Virhetilanteet myyntilaskun lähetyksessä

Yleisimmät myyntilaskuvirheet

Hinta ei voi olla negatiivinen
Seliterivit eli nollasummaiset otsikkorivit
Myyjän ja ostajan alv-tunnukset
Tuotenimi puuttuu riviltä
Myyjän osoitetiedot ja y-tunnus
Asiakastiedot
Tietojen tarkistus laskulomakkeella
Mitä teen, jos lasku jää lähtemättä puuttuvien tai virheellisten tietojen takia?
Yhteysvirhe

Tämä artikkeli koskee laskuja, jotka ovat Heeros Myyntilaskuissa Virhe lähetyksessä -tilassa. Löydät tarkemman virhekoodin myyntilaskun Muutokset -välilehdeltä. 
Katso myös artikkeli: Operaattorin virheviestit myyntilaskuihin liittyen

1.4.2021 alkaen myyntilaskujen lähetyksen tila tulee tarkistaa itse joko Tilitoimiston Dashboardilta (lue lisää täältä) tai yrityksen Myyntilaskuista, Laskut - Lähtevät-näkymästä.

Hinta ei voi olla negatiivinen

Mikäli haluat tehdä laskulle negatiivisen laskurivin (koskee myös hyvityslaskuja), tulee määrä-kenttä merkitä negatiiviseksi. Laskurivillä olevaa a-hintaa ei saa merkitä negatiiviseksi, tämä estää laskun lähetyksen vastaanottajalle. A-hinnan merkintä negatiiviseksi on estetty Myyntilaskujen uudella laskulomakkeella, vanhalla laskulomakkeella merkintää ei ole estetty.

Seliterivit eli nollasummaiset otsikkorivit

Myyntilaskuissa on aiemmin ollut mahdollista lisätä laskuille ns. seliterivejä (nollasummaisia otsikkorivejä). Seliterivit eivät ole enää tuettuja verkkolaskutuksessa (XML-aineistossa) ja niiden käyttöä tulisi välttää. Nollasummaisten seliterivien lisääminen laskulle estää laskun toimituksen vastaanottajalle verkkolaskuna. Kun lasku lähetetään kirjeenä, sähköpostina tai ainoastaan Arkistoon, seliterivit voivat nousta laskun kuvalle (PDF).

Nollasummaiset seliterivit näyttävät laskua tehdessä tällaisille:

...ja valmiilla laskun kuvalla tällaisille:

Laskurivillä voidaan käyttää selitettä tai selite voidaan lisätä laskun selite- tai lisäselitekenttään.

Myyjän ja ostajan alv-tunnukset

Mikäli laskulla on alvia, tulee laskulla olla aina myyjän alv-tunnus. Ostajan alv-tunnus vaaditaan, mikäli kyseessä on käänteinen alv. Mikäli laskulla ei ole ollenkaan alvia, ei alv-tunnuksia tarvita. Laskulla tulee kuitenkin tässä tapauksessa olla täytettynä myyjän y-tunnus. Henkilöasiakkailla ei tarvitse olla alv- tai y-tunnusta täytettynä.

Tuotenimi puuttuu riviltä

Tuotenimi on pakollinen tieto laskurivillä (ArticleName). Laskun lähetys ei onnistu, mikäli laskuriviltä puuttuu tuotenimi. 

Tuoterekisterissä pakollisia tietoja ovat Koodi ja Nimi, varmista että tiedot on varmasti täytetty jokaiselle tuotteelle:

• Koodi (1-70 merkkiä, Myyntilaskut edellyttää koodia jokaiselle tuotteelle)
• Nimi (1-100 merkkiä)

Myyjän osoitetiedot ja y-tunnus

Laskulla tulee olla täydennettynä myyjän osoite- ja y-tunnus-tiedot. Myyntilaskujen asetuksissa nämä tiedot pääsee täyttämään kohdassa Asetukset – Yleiset – Yrityksen tiedot:

Seuraavat tiedot tulee olla täydennettynä:

• Yrityksen nimi - vähintään 2 merkkiä, 70 merkin jälkeen tieto jaetaan uudelle riville
• Oma y-tunnus
• Katuosoite - vähintään 2 merkkiä, enintään 105 merkkiä, 35 merkin jälkeen jaetaan uudelle riville
• Postinumero - 2-35 merkkiä, suomalaisessa postinumerossa tasan 5 merkkiä
• Postitoimipaikka - 2-35 merkkiä
• Maa - valitaan listalta

Asiakastiedot

Asiakastiedoissa on mahdollista syöttää asiakkaalle kolme eri osoitetta:

• Asiakkaan osoite (pakollinen)
• Laskutusosoite (vapaaehtoinen)
• Toimitusosoite (vapaaehtoinen)

Laskutus- ja toimitusosoite ovat vapaaehtoisia – HUOM! Laskutusosoite on käytössä vain uudella laskulomakkeella! Huomioithan kuitenkin, että mikäli osoitetiedot täytetään, tulee tietojen olla täydellisesti täytettyjä. Tämä tarkoittaa sitä, että asiakkaan osoitetiedoissa tulee täyttää niin nimi, katuosoite, postinumero, kaupunki kuin maatietokin. Mikäli laskutus- tai toimitusosoitetta ei haluta täyttää, tulee kaikkien kenttien olla tyhjiä. Vaillinaisesti täytetyt osoitetiedot aiheuttavat laskun lähetyksen epäonnistumisen.

Asiakkaan pakolliset perustiedot:

• Tunnus - Myyntilaskujen edellyttämä tunniste asiakkaalle, 1-70 merkkiä
• Nimi - vähintään 2 merkkiä, 70 merkin jälkeen tieto jaetaan uudelle riville
• HUOM! Mikäli lasku sisältää arvonlisäveroa, täytyy Y-tunnus sekä Alv-tunnus olla täytettynä. Kentät eivät ole Myyntilaskuissa pakollisia, koska asiakas voi olla myös veroton.

Pakolliset kentät Asiakkaan osoite -välilehdellä:

• Nimi 2 - ei pakollinen, vähintään 2 merkkiä, 70 merkin jälkeen jaetaan uudelle riville
• Katuosoite - vähintään 2 merkkiä, enintään 105 merkkiä, 35 merkin välein jaetaan uudelle riville
• Postinumero - 2-35 merkkiä, suomalaisessa postinumerossa tasan 5 merkkiä
• Kaupunki - 2-35 merkkiä
• Maa - haetaan alasvetovalikosta

Laskutusosoite-välilehden pakolliset tiedot, mikäli mikä tahansa merkityistä kentistä on täytetty:

• Nimi - ei pakollinen, vähintään 2 merkkiä, 35 merkin jälkeen tiedot jaetaan uudelle riville
• Nimi 2 - ei pakollinen, vähintään 2 merkkiä, 35 merkin jälkeen tiedot jaetaan uudelle riville
• Katuosoite - vähintään 2 merkkiä, 35 merkin jälkeen tiedot jaetaan uudelle riville
• Postinumero - 2-35 merkkiä, suomalaisessa postinumerossa tasan 5 merkkiä
• Kaupunki - 2-35 merkkiä
• Maa - haetaan alasvetovalikosta

Toimitusosoite-välilehden pakolliset tiedot, mikäli mikä tahansa merkityistä kentistä on täytetty:

• Nimi 2 - ei pakollinen, vähintään 2 merkkiä, 35 merkin jälkeen tiedot jaetaan uudelle riville
• Katuosoite- vähintään 2 merkkiä, 35 merkin jälkeen tiedot jaetaan uudelle riville
• Postinumero - 2-35 merkkiä, suomalaisessa postinumerossa tasan 5 merkkiä
• Kaupunki - 2-35 merkkiä
• Maa - haetaan alasvetovalikosta

Tietojen tarkistus laskulomakkeella

Kun laskua tehdään Myyntilaskuissa on hyvä tarkistaa, että laskulomakkeella on varmasti nähtävissä kaikki pakolliset tiedot. Laskulomakkeella pakolliset osoitetiedot on merkitty punaisella. Sinisellä merkityt toimitusosoitekentät eivät ole pakollisia, mutta mikäli yhteenkin kenttään on täytetty tietoja, tulee kaikki kentät täyttää – tai tyhjentää kaikki sinisellä merkityt kentät.

Laskulomakkeelle on merkitty myös muita tietoja ja niiden merkkipituuksia.

Uuden laskulomakkeen tiedot:

Varmista että olet valinnut laskulle myös myyjän pankkitilin, jolle rahat halutaan maksettavan. Mikäli pankkitiliä ei ole valittu, jää laskun lähetys virheeseen ilmoituksella: Pankkitiliä ei löytynyt.

Mitä teen, jos lasku jää lähtemättä puuttuvien tai virheellisten tietojen takia?

Myyntilaskujen lähetyksen tila tulee tarkistaa itse joko Tilitoimiston Dashboardilta (lue lisää täältä) tai yrityksen Myyntilaskuista, Laskut - Lähtevät-näkymästä.

Mikäli laskuja on jäänyt Heeros Myyntilaskuissa Virhe lähetyksessä -tilaan:

• Mene Laskut - Lähtevät-näkymään 
• Klikkaa Palauta Valmis-tilaan –painiketta ja valitse haluttu vaihtoehto 
• Korjaa valmis-tilaisilta laskulta lähetyksen estävät virheet ja lähetä laskut uudelleen.

(Näille laskuille ei siis tarvitse täyttää myyntilaskujen palautuksen palvelupyyntölomaketta, kuten operaattorilla virheeseen jääneille laskuille, vaan palautuksen saa tehtyä ohjelmassa itse.)

HUOM! Valmis-tilaan palautus tällä painikkeella toimii vain Virhe lähetyksessä -tilassa oleville laskuille.

Yhteysvirhe

Satunnaisesti laskun lähettäminen voi epäonnistua myös tiedonsiirrossa tapahtuvan yhteysvirheen takia. Tällöin lasku jää Laskut - Lähtevät -näkymälle ja sen tilana on Virhe lähetyksessä. Lasku voi jäädä yhteysvirheeseen esimerkiksi operaattorin lauantaisen huoltokatkon aikana klo 16-20 välillä. Nämä käsitellään automaattisesti eteenpäin. Tällaisessa tilanteessa laskun Muutokset-välilehdellä on esimerkiksi seuraavanlaisia virheilmoituksia: 

• heeros-sales-robot: POST https://api.cloud.heeros.com/login-v1 failed with 502 
• heeros-sales-robot: GET https://dr.cloud.heeros.com/DominoRouter.nsf/ViewRows.xsp?tt=00000&type=DOCUMENT&application=LINK&view=(Settings) failed with 504 
• heeros-sales-robot: GET failed with 502&id=39E885F605045DE3C22586700037B1BF&application=VENDA failed with 502 
• heeros-sales-robot: PATCH https://dr.cloud.heeros.com/DominoRouter.nsf/Document.xsp?tt=00000&id=B351040CB22A24F9C2258696002ADB4E&application=LINK failed with 404 
• heeros-sales-robot: Laskun lähetyksessä virhe: Laskun tietojen haussa tapahtui virhe 

Nämä laskut voit palauttaa valmis-tilaan ohjelmassa Lähtevät-näkymästä löytyvällä painikkeella, ja lähettää sellaisenaan uudelleen.

(Näille laskuille ei siis tarvitse täyttää myyntilaskujen palautuksen palvelupyyntölomaketta, kuten operaattorilla virheeseen jääneille laskuille, vaan palautuksen saa tehtyä ohjelmassa itse.)

HUOM! Valmis-tilaan palautus tällä painikkeella toimii vain Virhe lähetyksessä -tilassa oleville laskuille.