Toiminnot ja näkymät
Laskun tarkastus- ja tiliöintinäkymä
Laskun alkuperäinen sähköposti
Tämä ohje kertoo Heeros Ostolaskut tulkinta- ja tiliöintiratkaisun toiminnasta. Mikäli etsit ohjetta Ostolaskujen kierrätyksen, reskontran, tai matkalaskujen käytöstä, löydät etsimäsi täältä.
Laskujen listanäkymä
Sisäänkirjautumisen jälkeen aukeaa laskujen listanäkymä, jossa näkyy kaikki järjestelmässä olevat laskut, joihin käyttäjällä on käyttöoikeus. Laskujen listanäkymästä voidaan suodattaa tai hakea laskuja. Käsittelyä varten yksittäinen lasku avataan omaan näkymäänsä.
Listanäkymän vasemmassa laidassa on näkyvillä käytettävissä olevat suodattimet sekä hakukenttä. Eri suodattimia voi käyttää samaan aikaan rajaamaan näytettyjä laskuja listauksessa.
Haku - Hakukentässä voit hakea laskuja toimittajan nimen, toimittajan tunnuksen (y-tunnus tai ALV-tunnus) tai laskun numeron perusteella.
- HUOM! Hakukenttä huomioi myös kirjainkoon, eli toimittajan nimessä olevat isot alkukirjaimet tulee huomioida.
Käsittelyvaihe - Voit suodattaa laskuja tilan perusteella
- Odottaa tarkastusta. Käsittelijältä odotetaan toimia: Laskun tiedot on analysoitu ja lasku odottaa tarkastusta
- Epäonnistui. Käsittelijältä odotetaan toimia: Laskun analysointi on epäonnistunut eli laskussa on kauttaaltaan vajavaiset tiedot, tai laskun siirtäminen tietojen tarkastuksen jälkeen on epäonnistunut
- Siirretty. Lasku on tarkastettu ja onnistuneesti siirretty kiertoon. Ei vaadi käyttäjältä enää toimia.
Asiakas - Voit suodattaa laskuja asiakkaan eli maksajan perusteella
- Listalla näkyvät kaikki ne asiakkaat, jotka on luotu Ostolaskuihin
- Ylimpänä listalla voi näkyä loppuasiakas “Tuntematon”, joka tulee näkyviin, kun Ostolaskuissa on laskuja, joille ei ole onnistuneesti määritetty asiakasta
Laskujen listanäkymä suodattuu sitä mukaan, kun suodattimia valitaan. Yksittäisen laskun saa avattua klikkaamalla laskuriviä.
Voit kopioida listan tietoja painamalla ja pitämällä alhaalla näppäimistöstä Ctrl+y ja maalaamalla samalla kopioitavat rivit. Tämän jälkeen vapauta ja kopioi painamalla Ctrl+c. Voit liittää kopioidut tiedot esim. Excel-taulukkoon menemällä Exceliin ja liittämällä tiedot näppäinyhdistelmällä ctrl+v. Rivitietojen kopiointitoimintoa voi käyttää, mikäli on tarve tarkastella Ostolaskuissa käsiteltyjä laskuja tekemällä esim. yhteenlaskuja laskudatasta.
Laskun tarkastus- ja tiliöintinäkymä
Laskun avaamisen jälkeen laskun kuva näkyy vasemmalla puolella ja laskun tarkastettavat tiedot oikealla puolella.
Laskun kuvaan liittyvät toimintopainikkeet löytyvät laskun kuvan oikeasta yläkulmasta tai laskun kuva vierestä oikealta. Oikealla puolella alapalkissa olevilla toimintopainikkeilla hallitaan laskun tarkastukseen liittyviä toimintoja.
Toimintopainikkeet
Laskun kuvan ja liitteiden toiminnot
Avaa laskun kuva erilliseen ikkunaan
Avaa laskun liiteluettelo
Avaa laskun alkuperäinen sähköposti (ei verkkolaskuilla)
Suurenna/Pienennä laskun kuvaa
Laskun tarkastuksen toiminnot
Laskun saa suljettua vasemman alakulman sulje-painikkeesta.
Oikean alakulman Lisätoiminnot -palkista löytyvät seuraavat toiminnot:
Poista lasku. Painike poistaa laskun tiliöinti- ja tulkintaratkaisusta.
Tallenna. Painike tallentaa laskulomakkeelle tehdyt muutokset.
Tarkastusketju. Painikkeesta aukeaa laskun tähän astiset historiatiedot.
Kopioi lasku. Toiminto muodostaa ostolaskusta kopion.
Merkkaa tarkastetuksi. Painike merkitsee lasku tarkastetuksi ja tallentaa laskulomakkeelle tehdyt muutokset.
Laskun alkuperäinen sähköposti
Vastaanottajakohtaiseen sähköpostiin saapuneen laskun alkuperäinen sähköposti avautuu pieneen ponnahdusikkunaan laskun päälle. Sähköposti sisältää saapuneen sähköpostin kirjoitetun viestin lisäksi tiedot sähköpostin lähettäjästä, lähetysajasta, otsikosta, sekä sähköpostin sisältämistä liitteistä. Alkuperäisen viestin liitteet voi avata tarkasteltavaksi ponnahdusikkunan alaosasta. Huomioithan, että tämä liitelistaus nimeää myös mahdolliset sähköpostin allekirjoituksen sisältämät liitteet, joita ei tuoda ratkaisuun varsinaisiksi liitteiksi (alle 400px korkeat kuvatiedostot).
Sähköpostin avautumiseen vaikuttaa sähköpostin alkuperäinen muotoilu.
Laskun tarkastusketju
Laskun käsittelyn historiatiedot avautuvat uuteen välilehteen tarkastelua varten. Yksityiskohtaiset tiedot laskulla muutetuista otsikkotason tiedoista tai tiliöinnin muutoksista avautuvat haluttua riviä klikkaamalla.
Mikäli kentälle esitetään tyhjä arvo, se tarkoittaa sitä, että käyttäjä on tyhjentänyt kentässä aiemmin olleen, esim. laskulle tulkitun tai verkkolaskulla tulleen tarpeettoman arvon.
Laskun kopiointi
Laskun kopiointi on valittavissa lisätoimintojen valikosta. Ostolaskun kopiointi on mahdollista vain silloin, kun ostolaskun tietoja vielä vahvistetaan tai kun ostolasku on jo siirretty ostoreskontraan. Kun ostolasku on tietojen vahvistusvaiheessa, vain laskun lukinnut käyttäjä voi kopioida kyseisen laskun. Jos laskua ei ole mahdollista kopioida, kopiointikuvake ei ole käytössä.
Valitse painike Kopioi lasku, minkä jälkeen voit määrittää, kuinka monta lisäkappaletta laskusta haluat. Valitse myös sisällytetäänkö kopioihin alkuperäisen laskun liitteet ja tiliöinti. Kopiot luodaan taustalla.
Kopioiduissa laskuissa on kopiomäärästä riippuen lisäys _1, _2, _3 jne. laskunumerossa, jotta ne erottuvat alkuperäisestä laskusta.