Virhetilanteiden käsittely

Tämä ohje kertoo Heeros Ostolaskut tulkinta- ja tiliöintiratkaisun toiminnasta. Mikäli etsit ohjetta Ostolaskujen kierrätyksen, reskontran, tai matkalaskujen käytöstä, löydät etsimäsi täältä.

Laskujen käsittelyssä voi tapahtua virheitä joko laskun tietojen analysoinnissa tai siirrossa kierrätykseen.

Laskut tilassa analyysi epäonnistui vaativat käsittelyäsi.
Laskut tilassa siirto epäonnistui käsitellään Heeroksen toimesta ilman tarvittuja toimia sinulta.

Virhetilassa olevat laskut näytetään Käsittelyvaihe-listauksessa Epäonnistui-otsikon alla.

Laskun analysointi epäonnistui

Mahdollisia syitä, miksi lasku päätyy Analyysi epäonnistui -tilaan:

Saapunut sähköposti ei sisällä PDF, JPEG, tai PNG laskutiedostoa, joka sopii analysoitavaksi
Saapuneessa sähköpostissa ei ole laskua ollenkaan
Analyysipalvelu ei ole vastannut tai on palauttanut virheen
Laskutiedoston koko on yli 10MB

Kun lasku on Analysointi epäonnistui -tilassa, ovat laskulle valittavissa seuraavat kolme toimintoa:

Tee tunnistus uudelleen- Mikäli laskulla on liite, joka kaikin puolin näyttää täyttävän onnistuneen analyysin vaatimukset, on mahdollista, että analyysipalvelu on tuottanut hetkellisen virheen käsittelyssä. Tällöin laskun voi lähettää uudelleen analysoitavaksi.

Käsittele manuaalisesti - Laskun tunnistus voidaan ohittaa, ja käsittelijä voi antaa laskun tiedot käsin, jatkaen tarkistusta muilta osin normaalisti.

Poista lasku - Mikäli saapuneessa sähköpostissa ei ole käsiteltävää, se voidaan poistaa. Poisto painike löytyy Lisätoiminnot -valikosta.

Mikäli laskun käsittely ei onnistu tai tarvitset muuten apua tilanteen selvittämiseen, ota yhteyttä Heeroksen Sovellustukeen.

Analysoinnin virhetilanteiden käsittely

PDF, JPEG, tai PNG laskun kuvatiedosto on kooltaan suurempi kuin 10MB

Laskun analysointi edellyttää, että laskun koko on enintään 10MB. Mikäli tiedostokoko on yli 10MB, tulee analyysi ohittaa valitsemalla Käsittele manuaalisesti. Mikäli koko on pienempi, on laskun analyysissä voinut olla hetkellinen häiriö ja uudelleen tehtäessä analyysi onnistuu. Laskun lähettää uudelleen analysoitavaksi valitsemalla Tee tunnistus uudelleen.

Laskutiedoston kuvan koko on helpoiten tarkistettavissa avaamalla lasku liiteluettelosta omaan välilehteensä ja tallentamalla laskun. Tallennusta ei tarvitse suorittaa loppuun saakka, sillä tiedostokoon näkee heti ensimmäisessä tallennuksen dialogissa.

Analyysiin lähetetyssä sähköpostissa ei ole PDF-, JPEG- tai PNG-tiedostoa analysoitavaksi

Laskuanalyysi edellyttää laskun olevan PDF-, JPEG- tai PNG-muodossa. Mikäli analyysiin lähetetyllä sähköpostilla ei ole ollenkaan liitteitä, ei analyysiä voida tehdä. Liitteen olemassaolon voi varmistaa avaamalla alkuperäisen viestin klikkaamalla kirjekuoren kuvaa.

Joskus sähköpostit voivat sisältää linkin laskun lataamiseksi. Tällaisessa tapauksessa lasku tulee käydä itse lataamassa linkin kautta, tallentaa lasku omalle koneelle ja lähettää se sähköpostin liitteenä analysoitavaksi.

Mikäli lasku on muussa kuin em. tiedostomuodossa - esimerkiksi Word tai Excel - tulee laskut muuntaa PDF-muotoon ja lähettää sen jälkeen analysoitavaksi. PDF-muunnos onnistuu yleensä Wordin ja Excelin Tulosta-toiminnolla.

Lasku ei sisällä tarkastettavaa laskua

On myös mahdollista, että vastaanottosähköpostiin lähetetty sähköposti ei yksinkertaisesti sisällä ollenkaan laskua. Ehkä lähettäjä on unohtanut liitteen, tai kyseessä on laskutusosoitteeseen virheellisesti lähetetty mainos. Tällöin lasku voidaan poistaa järjestelmästä, sillä siinä ei ole tarkastettavaa. Tarpeen tullen käsittelijän täytyy olla yhteydessä laskuttajaan.

Analyysin tekninen virhe

Analyysipalvelussa voi esiintyä hetkellisiä häiriöitä, jolloin lasku näkyy Epäonnistui-tilassa. Mikäli analyysin epäonnistumiselle ei löydy syytä (esim. laskun koko on liian suuri), kannattaa lasku lähettää uudelleen analysoitavaksi. Mikä uusintatulkintakaan ei onnistu, ota yhteyttä Heeroksen sovellustukeen tilanteen selvittämiseksi.

Siirron epäonnistuminen

Laskun siirto kiertoon voi epäonnistua. Lasku on tällöin Siirto epäonnistui -tilassa. Yleisin siirron virhetilanne johtuu hetkellisestä palvelimen yhteysongelmasta. Siirto suoritetaan uudelleen Heeroksen toimesta. Siirrossa epäonnistunutta laskua ei ole syytä poistaa ja lähettää ratkaisuun uudelleen. Mikäli lasku ei 24 tunnin sisällä ole siirtynyt kiertoon, ota yhteys Heeros Sovellustukeen.