Tulorekisterin edellyttämät asetukset Ostolaskuissa
Tulorekisteri-ilmoitusten lähettäminen
Tilatiedon päivittäminen manuaalisesti tulorekisteriin viedylle laskulle
Jos käytössä on Ostolaskujen matkalaskureskontra, lähetetään maksetuista päivärahoista ja kilometrikorvauksista ilmoitus tulorekisteriin. Tulorekisteriä varten tulee Heeros Menuun hakea tulorekisterivarmenne. Voit lukea lisää varmenteen hausta täältä.
Tulorekisterin edellyttämät asetukset Ostolaskuissa
Tulorekisteri-ilmoitusten tekeminen edellyttää Ostolaskuissa seuraavia asetuksia:
- Asetukset – Yleiset – Omat tiedot -välilehti
- Y-tunnus
- Yhteyshenkilö
- Yhteyshenkilön puhelinnumero
- Rekisterit – Henkilöt
- Hetu on pakollinen tieto. Jos matkustajalla ei ole suomalaista hetua, tulee rastittaa ”Ei suomalaista hetua” ja täyttää Ulkomaisen henkilön tiedot -välilehden tiedot
HUOM! Matkalaskujen ja matkalaskureskontran käyttö edellyttää myös muita asetuksia, näistä tarkempia tietoja matkalaskuihin ja matkalaskureskontraan liittyvissä ohjeissa.
Tulorekisteri-ilmoitusten lähettäminen
Tulorekisteri-ilmoitukset tulee tehdä 5 arkipäivän sisällä ilmoitettavien tietojen maksamisesta. Ostolaskujen matkalaskureskontrasta ilmoitukset lähetetään automaattisesti, kun matkalaskut kuitataan maksetuiksi. Ilmoitus lähtee automaattisesti seuraavissa tilanteissa:
- matkalasku on lähetetty Ostolaskuista pankkiin maksettavaksi ja lasku kuittaantuu tiliotteelta automaattisesti maksetuksi (oltava päivätiliote)
- matkalasku on lähetetty Ostolaskuista pankkiin maksettavaksi ja lasku/maksuerä kuitataan manuaalisesti maksetuksi Maksuaineistot-näkymältä
- matkalasku on maksettu Ostolaskujen ulkopuolelta ja sille tehdään käsinsuoritus Ostolaskujen Avoimet-näkymältä
- matkalaskulla on matkaennakkoa täsmälleen matkalaskun loppusumman verran (= matkalaskun loppusumma 0), eikä sitä näin ollen tarvitse enää maksaa -> matkalaskusta lähetetään tulorekisteri-ilmoitus, kun lasku on hyväksytty (=siirretään tarkastuskierron viimeiseen vaiheeseen)
HUOM! Osissa maksettavista matkalaskuista ei lähde tulorekisteri-ilmoitusta automaattisesti! Osissa suoritettavat matkalaskut tulee aina ilmoittaa itse manuaalisesti tulorekisteriin osoitteessa www.tulorekisteri.fi.
Tulorekisteri-ilmoituksen vastaanotosta tulee kuittaus Ostolaskuihin Matkalaskureskontra – Maksuaineistot-näkymään.
- Sininen tulorekisteri-kuvake
– onnistunut lähetys
- Punainen tulorekisteri-kuvake
– epäonnistunut lähetys
- Sini-musta tulorekisteri-kuvake
- laskulla ei ole tulorekisteriin ilmoitettavia tietoja (laskulla on vain muita kuluja)
Jos laskulla ei ole ollenkaan kuvaketta:
- tulorekisterilähetystä ei ole tapahtunut
Tulorekisteri-kuvakkeen tooltipissä kerrotaan tarkempia tietoja tulorekisteri-ilmoituksen tilasta.
- Sinisen kuvakkeen tooltipissä lukee "Onnistunut lähetys"
- Punaisen kuvakkeen tooltipissä lukee lähetyksen epäonnistumisen syy. Epäonnistuneen lähetyksen syy tulee korjata Ostolaskujen asetuksiin ja kyseisen laskun tuloreksiteri-ilmoitus tulee tehdä manuaalisesti tulorekisteriin.
- Sini-mustan kuvakkeen tooltipissä lukee "Ei ilmoitettavia tietoja"
Tulorekisteri-ilmoitusten tilanne tulee tarkistaa aina lähetyksen jälkeen. Ilmoitus onnistuneesta/epäonnistuneesta lähetyksestä tulee yleensä lähes samantien, suurimassa osassa 24 tunnin sisällä. Viimeistään tieto tulee 5 arkipäivän kuluessa. Jos ilmoituskuvaketta ei ole tullut 5 arkipäivän sisällä, tarkista ilmoituksen perillemeno ensin Menun Tulorekisteri-näkymältä ja tarvittaessa suoraan tulorekisterin omasta palvelusta. Edun maksaja on vastuussa ilmoitusten tekemisestä ajoissa sekä tietojen oikeellisuudesta.
Tulorekisteriin lähetetyt tiedot saa tarkistettua Menun Tulorekisteri-näkymältä. Näkymälle pääsee joko Menun Tulorekisteri-painikkeella tai Ostolaskujen Matkalaskureskontra – Maksuaineistot-näkymältä klikkaamalla laskun rivillä olevaa tulorekisterikuvaketta.
Tarvittaessa tiedot voi tarkistaa myös suoraan tulorekisteristä, www.tulorekisteri.fi. Palvelun käyttäminen edellyttää sisäänkirjautumista palveluun ja jos olet tarkastelemassa muun kuin oman yrityksen tietoja (esim. tilitoimiston asiakkaan tietoja), tarvitset valtuutuksen palvelun käyttöön kohdeyritykseltä. Tarkempia tietoja tulorekisterin omien palveluiden käytöstä saat tulorekisterin nettisivuilta.
Tilatiedon päivittäminen manuaalisesti tulorekisteriin viedylle laskulle
Jos matkalaskun tiedot viedään manuaalisesti tulorekisteriin, ei Ostolaskujen matkalaskureskontrassa oleva laskun tulorekisteristatus päivity automaattisesti. Lasku voidaan merkitä manuaalisesti tulorekisteriin viedyksi. Tulorekisteristatuksen päivitys tapahtuu Matkalaskureskontra - Suoritetut-näkymässä.
Matkalaskujen tulorekisteristatuksen päivitys
- Päivitä tila valituille -painikkeella voidaan päivittää tulorekisteriin automaattisesti ilmoitettujen laskujen tila. Valitse ensin laskut, joiden tilan haluat päivittää ja klikkaa painiketta. Laskuille haetaan ilmoituksen tila tulorekisteristä.
- Päivitä tila kaikille -painikkeella voidaan päivittää tulorekisteriin automaattisesti ilmoitettujen laskujen tila. Tila päivitetään kaikille näkymän laskuille. Laskuille haetaan ilmoituksen tila tulorekisteristä.
- Merkitse ilmoitetuksi -painikkeella voidaan merkitä tulorekisteriin manuaalisesti ilmoitettu lasku myös Ostolaskuissa ilmoitetuksi. Toiminto ei ilmoita laskun tietoja tulorekisteriin, vaan ainoastaan lisää laskulle tiedon manuaalisesta ilmoituksesta. Tällöin laskun sininen tulorekisteri-kuvake kertoo laskun tilana "Viety manuaalisesti tulorekisteriin".