji saa eri tiliryhmissä omat oletustilinumeronsa.
Mikäli tiliöintiryhmiä ei haluta tai tarvitse käyttää, voidaan helposti luoda eri tilinumeroille muuten samanlaiset palkkalajit – esimerkkipalkkalajiluettelossamme KK ja KK2 - joissa on eri tilinumerot.
Palkkarivien tilinumeroita voi vaihtaa myös palkkakauden päättämisen/sulkemisen jälkeen ilman että tällä on vaikutusta esim. maksun verolaskentaan.
Oheiskulut lasketaan pääsääntöisesti palkkarivikohtaisesti kyseisen palkkarivin lajien ja henkilötietojen ohjausten perusteella. Huomioithan, että oheiskulujen käsittelyssä ePalkat sallii vapaasti erilaiset tiliöinnit ja niiden prosentit.
Oheiskulujen käsittelyssä huomioidaan seuraavat asiat:
Onko palkkalajille merkitty että se vaikuttaa kyseisen oheiskulun arvoon, esim. eläkemaksu, tapaturmavakuutus, loma jne. Pääsääntönä on tällöin että ohjelma laskee kirjanpidon asetuksiin tallennetun tilin ja prosentin. Esimerkiksi jos palkkalajille on merkitty plus-vaikutus tapaturmavakuutukseen, palkkarivin summasta viedään kirjanpitoon kirjanpidon tositteen Oheiskulut-välilehdellä oleva tapaturmavakuutustili tallennetulla prosentilla.
Tämä voidaan ohittaa käyttämällä tiliöintiryhmiä. Mikäli henkilölle on valittu tiliöintiryhmä jolle on lisätty laskentasääntö oheiskululle, tämä kumoaa yleisen asetuksen. Esimerkiksi, mikäli tiliöintiryhmälle on määritelty eri tapaturmavakuutustili ja -prosentti, ePalkat käyttää näitä.
Tiliöintiryhmääkin voimakkaampia asetuksia ovat henkilölle tallennetut tiliasetukset. Nämä asetetaan henkilötietojen Vakuutuspoikkeamat-välilehdellä. Jos vakuutuspoikkeamat-sivulle tallentaa tapaturmavakuutustilin ja prosentin, ePalkat käyttää näitä.
Tätäkin voimakkaampi ohjaus on palkkatilin ohjaus. Jos palkkarivillä olevalle palkkatilille on tallennettu oheiskulujen tilejä, näitä käytetään. Esimekiksi jos palkkarivillä on käytetty tiliä 6123 ja tälle tilille on merkitty tapaturmavakuutustiliksi jotain, ePalkat käyttää laskennassa tätä tiliä. Tämä on esimerkiksi hyödyllistä kun puretaan jaksotuksia.
Eri kohdissa voi määritellä myös vastatilejä ja ne ovat samalla tavalla yleisen vastatiliöinnin kumoavia tietoja. Esimerkiksi jos tapaturmavakuutuksen yleiseksi vastiliksi on talllennetu 2222 mutta henkilön vakuutyuspoikkamat-sivulle on tallennettu tapaturmavakuutuksen vastatiliksi 2223, käyttää ePalkat vastilinä tätä tiliä. Silloin kun vastatili on sama kuin itse tilillä, ei vastatiliä tarvitse syöttää.
Debet/Kredit-kirjaus
Debet/Kredit -kirjaus noudattaa pääsääntöisesti kirjanpidon tilille asetettavaa Kredit-rastia. Kun summa kirjautuu kredit-puolelle, vastirjaus aina debet-puolelle, riippumatta vastatilin omasta kredit-ohjauksesta.
Palkkarivikohtaisesti voi tarvittaessa vielä lisäksi vaihtaa palkkarivin kirjauksen puolta käyttämällä kirjanpidon kertoimena arvoa -1. Normaalisti ainoat käytettävät arvot ovatkin juuri -1 ja 1. Jos arvoa ei ole tallennettu, lasketaan kertoimella 1. Muitakin voi käyttää – esim 1,3 kertoo tiliöitävän summan 1,3 -kertaiseksi. ePalkat varoittaa muista kertoimista kuin 1 tai -1 erehdysten välttämiseksi.