Muut laskun tarkastustoiminnot
Laskun kuvan ja liitteiden tarkastelu
Liitteiden jakaminen useammaksi laskuksi
Monisivuisen PDF-tiedoston jako useammaksi laskuksi
Väärän laskun kuvan vaihtaminen
Tämä ohje kertoo Heeros Ostolaskut tulkinta- ja tiliöintiratkaisun toiminnasta. Mikäli etsit ohjetta Ostolaskujen kierrätyksen, reskontran, tai matkalaskujen käytöstä, löydät etsimäsi täältä.
Lasku kuvan ja liitteiden tarkastelu
Oletuksena laskun kuva näytetään laskunäkymässä vasemmalla puolella. Laskun kuva on mahdollista avata myös omaan ikkunaansa ja siirtää siinä esimerkiksi toiselle näytölle klikkaamalla alla olevan kuvakkeen mukaista painiketta laskulomakkeella:
Listan laskun muista liitteistä saa auki klikkaamalla klemmari-kuvaketta laskulomakkeella. Liitteet voi avata omaan ikkunaansa tarkempaa tarkastelua varten. Liitteiden lukumäärä näytetään kuvakkeen oikeassa yläkulmassa. Verkkolasku sisältää aina liitteenä laskun xml-tiedoston.
Alkuperäinen sähköposti voidaan avata katselua varten klikkaamalla kirjekuorikuvaketta.
Jos laskulla on pientä fonttia, voi sen tarkastelussa käyttää apuna suurennustoimintoa. Suurennustoiminnon saa avattu klikkaamalla alla olevan kuvakkeen mukaista painiketta laskulomakkeella:
Liitteiden jakaminen useammaksi laskuksi
Jos sähköpostissa on useampia liitteitä, tulkitaan lisäliitteet oletuksena varsinaisen laskun liitteiksi. Mikäli kyse on kuitenkin omista laskuistaan, voidaan sähköpostin liitteet erotella omiksi laskuikseen Jaa valitut uusiksi laskuiksi -toiminnolla:
Liitteiden jakaminen omiksi laskuikseen poistaa omiksi laskuikseen merkityt liitteet alkuperäisen laskun liitteistä ja alkuperäisen laskun käsittelyä voi jatkaa normaalisti.
Monisivuisen PDF-tiedoston jako useammaksi laskuksi
Jos vastaanotetussa PDF-tiedostossa on useampi lasku, voidaan jakaminen tehdä myös sivujen mukaisesti. Huomioithan, että sivujen järjestystä ei ole mahdollista muuttaa, joten laskujen sivujen tulee olla valmiiksi oikeassa järjestyksessä. Sivujen mukaan jaettaessa käyttäjän tulee merkitä aina kunkin laskun ensimmäinen sivu. Ohjelma liittää seuraavat sivut automaattisesti ensimmäisen sivun mukaan laskun sivuiksi siihen saakka, kunnes merkitään seuraava ensimmäinen sivu, tai tiedoston sivut päättyvät.
Väärän laskun kuvan vaihtaminen
Laskun analyysissä voi varsinaiseksi laskuksi valikoitua väärä tiedosto, mikäli sähköpostissa on laskun lisäksi myös liitetiedosto. Oikean tiedoston voi vaihtaa laskun kuvaksi klikkaamalla liitteluettelon Uudelleenanalysointi-kuvaketta halutun laskutiedoston kohdalla. Lasku siirtyy uudelleenanalyysiin.
Duplikaattivaroitus
Ohjelma varoittaa, jos Ostolaskuissa on jo käsitelty lasku, jolla on sama toimittaja ja laskunnumero. Varoitus ei estä käsittelemästä laskua. Mikäli käsittelijä tulkitsee, että varoitus on aiheeton, voi laskun käsitellä normaalisti ja lähettää eteenpäin kiertoon.
Klikkaamalla varoitusilmoitusta pääsee tarkastelemaan laskua, jonka duplikaatiksi tämä lasku on tulkittu.
Ilmoituksessa on linkit laskulle tulkinta- ja tiliöintiratkaisussa tai kierrossa riippuen laskun sijainnista. Linkistä lasku aukeaa uuteen välilehteen.
Huom! Tarkastus löytää kierrosta laskut, jotka on tuotu sinne tai kertalleen tallennettu 3.2.2021 alkaen.
Siirretyllä laskulla on myös suora linkki luotuun laskuun kierrossa, mikä helpottaa moduulien välillä navigoimista.
Varoitus lukitusta laskusta
Mikäli käsittelijä avaa laskun samaan aikaan, kun se on toisellakin käsittelijällä avoinna, saa käyttäjä varoituksen tuplakäsittelystä. Ilmoituksessa kerrotaan, että lasku on lukittuna toisella käyttäjällä.
Lukittua laskua ei ole mahdollista käsitellä. Tarvittaessa lukituksen saa purettua kahdella tavalla:
- Toinen käyttäjä poistuu laskulta sulje-painikkeella, jolloin lukitus avautuu.
- Klikkaamalla ilmoitusrivin lopussa olevaa lukkokuvaketta. Huom! Älä poista lukitusta, jollet ole täysin varma, että kukaan ei ole juuri käsittelemässä laskua.