Tiliöinnit

Yleistä tiliöinneistä
Laskun/Matkalaskun selitteen oletusarvo
Kenttä - Nimi - Muokkausoikeudet - Valintamahdollisuudet

Ohjeessa käydään läpi tiliöintien perusasetukset, ostolaskun ja matkalaskun selitteen muodostuminen sekä tiliöintikenttien luku- ja muokkausoikeudet.

Yleistä tiliöinneistä

Tiliöinnit -välilehdellä määritellään miten kyseisessä Ostolaskuissa tehdään tiliöinnit, mitä laskentakohdetasoja käytetään, kuka tietoja saa muokata, onko tiliöintisäännöt käytössä ja mitä selitteen oletusarvoja annetaan laskuille.

Siirry Asetukset – Yleiset – Tiliöinnit -välilehdelle ja täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan. Tiedot tallennetaan lopuksi Tallenna -painikkeella.

Tiliöintitapa
Tiliöintitavan määrittelyllä voidaan valita kirjoitetaanko rivien summat laskun tiliöinnissä aina bruttomääräisinä vai käytetäänkö lisäksi myös nettosummia. Klikkaa Tiliöintitapa -kentän alasvetovalikkoa ja valitse listauksesta käytettävä vaihtoehto.

Vain brutto – laskun rivien summat esitetään aina bruttona (summa+alvin yhteissumma)
Brutto ja netto – laskun rivien summat voidaan esittää joko brutto tai netto -määräisenä. Nettomääräisessä tiliöinnissä laskun rivien summat esitetään nettosummana ja arvonlisävero lasketaan nettosumman päälle. Oletusarvo voidaan määrittää valikon alle avautuvasta valikosta. Lisäksi voidaan määritellä toimittajakohtaisena oletuksena netto- tai bruttomääräinen tiliöinti käyttöön (Rekisterit – Toimittajat – valitun toimittajan Lisätiedot-välilehti).

Tiliöintisäännöt
Asetuksella määritellään käytetäänkö tiliöintisääntöjä vai ei. Käytössä -valinta aktivoi tiliöintisäännöt käyttöön. Huom! ennen käyttöönottoa tulee tiliöintisäännöt ensin perustaa Asetukset – Tiliöintisäännöt -näkymässä. Tiliöintisäännöillä voidaan esimerkiksi pakottaa kustannuspaikan tallennus halutuille tileille. Tiliöintisäännöt eivät ole tällä hetkellä käytettävissä, joten kaikille uusille asiakkaille tulee valinta olla Ei käytössä.

Oletustiliöinnit /Oletuslaskentakohteet
Oletustiliöinnit/-laskentakohteet tallentuvat oletusarvoisesti toimittajien tietoihin, mikäli kyseisiin kenttiin määritellään Ostolaskuissa Tallennetaan. Tallennetaan asetuksella ohjelma tarjoaa viimeksi käytettyjä tiliöintejä/laskentakohteita (kustannuspaikat) valittavaksi. HUOM! Mikäli toimittajarekisteriin on jo tallennettu oletustiliöinnit ja halutaan, että tiedot eivät muutu toimittajarekisterissä, tulee Ostolaskujen Oletustiliönnit – Tallennetaan –valinta vaihtaa Ei tallenneta –valinnaksi.

HUOM! Laskun tiliöinti automaattisesti määritellään Heeros Linkissä sekä Ostolaskujen toimittaja-asetuksissa! Lue lisää automaattitiliöinnistä ja sen asetuksista täältä.

Rivien muokkaus suoraan laskulla
Asetuksella määritellään sallitaanko rivien muokkaus suoraan laskulla vai ei. Käytössä-valinta mahdollistaa rivien muokkauksen suoraan laskulla.

Sallitaanko ylititiliöinti ostolaskulla
Asetuksella määritellään sallitaanko ostolaskun ylitiliöinti. Asetuksen ollessa päällä voidaan ostolaskulle tehdä ylitiliöintejä, eikä enää ole tarpeen syöttää miinusmerkkisiä tiliöintejä ensin. Laskua tallennettaessa tiliöintien on mentävä tasan, jotta laskun tallennus onnistuisi.

Laskun/matkalaskun selitteen oletusarvo

Selitteen oletusarvo -asetuksella määritellään laskun tiliöntiriville tuleva oletusselite. Oletusselitteeksi voidaan valita neljä eri selitettä, jotka tuodaan laskulle selitteiden mukaisessa (1,2,3,4) järjestyksessä. Mikäli selitteen asetuksiin tehdään muutoksia, tulevat ne voimaan seuraavan tiliöinnin yhteydessä. Valinnoissa tulee huomioida liittymän asettamat merkkimäärän rajoitukset.

Selitteiden vaihtoehtoja ovat ostolaskuilla:

• Tositelaji
• Tositenumero
• Toimittajan numero
• Toimittajan nimi
• Laskunumero
• Vapaa teksti (lisäselite)

Selite 1 – tuodaan laskulle ensimmäisenä tietona
Selite 2 – tuodaan laskulle toisena tietona
Selite 3 – tuodaan laskulle kolmantena tietona
Selite 4 – tuodaan laskulle neljäntenä tietona

Selitteiden vaihtoehtoja ovat matkalaskuilla:

• Tositelaji
• Tositenumero
• Matkustajan nimi
• Matkalaskun päiväys
• Vapaa teksti (lisäselite)

Selitteet tuodaan laskuille järjestyksessä:

Selite 1 – tuodaan laskulle ensimmäisenä tietona
Selite 2 – tuodaan laskulle toisena tietona
Selite 3 – tuodaan laskulle kolmantena tietona
Selite 4 – tuodaan laskulle neljäntenä tietona

Esimerkkinä olevan ostolaskun tiliöinnissä on oletusselitteinä toimittajan nimi (Korttiyhtiö Oy), Tositelaji (Ostolaskut) ja laskun numero (1303).

Kenttä - Nimi - Muokkausoikeudet - Valintamahdollisuudet

Oletusarvoisesti kaikilla peruskäyttäjillä on muokkausoikeudet sekä valintamahdollisuudet tiliöinneissä niin arvonlisäveroon, summaan, selitteeseen ja tiliin, kuin laskentakohteisiin.
Huom! Tarkastuskierron vaiheissa voidaan tarvittaessa rajoittaa tiliöintirivien käsittelyä (Ei tehdä /tehdään tässä vaiheessa).

Kenttä
Kentän tieto kertoo mistä asiasta on kyse; Arvonlisävero, Summa, Selite, Tili, Kustannuspaikka tai Laskentakohteet (1 – 12).

Nimi
Nimi määrittelee kentän tiedoille tarkentavan nimen. Esimerkiksi kuvassa kentän Laskentakohde1 nimi on Projekti.

Muokkausoikeudet
Muokkausoikeuksilla määritellään kuka saa käyttää asetusten valintariveillä kuvattua toimintoa. Esimerkiksi kun laskentakohde1 -kenttään on valittu Peruskäyttäjä, saa peruskäyttäjä käyttää kyseistä laskentakohdetta. Jos kenttään on valittu Pääkäyttäjä, rajataan peruskäyttäjältä käyttö- ja lukuoikeus tähän laskentakohteeseen. Tällöin peruskäyttäjä ei näe tiliöintirivillä kyseisen laskentakohdetason arvoa ollenkaan. Kenttien oletusarvo on aina Peruskäyttäjä -valinta.

Valintamahdollisuudet
Valintamahdollisuuksilla voidaan määritellä miten arvonlisäveron, tilin, kustannuspaikan ja laskentakohteiden valinta tehdään laskulla.

• Arvonlisävero – valintaan määritellään käytetäänkö laskuilla ALV-koodeja vai -prosentteja. Huom! jos Arvonlisävero määritellään koodeilla, tulee koodit olla perustettuna rekisteriin (Rekisterit – Alv-koodit). Myös perusjärjestelmän määritykset tulee huomioida, sillä osassa ostoreskontraliittymiä on käytössä ainoastaan Alv-prosentti. Suosittelemme ALV-koodien käyttöä, sillä tällöin Ostolaskut osaa käsitellä myös käänteisen tai EU-ostojen ALV:n.
• Vapaa – valinta mahdollistaa, että laskun riville voidaan vapaasti kirjoittaa kenttään haluttu teksti
• Listalta – valinta mahdollistaa arvon hakemisen alasvetovalikosta
• PVM – valinnalla aukeaa kalenterinäkymä, josta voi valita halutun päiväyksen
• Käytössä -valinta aktivoi kyseisen rivin valinnat käyttöön ja Ei käytössä -valinta ilmaisee, että riville määriteltyjä tietoja ei ole otettu käyttöön.

Arvonlisävero, Summa ja Selite sekä Tili
Arvonlisävero, Summa ja Selite sekä Tili -kenttien käyttö- ja muokkausoikeuksia voidaan tarvittaessa myös rajata. Oletuksena oikeudet on aina myös peruskäyttäjällä, mutta tarvittaessa oikeudet voidaan antaa ainoastaan Pääkäyttäjälle. Tilin valintamahdollisuudet -kentässä määritellään, miten tiliä voidaan käsitellä laskun rivillä. Listalta -valinta ilmaisee, että tiliöinnissä käytettävä tili voidaan valita alasvetovalikon listauksesta. Vapaa -valinta ilmaisee, että Tili-kenttään voidaan vapaasti kirjoittaa haluttu tili.

Kustannuspaikka
Jos kirjanpitojärjestelmässänne on käytössä erilaisia seurantakohdetasoja (kustannuspaikat, projektit, osastot jne.), on ne hyvä ottaa käyttöön myös Ostolaskuissa. Tällöin laskujen tiliöinti voidaan tehdä kustannuspaikkakohtaisesti ja tiedot siirtyvät siirtotiedostossa kulutilikirjausten yhteydessä oikeille kustannuspaikoille/laskentakohteille kirjanpitojärjestelmään.

Ostolaskuissa ensimmäinen seurantakohdetaso on nimeltään Kustannuspaikka. Anna kustannuspaikalle nimi (vapaavalintainen), määrittele muokkausoikeudet (kuka saa kyseisen rivin tietoja muokata) ja valintamahdollisuudet (onko kustannuspaikka käytössä ja miten se voidaan laskulla valita).

Laskentakohteet
Asetuksella voidaan määritellä erilaisia seurantatasoja. Yhdellä laskentakohdetasolla voidaan seurata satoja samanarvoisia seurantakohteita. Laskentakohde -kenttään tulee kirjoittaa seurantatasoa yksilöivä otsikko esimerkiksi Projektit, Osastot, Työmaat, Toimipisteet.
Laskentakohdetasoja voidaan perustaa kaiken kaikkiaan 12 ja ne tulee nimetä aina ennen laskentakohteiden perustamista rekisteriin (Rekisterit – Laskentakohteet).

Huom! Kustannuspaikalle ja laskentakohteelle voi valita myös pituuden silloin, mikäli käytössänne on InTime Plus -liittymä (muuten kyseinen kenttä on piilotettu).
InTime Plus -liittymä generoi asetuksiin uuden kentän PITUUS.

Tiedot tallennetaan lopuksi Tallenna-painikkeella. HUOM! Voit täyttää kaikki Yleisten asetusten välilehdet ennen Tallenna-painikkeen painamista.