Uusi matkalasku
Automaattisesti matkalaskulle täydentyvät tiedot
Täydennettävät tiedot
Yhteenveto
Matkalaskun kulut
Matkalaskun tallennus
Uusi matkalasku
- Klikkaa valikon Uusi matkalasku -valintaa TAI siirry Matkalaskut – Kierrossa -näkymään ja klikkaa Uusi matkalasku -painiketta
- Täydennä tiedot uudelle matkalaskulle
- Siirrä lasku kiertoon tarkastajalle/hyväksyjälle
Automaattisesti matkalaskulle täydentyvät tiedot
Laskun päivä
Laskun päiväksi tulee automaattisesti matkalaskun luontipäivä. Tieto on vaihdettavissa.
Tositenumero
Matkalaskulle ehdottuu automaattisesti matkalaskun tositelaji, mikäli oletustositelaji on valittu asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Muut asetukset). Oletustositelajin perusteella matkalasku saa tositenumeron ensimmäisen tallennuksen yhteydessä.
Nimi
Nimi-kenttään ehdottuu aina matkalaskun laatijan nimi. Mikäli toinen henkilö (peruskäyttäjä) laatii toiselle matkalaskun (ns. sihteeri-toiminto) tulee Nimi-kenttään vaihtaa matkustajan nimi. Sihteeri-toiminnon käyttö edellyttää asetuksen määrittelyä matkustajan henkilötietoihin (Rekisterit – Henkilöt-näkymä). Huom! Pääkäyttäjä voi tehdä matkalaskuja toisille käyttäjille, vaikka sihteeri-toimintoa ei olisi määritelty.
Henkilönumero
Ennen matkalaskun laadintaa, tulee henkilötunnus tai henkilönumero (palkanlaskentaohjelman edellyttämässä muodossa) täydentää Henkilöt-rekisteriin. Kun henkilönumero/-tunnus on annettu asetuksiin, täydentyy tieto automaattisesti uudelle matkalaskulle.
IBAN Pankkitilinumero ja BIC
Matkalaskulle ehdottuu Nimi-kenttään annetun henkilön IBAN pankkitili sekä BIC-koodi. Mikäli pankkitilin numeroon tulee muutoksia, tulee pääkäyttäjän päivittää oikea tieto Henkilöt-rekisteriin. HUOM! matkustaja voi muuttaa pankkitilinumeroa omalla matkalaskullaan tarkastuskierron ensimmäisessä vaiheessa (tiedon muuttaminen tarkastuskierron muissa vaiheissa/muiden toimesta on estetty). Tieto tallentuu myös automaattisesti tällöin kyseisen henkilön asetuksiin.
Hinnasto
Mikäli henkilön asetuksiin (Rekisterit – Henkilöt) on määritelty useampi hinnasto käytöön, tarjoutuvat ne matkalaskun Hinnasto-kentän listaukseen valittavaksi. Mikäli henkilön asetuksiin ei ole määritelty erillisiä hinnastoja, käytetään matkalaskulla verohallinnon yleistä hinnastoa. Mikäli henkilöllä on käytössä poikkeava hinnasto, johon on määritelty vain osa korvauslajeista (esim. päivärahat), eikä muita korvauslajeja ole käytössä, haetaan matkalaskulle käytettävästä hinnastosta puuttuvat kululajien korvaukset yleisestä hinnastosta.
HUOM! Matkalaskuja voidaan luoda ainoastaan datakannan hinnastoa vastaavalle ajalle. Esimerkiksi mikäli hinnasto on voimassa 15.1.2025 asti, ei matkalaskuja voida luoda vuonna 2024 ajalle 16.1.2025 tai siitä eteenpäin. Käyttäjä saa tällöin virheilmoituksen Vaihda rivin päivämäärä – Hinnasto puuttuu tai aikarajaus ei täsmää hinnastoon.
Täydennettävät tiedot
Matkalaskulle tulee täydentää tarvittavat tiedot.
Matkan tarkoitus
Kirjoita kyseiseen kenttään mikä on matkan tarkoitus. Matkan tarkoitus näkyy myös Arkistossa hakutoimintojen matkalaskurivillä.
Lisätiedot
Lisätiedot– kenttään voidaan kirjoittaa matkalaskuun liittyviä tietoja (merkkimäärä vapaa). Lisätiedot näkyvät ainoastaan matkalaskulla. Klikkaa kentän lopussa olevaa kynä-painiketta, jonka jälkeen voit kirjoittaa tarvittavat lisätiedot. Tallenna lisätiedot Ok-painikkeella.
Kun matkalasku on vielä itsellä käsittelyssä, voidaan omia, jo tallennettuja, lisätietoja vielä muokata (tekstin tuplaklikkaus tai kynä-painike). Lisätiedot-ikkunan ruksia klikkaamalla, tietoja ei tallenneta.
Lisätiedot -kentässä näytetään tallennetun tiedon lisäksi myös tieto siitä kuka tekstin on tallentanut, minä päivänä ja kellonaikana se on tehty.
Tarkastuskierto
Valitse matkalaskulla käytettävä tarkastuskierto kyseisen kentän alasvetovalikosta.
Vaihe
Vaihe-kentässä näkyy kuluvan tarkastuskierron vaihe. Tarvittaessa matkalaskun historiatietoja voidaan tarkastella laskun Historia-välilehdeltä.
Nykyinen henkilö
Uutta matkalaskua luotaessa kyseisessä kentässä näytetään matkalaskun laatijan nimi. Tieto vaihtuu aina tarkastuskierron vaiheen mukaan, riippuen kenellä matkalasku on kulloinkin käsittelyssä. .
Edellinen henkilö
Uutta matkalaskua luotaessa Edellinen henkilö -kenttä on tyhjä. Kenttä täydentyy aina tarkastuskierron vaiheen mukaan ja kertoo kuka henkilö on matkalaskua viimeksi käsitellyt.
Seuraava vaihe
Uutta matkalaskua luotaessa tulee Seuraava vaihe -kenttään valita tarkastuskierron vaihe mihin matkalasku siirretään (alasvetovalikko). Jatkossa kun samalla käyttäjälle luodaan uutta matkalaskua, ehdottuu edellisessä laskussa aiemmin valittu seuraava vaihe uudelle laskulle.
Seuraava henkilö
Uutta matkalaskua luotaessa tulee Seuraava henkilö -kenttään valita seuraava laskun käsittelijä (alasvetovalikko). Jatkossa kun samalle käyttäjälle luodaan uutta matkalaskua, ehdottuu edellisessä laskussa aiemmin valittu Seuraava henkilö uudelle laskulle.
Sähköposti – Lähetetään
Klikkaamalla Lähetetään sähköposti -valintaruutua, lähetään Seuraava henkilö -kentässä olevalle henkilölle sähköpostiviesti käsiteltävästä laskusta.Sähköposti lähetetään matkalaskun tallennuksen jälkeen koontiviestinä, aina noin kuuden tunnin välein. Lähetettävän sähköposti-ilmoituksen otsikko näyttää matkustajan nimen ja myös viestin tiedoissa näytetään matkustajan nimi (Matkustaja-kenttä).
Kulut laskutettavia – Kyllä
Kyseisen kentän Kyllä-valinta on ainoastaan lisätietokenttä, joka ilmaisee, että kulut tulee edelleenlaskuttaa. Tämä tieto näkyy ainoastaan matkalaskulla.
Yhteenveto
Matkalaskulle annetut tiedot koostetaan matkalaskun yhteenveto osioon.
Päivät –kentässä näytetään matkan päivien aikaväli.
Km yhteensä –kentässä näytetään kaikki matkan aikana kertyneet kilometrit.
Kokonaissumma
Kyseiseen kenttään täydentyy automaattisesti kulujen lisäämisen jälkeen matkalaskun kokonaissumma.
Ennakko
Kyseiseen kenttään kirjoitetaan se summa, joka matkalaskusta on jo maksettu käyttäjälle etukäteen. Annettu ennakkomäärä pientää automaattisesti matkalaskun summaa.
Maksetaan
Kyseiseen kenttään täydentyy automaattisesti summa, joka matkalaskusta maksetaan.
Summa perustuu annettuihin päiväraha, km-korvaus ja muu kulu sekä ennakkona maksettuihin summiin.
HUOM! Saat tulostettua matkalaskun klikkaamalla matkalaskulla Tulosta-painiketta. Tuloste siirtyy nyt automaattisesti matkalaskujen arkistoinnin yhteydessä Arkistoon josta sitä voi tarkastella myös jälkikäteen.
Matkalaskun kulut
Matkalaskulle voidaan lisätä päiväraha, kilometrikorvaus ja muita kuluja.
Kulujen lisäämisen/tallentamisen jälkeen päivittyy tiedot matkalaskun perusnäkymän Yhteenveto-osiossa.
HUOM! Matkalaskulle on luotava vähintään yksi kulurivi ennen laskun tallennusta.
Päivärahojen lisäämisestä matkalaskulle voit lukea tarkemmin täältä.
Kilometrikorvausten lisäämisestä matkalaskulle voit lukea tarkemmin täältä.
Muiden matkaan liittyvien kulujen lisäämisestä matkalaskulle voit lukea tarkemmin täältä.
Matkalaskun tallennus
Voit tallentaa matkalaskun joko Kesken tai Kiertoon –painikkeella. Matkalaskun ensimmäinen tallennus tuo laskulle tositenumeron.
Kesken -valinta tallentaa matkalaskun, mutta jättää sen vielä laatijalle itselle käsittelyyn lisämuokkausta varten (Matkalaskut – Kierrossa –näkymä).
Kiertoon -valinta tallentaa matkalaskun ja siirtää sen kierron seuraavaan vaiheeseen ja seuraavalle henkilölle käsittelyyn. Seuraava käsittelijä saa sähköpostiviestin tarkastettavasta matkalaskusta, mikäli sähköposti-ilmoitus on aktivoitu laskulle (Sähköposti – Lähetetään). Lähetettävän sähköposti-ilmoituksen otsikko näyttää jatkossa matkustajan nimen. Myös ilmoitusviestin tiedoissa näytetään matkustajan nimi (Matkustaja). Mikäli käsittelijällä on tarkastettavana useampi matkalasku, avaa ohjelma automaattisesti seuraavan matkalaskun käsittelyyn.
Matkalaskun voi siirtää nyt myös itselle tarkastuskierron ensimmäiseen vaiheeseen, mikäli se on sallittu Ostolaskujen yleisissä asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Oikeudet – Saako tarkastuskierrossa siirtää laskun itselleen seuraavaan vaiheeseen – Kyllä). Siirto itselle muihin tarkastuskierron vaiheisiin ei ole edelleenkään mahdollista (nimi poistuu valintalistasta).
Huom! Tallentamattoman matkalaskun sulkeminen klikkaamalla matkalasku välilehden ruksia, sulkee/poistaa matkalaskun. Myös Poista–painike poistaa koko matkalaskun. Jos matkalasku on ehditty tallentaa, tulee se poistaa aina Poista-painikkeella.