Laskun tiliöinti
Tiliöintirivin kentät
Tiliöinnin tekeminen
Kentän tyhjentäminen
Laskun oletustiliöinnit
Laskun tekoälytiliöinti (AI-tiliöinti)
Tiliöinti verkkolaskulta
Hyvityslaskun tiliöinti
Laskun siirtäminen kiertoon
Tämä ohje kertoo Heeros Ostolaskut tulkinta- ja tiliöintiratkaisun toiminnasta. Mikäli etsit ohjetta Ostolaskujen kierrätyksen, reskontran, tai matkalaskujen käytöstä, löydät etsimäsi täältä.
Tiliöntirivin kentät
Laskun tietojen tarkistuksen jälkeen laskun voi tiliöidä. Mikäli laskua ei haluta tiliöidä, jätetään tiliöinti tyhjäksi.
Tiliöintirivin kenttiä ovat:
Tili - Kirjanpidon tili. Valittavat tilit noudetaan rekisterien tilikartasta.
Brutto - Tiliöinnin bruttosumma
ALV-koodi - Alv-koodi, jonka perusteella tiliöinnin alv lasketaan. Mikäli kirjanpidon tilille on rekisterissä määritelty oletus alv-koodi, tuodaan koodi tiliöintiriville automaattisesti tilivalinnan yhteydessä.
ALV-% - Kentässä näytetään alv-koodille määritelty alv-prosentti. Mikäli kirjanpidon tilille on määritetty oletus alv-prosentti ilman alv-koodia, tuodaan prosentti tiliöintiriville automaattisesti tilivalinnan yhteydessä.
ALV - Tiliöinnin alv:n määrä. Alv-summa lasketaan valitun alv-koodin tai alv-prosentin perusteella tiliöinnin bruttosummasta.
Netto - Tiliöinnin nettosumma. Nettosumma lasketaan valitun alv-koodin tai alv-prosentin perusteella bruttosummasta.
Selite - Tiliönnille annettava selite. Selitekentän merkkiraja on 100 merkkiä (97 merkkiä + 3 pistettä). Jos kirjoitettu selite on pidempi kuin 100 merkkiä, vain ensimmäiset 100 merkkiä tallennetaan selitteeksi.
Kustannuspaikka/Laskentakohteet - Mikäli kustannuspaikat/laskentakohteet on otettu Ostolaskuissa käyttöön, ovat tiliöintirivin viimeiset kentät kustannuspaikalle ja laskentakohdetasoille.
Tiliöinnin tekeminen
Tiliöintirivi luodaan Lisää rivi -painikkeesta ja tämän jälkeen määritetään tili ja syntyneelle riville tulee oletuksena laskun summa, sekä selite, joka muodostuu toimittajan nimestä ja laskunumerosta.
Tiliöinnissä rivin pakollisia tietoja ovat tili ja brutto/nettosumma.
Uusia rivejä voi luoda Lisää rivi -painikkeesta. Lisää rivi -painikkeeseen pystyy siirtymään myös tabulaattorilla ja näppäimistön Enter- tai välilyöntipainike luo uuden rivin.
Mikäli rivin bruttosummaa on jaettu, tulee uudelle riville oletuksena kohdistuserona oleva laskun avoin summa. Luodun rivin voi poistaa roskakorikuvakkeesta.
Kohdistusero tiliöintirivin yläpuolella on punainen, jos laskun loppusumma ja tiliöintirivien summa eroaa toisistaan. Laskun tiliöinti ei ole pakollista, mutta mikäli tiliöinti on aloitettu, pitää koko laskun summa olla tiliöity laskun ennen tarkastetuksi merkitsemistä.
HUOM! Mikäli tiliöintiriville ei ole määritetty alv-koodia tai alv-prosenttia, ei arvonlisäveron laskentaa suoriteta. Alv-summa on muokattavissa käsin, mutta alv-summan muokkaamisesta ei käynnisty minkäänlaista netto ja bruttosummien laskentaa.
Kentän tyhjentäminen
Tiliöintirivin kenttään syötetyn tiedon poistaminen tapahtuu klikkaamalla haluttua kenttää kerran, jotta se tulee valituksi kuvan tavalla.
Kentässä oleva arvo tyhjennetään näppäimistön delete-painikkeella. Arvon poistamisen jälkeen kentän valintalista aukeaa automaattisesti uuden arvon valintaa varten, mutta näppäimistön tabulaattorilla tai hiirellä pois klikkaamalla kenttä jää tyhjäksi.
Laskun oletustiliöinnit
Ostolaskuissa on mahdollista määrittää toimittajan oletustiliöinti ja sen automaattinen luonti laskun saapuessa. Toimittajan tunnistuessa luodaan tiliöinti valmiiksi toimittajan oletusarvoin. Suosittelemme oletustiliöinnin hyödyntämistä laskujen käsittelyssä.
Lue lisää oletustiliöintien luomiseen vaikuttavista asetuksista täällä.
Käsittelijä voi muokata oletustiliöintiä, jos tälle on tarvetta. Mikäli laskun käsittelijä muokkaa laskun loppusummaa, päivittyy uusi summa myös oletustiliöintiriville.
Laskun tekoälytiliöinti (AI-tiliöinti)
Ostolaskuille on mahdollista tilata lisäpalveluna tekoälyn muodostama tiliöintiehdotus. Kun uusi toiminnallisuus otetaan käyttöön, syötetään tekoälymallille muutaman kuukauden ajalta opetusdataa käsitellyistä ostolaskuista. Kun Heeros Ostolaskuihin saapuu lasku, tekoäly tulkitsee laskutiedot ja antaa muodostuneen tiliöintihistorian perusteella ennusteen tiliöinnistä. Laskukäsittelijän tehtäväksi jää tarkastaa tiliöintiennuste ja allokoida mahdolliset jakautuvat kustannukset. Mikäli tiliöintiennusteessa on virhe, saa järjestelmän tekoäly korjauksesta tiedon oppiakseen ja parantaakseen toimittajan seuraavaa saapuvaa ennustetta. Vasta sitten kun data tuottaa tarpeellisella varmuudella oikeanlaisen ennusteen, lisätään tiliöintiehdotus laskulle.
Uudella asiakkaalla ei ole historiadataa, minkä perusteella tekoälymalli voisi oppia kerralla. Oppiminen tapahtuu sitä mukaan kun laskuja käsitellään ja ennusteet alkavat muodostua laskuille, kun malli on saavuttanut tarpeeksi korkean ennustevarmuuden. Tämä yleensä tapahtuu noin 10 kyseisen toimittajan käsitellyn laskun jälkeen.
Lisätietoja tekoälytiliöinnin käyttöönotosta löydät täältä.
Tulkinta- ja tiliöintiratkaisussa näkyy jos tiliöintiehdotus on tekoälyn muodostama (AI-tiliöintiehdotus). Jos tiliöintiriviltä löytyy prosenttiluku AI-tiliöintisarakkeesta, on ehdotus tekoälyn tuottama. Mikäli tiliöintiehdotus on virheellinen, tee tarvittavat korjaukset joko tiliöinti- ja tulkintaratkaisussa tai ostolaskujen kierrätyksen puolella. Laskun kierrätyksen viimeisestä vaiheesta tiliöintitiedot lähetetään Snowfoxille tulevien tiliöintiehdotuksien parannusta varten. Vain onnistuneet tekoälytiliöintiehdotukset laskutetaan.
Tiliöinti verkkolaskulta
Toimittajan verkkolaskulle lisäämien tiliöintien tuonti Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisuun ei ole tuettu.
Verkkolaskujen Finvoice-tiliöinnin tuonti reitittämällä verkkolaskut suoraan Ostolaskujen kierrätysratkaisuun Heeros Linkin kautta kuvataan täällä.
Hyvityslaskujen tarkastus ja tiliöinti
Hyvityslaskulla
- laskun kokonaissumma on negatiivinen
- laskun tiliöinti tehdään negatiivisilla summilla (pl. haluttu debetkirjaus)
Mikäli laskun analyysi ei tunnista laskua oikein hyvityslaskuksi, pitää laskun kokonaissummaan lisätä etumerkki.
Laskun siirtäminen kiertoon
Kun lasku on tarkastettu ja tiliöity kokonaisuudessaan (tai jätetty kokonaan tiliöimättä), eikä laskulla ole enää keskeneräisiä tarkastettavia tietoja, voidaan lasku siirtää kiertoon. Klikkaa laskulomakkeen alareunassa olevaa toimintopainiketta Merkkaa tarkastetuksi:
Laskun merkitseminen tarkastetuksi ei onnistu, mikäli laskun pakollisia tietoja puuttuu, tiliöinnissä on puuttuva tili, tai laskun summa ei ole kokonaan tiliöity. Tarkista tarvittaessa nämä tiedot.