Laskujen tuonti tulkinta- ja tiliöintiratkaisuun

Muut tuetut sähköpostilla vastaanotettujen laskujen käsittelyt

Mahdolliset virhetilanteet laskujen tuonnissa

Tämä ohje kertoo Heeros Ostolaskut tulkinta- ja tiliöintiratkaisun toiminnasta. Mikäli etsit ohjetta Ostolaskujen kierrätyksen, reskontran, tai matkalaskujen käytöstä, löydät etsimäsi täältä.

Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisu tukee laskujen vastaanottoa sähköpostilla sekä verkkolaskuina.

Laskujen tuonti sähköpostilla

Vastaanottajakohtaiset sähköpostiosoitteet laskujen tuomiseksi ratkaisuun luodaan Ostolaskujen käyttöönoton yhteydessä ratkaisuun perustettaville yrityksille. Asiakkaan/toimittajan vastuulla on käyttää oikeaa sähköpostiosoitetta ostolaskuja lähetettäessä. Sähköposti ei tarvitse sähköpostiosoitteen lisäksi muita tunnistetietoja.

Lasku lähetetään ratkaisuun sähköpostin liitteenä, jonka tuettu muoto on PDF, .jpeg, .jpg, tai .png (kuvatiedoston korkeuden on oltava yli 100px). Mikäli yhdessä sähköpostissa lähetetään useampi liite, tulee liitteiden olla yksilöllisesti nimettyjä.

Vastaanotetun sähköpostin palvelukuvauksen mukainen liitetiedosto analysoidaan heti saavuttuaan ja laskun tiedot poimitaan tulkinnassa. Tulkitun tiedon perusteella laskulle kohdistetaan rekisteristä toimittaja ja laskulle lisätään mahdolliset toimittajan oletusarvot, kuten oletustiliöinti.

Laskujen nopein käsittelytapa

1 PDF, JPEG tai PNG tiedostomuodon lasku per 1 sähköposti
- Lasku analysoidaan, tarkastetaan ja tiliöidään ilman ylimääräisiä käsittelytoimia.
1 PDF, JPEG tai PNG tiedostomuodon lasku ja muun formaatin liitetiedosto per 1 sähköposti
- Lasku analysoidaan, tarkastetaan ja tiliöidään ilman ylimääräisiä käsittelytoimia – liite on tarkasteltavissa ja seuraa laskun mukana.
1 monisivuinen PDF, jossa lasku liitteineen, per 1 sähköposti
- Lasku analysoidaan, tarkastetaan ja tiliöidään ilman ylimääräisiä käsittelytoimia. Tietojen tarkastuksessa suositellaan tarkkuutta laskun kokonaissumman tarkastamisen osalta, sillä laskun analyysi etsii yleisesti laskun loppusummaa tiedoston viimeiseltä sivulta, joka mahdollisesti on liitetiedosto.

Muut tuetut sähköpostilla vastaanotettujen laskujen käsittelyt

1 monisivuinen PDF, jossa on useita laskuja
- Käsitelläkseen kaikki tiedoston sisältämät laskut, käsittelijän pitää suorittaa sivukohtainen laskujen jakotoiminto. Huomioithan, että ratkaisu tukee sivukohtaista laskujen jakoa vain oletuksella, että laskut ovat perättäisessä sivujärjestyksessä.
Useampi PDF, JPEG tai PNG tiedostomuodon lasku per 1 sähköposti
- Käsitelläkseen kaikki sähköpostin sisältämät laskut, käsittelijän pitää suorittaa liitekohtainen laskujen jakotoiminto.
PDF, JPEG tai PNG tiedostotyypin lasku ja 1 tai useampi PDF, JPEG, tai PNG tiedostotyypin liite per 1 sähköposti.
- Sähköpostin sisältäessä useamman tuetun tiedostomuodon, voi esiintyä, että laskun liite tulee valikoiduksi laskun kuvaksi laskun sisään luvussa. Jos näin käy, kirjanpitäjän pitää vaihtaa oikea laskutiedosto laskun kuvaksi tähän tarkoitetulla toiminnolla.
PDF, JPEG tai PNG tiedostotyypin laskun koko ylittää 10MB
- Tämänhetkisen suorituskyvyn rajoitteen takia kooltaan 10MB ylittäviä laskutiedostoja ei voida automaattisesti analysoida. Nämä laskut pitää käsitellä eteenpäin käsin tiedot antaen.

Verkkolaskut

Myös verkkolaskut voidaan ohjata Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisuun Heeros Linkin sijaan. Verkkolaskuille ei toteuteta laskun tietojen tulkintaa, mutta laskut saadaan yhtenäiseen prosessiin sujuvaan tiliöintiin ja kierrätykseen. Verkkolaskun tietojen perusteella laskulle kohdistetaan rekisteristä toimittaja ja laskulle lisätään mahdolliset toimittajan oletusarvot, kuten oletustiliöinti.

Verkkolaskujen ohjaamisesta Ostolaskuihin sovitaan erikseen ja reititys tilataan operaattorilta Heeroksen toimesta.

Ei tuetut laskutyypit

Muun tiedostomuodon laskut
- Ostolaskut ei tue muita tiedostomuotoja, kuin aiemmin mainitut PDF, jpeg, jpg ja png. Esimerkiksi vastaanotetut Word- ja Excel-tiedostot päätyvät “Analyysi epäonnistui” -tilaan, josta ne voi ladata omalle koneelle, tallentaa laskun käsin PDF-muotoon, ja lähettää tämän jälkeen uudelleen vastaanottosähköpostiin. Suosittelemme ohjeistamaan laskun lähettäjää lähettämään jatkossa tuettua muotoa.
Laskut ja liitteet erillisissä sähköposteissa, vaikka kuuluisivat yhteen
- Tulkinta- ja tiliöintiratkaisu ei tällä hetkellä tue mahdollisuutta yhdistää kahden eri sähköpostin sisältämiä tietoja. On suositeltua, että lasku tarkastetaan, mahdolliset liitteet tallennetaan sekä lisätään laskulle laskun siirryttyä kierrätysratkaisuun.

Mahdolliset virhetilanteet laskujen tuonnissa

Lähetys väärin kirjoitettuun tai ei voimassaolevaan vastaanottajakohtaiseen sähköpostiosoitteseen
- Mikäli vastaanotamme sähköpostilähetyksen @heeros-invoices-fi.com muotoiseen osoitteeseen, jota ei ole perustettu, teemme lähetyksille manuaalisen virhekäsittelyn. Laskun lähettäjä ei tällä hetkellä saa automaattista tietoa virheestä.
- Huomioittehan, että virhekäsittely tehdään viikon sisällä epäonnistuneesta lähetyksestä. Virhekäsittely tarkistaa ensin, onko epäonnistunutta lähetystä seurannut uusi onnistunut lähetys. Mikäli laskun voidaan todeta lähetetyn myöhemmin onnistuneesti, ei virhekäsittelystä seuraa toimia.
- Mikäli laskua ei todeta löytyneeksi, tai tapauksessa koetaan muuten jotain epäselvyyttä, laitamme etenkin toistuvasta virheellisestä lähetyksestä tiedon asiakkaan yhteyshenkilölle palvelupyynnöllä. Virheellinen lähetys voidaan toisinaan myös suoraan korjata oikeaan osoitteeseen manuaalisesti.
Sähköpostin liitteenä saman niminen tiedosto useampaan kertaan
- Mikäli sähköpostin liitteet eivät ole yksilöllisesti nimetty, voi sähköpostin vastaanotossa koitua ongelmia, kuten, että ratkaisuun tulee useasta samannimisestä tiedostosta liitteisiin vain yksi. Tästä syystä tulisi samassa sähköpostissa lähetetyt tiedostot nimetä yksilöllisesti (esim. _1.pdf,_2.pdf_3.pdf), vaikka kyseessä olisi muuten saman laskun, kuten vastikkeiden, kopioiminen.