Laskujen siirto kirjanpitoon
Laskun merkintä siirretyksi
Palautus kirjanpidosta
Laskun palautus kirjanpidosta
Ostoreskontra-Ostolaskuista siirretään kirjanpitoon sekä laskut että suoritukset. Tässä ohjeessa kerrotaan miten laskut siirretään kirjanpitoon. Siirto kirjanpitoon tehdään Siirrettävät-osiossa. Suoritusten siirrosta ja palautuksesta kirjanpitoon voit lukea täällä.
Laskujen siirto kirjanpitoon
Kirjanpitoon siirrettävien laskujen tulee olla tiliöityjä. Mikäli laskun tiliöinti puuttuu, siirtoraportille tulee ilmoitus Laskua ei ole tiliöity, eikä laskua tällöin siirretä kirjanpitoon. Mikäli laskuille ei ole vielä tässä vaiheessa annettu tositenumeroita, tulee ne antaa ennen kirjanpitoon siirtoa, saman näkymän Tositenumerointi -painikkeella.
Siirry Siirrettävät – Ostolaskut -näkymään ja valitse kirjanpitoon siirrettävät laskut klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun. Siirrä valitut laskut klikkaamalla Kirjanpitoon-painiketta.
Siirrosta muodostuu raportti, johon on eritelty siirretyt laskut ja yhteissumma. Siirtotiedosto tulee tallentaa haluttuun kohdehakemistoon, josta tiedosto noudetaan käyttämäänne kirjanpito-ohjelmaan. Jos käytössä on Heeros Kirjanpito, siirtyvät laskut siirron yhteydessä suoraan kirjanpitoon, eikä tiedostoa tarvitse tallentaa tai tehdä erillistä vientiä.
Kirjanpitoon siirretyt laskut näkyvät niin kauan Siirretyt – Ostolaskut -näkymässä, kunnes ne on siirretty arkistoon. Vaaleansininen kirja laskurivillä kertoo, että lasku on siirretty kirjanpitoon. Arkistoinnin jälkeen laskut näkyvät Siirretyt – Arkistoidut -näkymässä.
Kirjanpitoon siirretyn laskun tietoja ei voida enää muokata Ostolaskuissa. Lasku tulee ensin palauttaa perusjärjestelmästä muokkausta varten takaisin Ostolaskuihin. Huom! Mikäli kyseinen lasku on jo arkistoitu, tulee se ensin palauttaa myös arkistosta.
Laskun merkintä siirretyksi
Ostolasku voidaan merkitä siirretyksi manuaalisesti, ilman varsinaisen siirtotiedoston muodostamista. Toiminnallisuus on saatavilla oma toimisto -tason käyttäjille, sekä pääkäyttäjille, joilla on määritetty oikeus hallita laskujen siirtoja.
Valitse haluttu lasku tai halutut laskut, ja valitse Merkitse siirretyksi.
Laskun/laskujen tila päivitetään siirretyt-näkymään, sekä historiatietoihin kirjataan, että lasku on merkitty siirretyksi käyttäjän toimesta. Siirretyksi merkitty lasku on tarvittaessa normaalisti palautettavissa siirretyt-näkymällä.
Manuaalisesti siirretyksi merkitseminen mahdollistaa sen, että laskun tila saadaan päivitettyä kätevästi silloin, kun varsinainen uudelleensiirto liittymään ei ole tarpeen. Esim. Heeros Kirjanpidosta maksutietojen tai hyvityslaskujen hallintaa varten palautettu lasku voidaan kuitata siirrettävät-näkymältä käsin siirretyksi, kun kirjanpidollisesti merkittäviä tietoja ei ole muutettu. Myös Purchase Invoice REST -hakurajapinnan kautta reskontrasiirtoja toteuttavat asiakkaat voivat tällä tavoin halutessaan kuitata siirrettävien näkymältä laskuja.
Palautus kirjanpidosta
Mikäli lasku on kirjanpitosiirron jälkeen arkistoitu Arkistoon tulee se ensin palauttaa arkistosta, jonka jälkeen se voidaan palauttaa kirjanpidosta. Arkistosta palautettu lasku siirtyy takaisin Siirretyt-näkymään, jossa varsinainen kirjanpidosta palautus tehdään.
Siirretyt -näkymässä näkyvät kaikki laskut ja suoritukset, jotka on
- siirretty kirjanpitoon, mutta niitä ei ole vielä arkistoitu
- palautettu takaisin arkistosta
Voit hakea näkymään laskuja/suorituksia myös haluamaltasi päivältä tai aikaväliltä. Mikäli haet laskuja/suorituksia tietyltä aikaväliltä, valitse ensimmäiseen kenttään kalenterista aikavälin ensimmäinen päiväys ja toiseen kenttään aikavälin viimeinen päiväys. Tällöin saat näkymään ainoastaan ne laskut/suoritukset, jotka ovat antamallasi aikavälillä.
Laskun palautus kirjanpidosta
Siirry Siirretyt – Ostolaskut -näkymään ja valitse kirjanpidosta palautettavat laskut klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun. Palauta valitut laskut Palauta kirjanpidosta -painikkeella.
Siirretyt – Ostolaskut -näkymässä kaikki laskut ovat siirretty kirjanpitoon, eikä näkymässä näytetä erikseen kirjanpitoon siirretty -ikonia eli vaaleansinistä kirjaa.
Palautettu lasku siirtyy Siirrettävät - Ostolaskut -näkymään ja sen laskurivillä ei näy enää kirjanpitokuvaketta (vaaleansininen kirja). Laskun historiatietoihin jää merkintä kirjanpidosta palautuksesta.
HUOM! Kirjanpidosta palautus Ostolaskuissa ei tee vastaavan viennin poistoa kirjanpidossa. Toiminto merkitsee laskun Ostolaskuissa kirjanpidosta palautetuksi ja avaa laskun jälleen muokattavaksi. Jotta lasku voidaan viedä uudelleen kirjanpitoon, tulee vienti poistaa manuaalisesti kirjanpidon puolella.