Laskun tietojen tarkastus

Laskun siirtäminen eteenpäin tarkastuksen jälkeen

Tämä ohje kertoo Heeros Ostolaskut tulkinta- ja tiliöintiratkaisun toiminnasta. Mikäli etsit ohjetta Ostolaskujen kierrätyksen, reskontran, tai matkalaskujen käytöstä, löydät etsimäsi täältä.

Voit tarkastaa laskut, jotka ovat tilassa Odottaa tarkastusta. Tarkastuksessa laskun tiedot tarkastetaan ja jos tiedot ovat puutteellisia tai väärin, ne korjataan oikeiksi. Laskun tiedot on ryhmitelty osioihin. Laskun tarkastuksen jälkeen voidaan lasku tiliöidä tai siirtää kiertoon tiliöimättä.

Asiakas

Ensimmäisessä osiossa on laskun asiakkaan eli maksajayrityksen tiedot. Lisäksi näytetään laskun järjestelmään tuontipäivä sekä laskun tila.

Asiakas - Laskun saajayrityksen nimi

Vastaanotettu - Päivämäärä, jolloni lasku on vastaanotettu Heeros Ostolaskuihin.

Käsittelyvaihe - Laskun käsittelyvaihe tulkinta- ja tiliöintiratkaisussa.

Jos asiakasta ei ole tunnistettu verkkolaskun sisääntuonnissa, voidaan asiakas valita tässä ensimmäisessä vaiheessa laskulle. Asiakkaan valinnan jälkeen muut tiedot laskulla avautuvat käyttöön ja toimittajatiedot tarkastetaan Ostolaskujen rekisteristä ja tarvittaessa noudetaan toimittajan oletustiliöinti.

Laskun hyväksyntä

Laskun hyväksyntä -osiossa voidaan asettaa hyväksyntäkierto, vaihe ja hyväksyjä, joilla määritellään se, mihin kiertoon ja vaiheeseen lasku siirtyy tarkastuksen jälkeen.

Hyväksyntäkierron arvo tallennetaan automaattisesti toimittajalle, joten toimittajan seuraavan laskun saapuessa laskulla ehdotetaan valmiiksi viimeksi tehtyjä valintoja. Ehdotetun valinnan voi muuttaa, ja muutos tallentuu seuraavaa laskua varten.

Poistaaksesi oletusarvot tyhjennä ensin hyväksyntäkierto ja muut valinnat tyhjenevät samalla.

Hyväksyntäkierron, vaiheen ja hyväksyjän valinta ei ole pakollista. Jos mitään valintaa ei tehdä, lasku siirretään kierrätysratkaisuun uutena laskuna laskun avaustilaan.

Varahenkilö toiminnallisuus toimii nyt myös Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisun laskulomakkeella käsitellyillä laskuilla. Eli jos henkilö on valittu Ostolaskujen kierrätyksen asetuksissa poissa olevaksi, niin käsitelty lasku siirtyy valitulle varahenkilölle kiertoon tallennettaessa.

Toimittaja

Toimittaja-osiossa ovat kaikki laskun toimittajaan liittyvä tiedot.

Numero - Toimittajan numero toimittajarekisterissä. Toimittajanumero näytetään, mikäli toimittaja on onnistuneesti yhdistetty toimittajarekisterissä olemassa olevaan toimittajaan. Kenttä jätetään tyhjäksi, mikäli toimittajaa ei ole tunnistettu ja käsitetään täten uudeksi toimittajaksi (ei vielä toimittajanumeroa).

Nimi - Toimittajan nimi. Nimi on pakollinen tieto ja se tuodaan tunnistetulle olemassa olevalle toimittajalle toimittajarekisteristä. Muussa tapauksessa nimi tuodaan joko verkkolaskuaineistosta tai sähköpostitse saapuneelta laskulta tulkittuna tietona.

Y-tunnus - Toimittajan y-tunnus. Y-tunnus on pakollinen tieto. Verkkolaskuille tieto tuodaan laskuaineistosta ja sähköpostitse saapuneelta laskulta tieto tulkitaan. Jos toimittajalla ei ole y-tunnusta voi kenttään lisätä muun numeraalisen arvon (ei henkilötunnusta) tai yksityisasiakkaan nimen pienillä kirjaimilla yhteen ilman ääkkösiä ja pituus max 20 merkkiä.

Maa - Toimittajan maatunnus. Maa on pakollinen tieto ja se tuodaan olemassa olevalle toimittajalle automaattisesti toimittajarekisteristä. Uudelle toimittajalle tieto tulee lisätä.

Pankkitili - Toimittajan pankkitili. Pankkitili on pakollinen tieto ja se tuodaan joko verkkolaskuaineistosta tai sähköpostitse saapuneelta laskulta tulkittuna tietona.

BIC/Swift - Toimittajan pankin BIC/Swift-koodi, joka tuodaan joko verkkolaskuaineistosta tai sähköpostitse saapuneelta laskulta tulkittuna tietona.

Toimittajan tunnistaminen rekisteristä

Laskujen sisäänluvun yhteydessä toimittajan tiedot tarkastetaan toimittajarekisteristä y-tunnuksen tai ALV-numeron perusteella.

Jos toimittaja löytyy rekisteristä, sen tiedot tuodaan laskulle ja toimittaja-osiossa on infoteksti Olemassaoleva toimittaja.

Jos samalla y-tunnuksella tai ALV-numerolla löytyy monta toimittajaa rekisteristä, verrataan seuraavaksi laskun pankkitiliä rekisterissä olevaan toimittajan pankkitiliin.
- Jos yksilöllinen täsmäytys näillä tiedoilla löydetään, tuodaan tämän toimittajan tiedot laskulle.
- Jos yksilöllistä täsmäytystä ei voida näiden tietojen perusteella tehdä, jätetään valinta tekemättä.
Jos toimittajaa ei yllä olevilla määrittelyillä onnistuneesti löydetä rekisteristä, tuodaan kenttiin tiedot, jotka on saatu laskuaineistoista. Toimittaja-osiossa näytetään infoteksti Uusi toimittaja.

Uuden toimittajan käsittely

Kun olemassa olevaa toimittajaa ei löytynyt ja Toimittaja-osiossa on merkintä Uusi toimittaja, voi käyttäjä

valita olemassa olevan toimittajan listalta etsimällä toimittajanumerolla, toimittajan y-tunnuksella tai nimellä. Toimittajaa voi etsiä myös toimittajan nimen osalla.
luoda uuden toimittajan täydentämällä toimittajan maatiedon ja tarkastamalla muut toimittajalle tuodut tiedot. Jos infotekstissä on teksti Uusi toimittaja, luodaan uusi toimittaja Ostolaskujen rekisteriin laskun siirron yhteydessä laskulla annetuilla tiedoilla seuraavalla suurimmalla vapaalla numerolla.
- Laskulle tallennetaan kommenttikenttään tieto siitä, että laskun toimittaja on tallennettu uutena toimittajana rekisteriin. Lisätietoja tästä toiminnosta ohjeessa Lasku kierrossa tarkastuksen jälkeen.
- Uuden toimittajan luominen laskun käsittelyssä ei vaadi yrityskohtaisen pääkäyttäjän oikeuksia rekistereihin.

Olemassa olevan toimittajan tietojen päivittäminen

Jos valitun toimittajan nimeä tai y-tunnusta muutetaan, kerrotaan infotekstissä asiasta käyttäjälle ja laskun tarkastuksen jälkeen muutokset päivitetään myös toimittajarekisteriin.

Toimittajan pankkitilien hallinta

Jos on tarvetta muuttaa toimittajan pankkitiliä, voidaan se tehdä valitsemalla listalta toimittajan toinen pankkitili rekisteristä tai syöttämällä kokonaan uusi pankkitili. Uusi pankkitili tallennetaan toimittajan asetuksiin laskun tarkastuksen yhteydessä ja käyttäjää informoidaan tästä kierrossa. Lue lisää ohjeita tästä kappaleessa Lasku kierrossa tarkastuksen jälkeen.

Toimittajan uudelleenvalinta

Jos laskulle on valittu väärä toimittaja voi sen poistaa ikonista:

Tämä Tyhjennä kentät -painike löytyy toimittajan infotiedon vierestä. Tämä poistaa valitun toimittajan laskulta, mahdollistaa uuden toimittajan luonnin ja tietojen syöttämisen laskulta.

Toimittajan oletusmaksuehto

Jos rekisterissä on toimittajalle määritetty oletusmaksuehto, lisätään maksuehto laskulla käytettäväksi kiertoon siirron yhteydessä. Lue lisää ohjeita tästä kappaleessa Lasku kierrossa tarkastuksen jälkeen.

Lasku

Lasku-osio käsittelee laskun tietoja. Osiossa näytettävät tiedot on poimittu verkkolaskuaineistosta tai tunnistettu laskun kuvalta tekstintunnistuksella. Laskun käsittelijä tarkastaa laskun tiedot oikeiksi ja täydentää tai muuttaa niitä tarvittaessa.

Laskun numero - Laskun tiedoista poimittu laskun numero. Pakollinen tieto.

Laskun päivämäärä - Laskun tiedoista poimittu laskun päivämäärä. Pakollinen tieto.

Eräpäivä - Laskun tiedoista poimittu laskun eräpäivä. Mikäli Eräpäivä-kenttä on tyhjä, voi eräpäivän syöttää kentän yläpuolella olevilla pikanäppäimillä. Pakollinen tieto.

0 - Eräpäivä on sama kuin laskupäivä.

+14 - Eräpäivä lasketaan 14 päivää eteenpäin laskun päiväyksestä.

+30 - Eräpäivä lasketaan 30 päivää eteenpäin laskun päiväyksestä.

# - Voit syöttää haluamasi määrän päiviä, minkä perusteella eräpäivä lasketaan laskun päivästä. Päivien määrän pitää olla 0-365 päivän rajoissa. Syötä kenttään päivien lukumäärä, jolloin uusi eräpäivä lasketaan syötettyjen päivien mukaisesti.

Viitenumero - Laskun tiedoista poimittu viitenumero.

Viesti - Laskulla oleva viesti laskun maksua varten. Vaihtoehtoinen viitenumerolle. Maksun viesti poimitaan löytyessään verkkolaskun sanoman elementistä InvoiceDetails/InvoiceFreeText. Maksun viestiä ei poimita laskun tulkinnassa.

Tositepäivä - Laskun kirjanpidollinen tositepäivä. Mikäli lasku halutaan kirjata kirjanpidossa eri kaudelle kuin mille laskun päiväys sen veisi, voidaan Tositepäivä-kenttään täyttää haluttu päivämäärä.

Tilausnumero - Laskulle annettu tilausnumero, tai muu kentässä käytetty kohdistustieto. Tilausnumero poimitaan löytyessään verkkolaskun sanoman elementistä InvoiceDetails/OrderIdentifier. Tilausnumeroa ei poimita laskun tulkinnassa.

Viitteenne - Laskulle annettu viitetieto, tai muu kentässä käytetty kohdistustieto. Viitteenne-arvo poimitaan löytyessään ensisijaisesti verkkolaskun sanoman elementistä BuyerContactPersonName, ja toissijaisesti elementistä BuyerReferenceIdentifier. Arvoa ei poimita laskun tulkinnassa.

Kommentti - Laskulle lisätty kommentti siirretään laskun mukana Ostolaskujen laskunäkymän kommentteihin.

Suoraveloitus - Laskun merkitseminen suoraveloitukseksi. Suoraveloitusmerkintä voidaan valita joko yksittäisille laskuille tai se voidaan myös määritellä halutun toimittajan toimittajatietoihin (Rekisterit – Toimittajat), jolloin kyseisen toimittajan laskut saapuvat aina oletuksena suoraveloituslaskuina.

Valuutta - Laskulta poimittu valuuttatieto. Pakollinen tieto. HUOM! Valuuttakurssi päivittyy ostolaskulle vasta, kun lasku tallennetaan ensimmäisen kerran Ostolaskujen kierrätyksen puolella.

Yhteensä - Laskulta poimittu loppusumma. Pakollinen tieto.

Laskun siirtäminen eteenpäin tarkastuksen jälkeen

Kun laskun tiedot on tarkastettu, voidaan lasku tiliöidä tai siirtää kiertoon.

Laskun tiliöinnistä voit lukea seuraavassa kappaleessa.

Lasku siirretään tarkastuskiertoon laskulomakkeen alareunan toimintopainikkeella Merkkaa tarkastetuksi:

Laskun merkitseminen tarkastetuksi ei onnistu, mikäli laskun pakollisia tietoja puuttuu, tiliöinnissä on puuttuva tili, tai laskun summa ei ole kokonaan tiliöity. Tarkista tarvittaessa nämä tiedot.

Tiliöinti

Lue lisää laskun tiliöinnistä täällä.