Yleistä tarkastuskierrosta
Tarkastuskierron henkilöillä lukuoikeus laskuihin koko kierron ajan
Ensimmäisen vaiheen määrittely tarkastuskiertoon
Henkilön valinta vaiheeseen
Lopettavan vaiheen määrittely tarkastuskiertoon
Siirtymiset vaiheiden välillä
Siirtymät kun hyväksymisraja on käytössä
Yleistä tarkastuskierrosta
Tarkastuskierron avulla määritellään osto- ja matkalaskujen sähköinen hyväksymiskierto mahdollisimman automaattiseksi. Tarkastuskierto on eri vaiheiden ketju, jolla määritellään minkälaisia vaiheita lasku käy läpi, ketkä henkilöt sitä käsittelee kussakin vaiheessa ja mihin vaiheisiin se voidaan siirtää suorittavasta vaiheesta.
Perustettavat tarkastuskierrot tulee nimetä toisistaan poikkeavasti esimerkiksi Ostolaskut 2019, Ostolaskut 2020, Matkalaskut jne.
Tarkastuskierron henkilöillä lukuoikeus laskuihin koko kierron ajan
Jokainen tarkastuskierrossa oleva laskun käsittelijä näkee kierrossa olevat laskut ja niiden tiliöinnit lukutilassa koko tarkastuskierron ajan, mikäli asetuksiin on määritelty tarkastuskierron henkilöille siihen lukuoikeus (Asetukset – Yleiset – Oikeudet). Kyseinen asetus lisää automaattisesti myös lukuoikeuden arkistoitujen laskujen ja tiliöintien katseluun Arkistossa Jos asetus on pois päältä, ei peruskäyttäjä näe laskua enää Ostolaskuissa kun hän on käsitellyt laskun ja siirtänyt en seuraavalle henkilölle.
Tarkastuskierron aikainen lukuoikeus mahdollistaa, että
- lasku arkistoidaan vasta kun koko tarkastuskierto on läpikäyty, sillä lasku on koko ajan nähtävillä laskun tarkastuskiertoon kuuluvilla henkilöillä.
- kun laskun arkistointi tehdään vasta tarkastuskierron lopuksi, on kaikki laskun historiatiedot nähtävissä myös Arkistossa.
- koska laskua ei tarvitse heti arkistoida, pystytään lasku kohdistamaan myös tarvittaessa hyvityslaskuihin (arkistoitua laskua ei voida enää kohdistaa hyvityslaskulle).
Ensimmäisen vaiheen määrittely tarkastuskiertoon
- Klikkaa Asetukset – Tarkastuskierrot -näkymässä Uusi –painiketta
- Uusi –painikkeella perustetaan sekä tarkastuskierrot että tarkastuskierron vaiheet
- Täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan ja tallenna lopuksi Tallenna -painikkeella.
Tarkastuskierron nimi
Uudelle tarkastuskierrolle tulee antaa nimi kierron ensimmäisessä vaiheessa. Kun luot aivan uuden tarkastuskierron ja sen ensimmäisen vaiheen, klikkaa Uusi tarkastuskierto -kentän edessä olevaan valintaruutuun. Näin voit kirjoittaa uuden tarkastuskierron nimen Tarkastuskierron nimi-kenttään. Tarkastuskierron nimi voi kuvastaa kiertoon valittuja laskuja, esimerkiksi Ostolaskut 2015, Matkalaskut tai ’kustannuspaikan nimi’.
Vaiheen nimi/Vaiheen numero
Anna myös tarkastuskierron vaiheelle nimi (esim. Avaus) sekä vaiheen järjestysnumero. Huomioithan, että vaiheiden väljempi numerointi mahdollistaa uusien kierron vaiheiden lisäyksen tarkastuskiertoon loogisessa järjestyksessä.
ESIMERKKI vaiheiden numeroinnista:
Avaus – järjestysnumero 10
Hyväksyntä – järjestysnumero 20
Maksuun – järjestysnumero 30
Esimerkkitarkastuskiertoon halutaan lisätä uusi kierron vaihe Tarkastus. Väljän numeroinnin ansiosta vaiheelle saadaan loogisessa numerojärjestyksessä oleva järjestysnumero, esim. 15.
Tarkastuskierron aloittava/lopettava vaihe
Valitse kierron ensimmäiseksi vaiheeksi aloittava vaihe (Kyllä) ja lopettavaksi vaiheeksi Ei. Asetukset – Tarkastuskierrot -näkymän rivillä näkyy tarkastuskierron aloittavan vaiheen ikoni; vihreä nuoli ylöspäin
Lasku siirretään tästä vaiheesta
Mikäli käytössä on Heeroksen Kirjanpito ja liittymäasetuksissa (Asetukset - Yleiset - Liittymät) on otettu käyttöön automaattisiirrot Heeros Kirjanpitoon, tulee tarkastuskierron asetuksissa määritellä mistä vaiheista automaattiset kirjanpitosiirrot halutaan tehdä. Suosittelemme tekemään siirron ainakin tarkastuskierron viimeisestä vaiheesta. Voit lukea lisää automaattisiirroista ja sen edellyttämistä asetuksista täällä.
Tehdäänkö tässä vaiheessa tiliöintejä
Päätä myös mahdollistetaanko tiliöintien teko kierron tässä vaiheessa.
Vaiheesta voidaan siirtyä seuraaviin vaiheisiin
Uuden tarkastuskierron kaikki vaiheet tulee ensin perustaa. Vaiheiden perustamisen jälkeen valitaan jokaiseen perustettuun vaiheeseen ne vaiheet, joihin kustakin vaiheesta on mahdollisuus siirtyä. Lue tarkempi ohjeistus tämän ohjeen lopusta.
Välivaiheiden määrittely tarkastuskiertoon
Jatka tarkastuskierron perustamista välivaiheiden tekemisellä.
- Klikkaa Asetukset – Tarkastuskierrot -näkymässä jälleen Uusi -painiketta
- Täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan
- Tallenna määrittelyt Tallenna -painikkeella.
Tarkastuskierron nimi - Välivaiheen tekemiseksi valitse kierto, johon haluat välivaiheen lisätä.
Anna kierron vaiheelle nimi (esim. Tarkastus, Hyväksyntä) sekä vaiheen järjestysnumero. Suosittelemme numeroimaan vaiheet kaksinumeroisesti, esim. 10, 20, 30, jne. Jos kiertoon tarvitsee myöhemmin tehdä muutoksia, on numeroinnissa riittävästi väljyyttä. Valitse kierron aloittavaksi ja lopettavaksi vaiheeksi Ei.
Lasku siirretään tästä vaiheesta - Mikäli käytössä on Heeroksen Kirjanpito ja liittymäasetuksissa (Asetukset - Yleiset - Liittymät) on otettu käyttöön automaattisiirrot Heeros Kirjanpitoon, tulee tarkastuskierron asetuksissa määritellä mistä vaiheista automaattiset kirjanpitosiirrot halutaan tehdä. Suosittelemme tekemään siirron ainakin tarkastuskierron viimeisestä vaiheesta. Voit lukea lisää automaattisiirroista ja sen edellyttämistä asetuksista täällä.
Sallitaanko matkalaskun muokkaus – Tällä valinnalla voidaan valita pystyykö matkalaskun tarkastaja/hyväksyjä muokkaamaan matkalaskua. Oletusarvoisesti valinta on Ei. HUOM! Pääkäyttäjäoikeuksin varustettu käyttäjä pystyy aina muokkaamaan matkalaskua kierrossa, asetus vaikuttaa vain peruskäyttäjäoikeuksiin.
Tarkista ostoreskontran yhteensopivuus - Välivaiheiden määrittelyssä pyydetään myös ottamaan kantaa, tehdäänkö ostoreskontran yhteensopivuus tarkistus. Kyllä-valinta tarkistaa kierron vaiheessa olevan laskun tiedot niin, ettei esimerkiksi tiliöinti tai jokin ostoreskontraliittymän edellyttämä tieto puutu. Tietojen tarkistus tapahtuu sekä edellisestä vaiheesta tähän vaiheeseen että tästä vaiheesta seuraavaan siirrettäessä.
Tehdäänkö tässä vaiheessa tiliöintejä - Päätä myös mahdollistetaanko tiliöintien teko kierron tässä vaiheessa. Asetus koskee kaikkia käyttäjätasoja.
Hyväksymisraja käytössä tässä vaiheessa - Ostolaskuille voidaan ottaa myös erilliset hyväksymisrajat käyttöön, jolloin esimerkiksi
- tietyn suuruiset laskut pakotetaan kahden tai useamman henkilön hyväksyttäväksi TAI
- henkilöille voidaan rajata tietyn suuruisten laskujen hyväksyminen (Rekisterit – Henkilöt)
Kyllä -valinta ottaa hyväksymisrajan käyttöön ja henkilöt -dokumentteihin määritellyt rajat ovat voimassa. Kyllä -valinta edellyttää hyväksymisrajaan liittyvien määritysten antamista.
Ei -valinta kertoo, että hyväksymisraja ei ole käytössä, vaikka henkilöt -dokumentteihin olisi rajat määritelty.
Henkilön valinta vaiheeseen
Nimetty henkilö
Kun klikkaat Nimetty henkilö -valintaa, voit valita vaiheen suorittajan kyseisen kentän alasvetovalikosta. Jatkossa laskut siirtyvät tähän vaiheeseen tässä nimetylle henkilölle.
Valinta listasta
Kun klikkaat Valinta listasta -valintaa, saat käyttöösi Henkilölista–kentän.
Kirjoita kyseiseen kenttään henkilön sukunimen alkua, jolloin avautuu nimilistaus kirjoitukseen täsmäävistä vaihtoehdoista. Klikkaa henkilön nimeä listauksessa, jolloin nimi siirtyy Henkilölista–kenttään. Tallenna tieto näppäimistön Enter–painikkeella. Jatkossa laskut siirtyvät tähän vaiheeseen ja tarjotaan henkilölistassa olevien käsittelijöiden nimiä.
Näytä laskulla vain henkilöt, joiden hyväksymisraja riittää laskun hyväksymiseen
Kun aktivoit tämän asetuksen (klikkaus kentän edessä olevaan valintaruutuun), näytetään tässä kierron vaiheessa laskulla ainoastaan ne henkilöt, joilla on oikeus hyväksyä annetun rajan suuruiset laskut.
Uuden tarkastuskierron kaikki vaiheet tulee ensin perustaa ja vasta sen jälkeen jokaiseen perustettuun vaiheeseen (normaalit ja ehdolliset siirtymät) voidaan käydä valitsemassa vaiheet, joihin kustakin vaiheesta on mahdollisuus siirtyä. Tarkempi ohjeistus tämän ohjeen lopussa.
Lopettavan vaiheen määrittely tarkastuskiertoon
Viimeistele uusi tarkastuskierto lopettavan vaiheen tekemisellä (Uusi-painike).
Valitse viimeiselle vaiheelle perustamasi tarkastuskierto, anna kierron vaiheelle nimi (esim. Maksuun tai Palkanlaskentaan) sekä vaiheen järjestysnumero. Valitse kierron aloittavaksi vaiheeksi Ei ja lopettavaksi Kyllä. Tallenna tiedot lopuksi Tallenna–painikkeella ja palaa täydentämään tiedot, mihin tästä kierron vaiheesta voidaan siirtyä.
HUOM! Mikäli olet ottanut käyttöön automaattisiirrot Ostolaskuista Heeros Kirjanpitoon, suosittelemme aktivoimaan automaattisen siirron aina kierron viimeiseen vaiheeseen. Voit lukea lisää automaattisiirroista ja sen edellyttämistä asetuksista täällä.
Siirtymiset vaiheiden välillä
Kun kaikki uuden tarkastuskierron vaiheet on perustettu, tulee jokaiseen kierron vaiheeseen lisätä, mihin kyseisestä vaiheesta on mahdollista siirtyä. Huomioithan, että laskun toimittaja sekä pankkitilitietoja voidaan muokata ainoastaan tarkastuskierron ensimmäisessä vaiheessa (Avaus), joten mahdollista avausvaiheeseen siirtyminen siis myös tarkastuskierron välivaiheissa.
Mikäli Ostolaskuihin on perustettu useampi tarkastuskierto, voit järjestää näkymän siten, että näytetään ainoastaan juuri perustettu tarkastuskierto. Valitse näytettävä tarkastuskierto (alasvetovalikko) ja käynnistä sorttaus klikkaamalla suurennuslasia (kts. alla oleva kuva).
- Valitse tarkastuskierron vaihe, klikkaamalla vaiheen nimeä tai
- klikkaa rivin edessä olevaan valintaruutuun ja sen jälkeen klikkaa Muokkaa–painiketta
- Tallenna tiedot lopuksi Tallenna-painikkeella.
Valitse kyseiseen vaiheeseen ne vaiheet, joihin siirto mahdollistetaan, klikkaamalla Vaiheesta voidaan siirtyä seuraaviin vaiheisiin -kentän valintaruutuihin.
Siirtymät kun hyväksymisraja käytössä
Mikäli tarkastuskierron vaiheessa on hyväksymisraja käytössä, käytetään normaalin siirtymän vaiheita niissä laskuissa, joihin erillistä hyväksyntää ei tarvita. Kun laskun summa ylittää hyväksymisrajaksi annetun summan, käytetään ehdollisen siirtymän vaiheita, jolloin laskun hyväksyntä tehdään kahden tai useamman henkilön toimesta.
Ehdolliset siirtymät
Siirtymät, jos laskun summa ylittää – Raja EUR
Anna tälle tarkastuskierron vaiheelle euromääräinen summa, mistä alkaen laskun hyväksyntä on tehtävä kahden tai useamman henkilön toimesta.
Esimerkki: hyväksymisraja on 30.000 € (Raja EUR)
- Kun lasku on 30.000 € tai vähemmän, voidaan se hyväksyä normaalin tarkastuskierron vaiheiden mukaisesti (normaalin siirtymän vaiheet).
- Kun lasku on yli 30.000€, tulee se hyväksyä hyväksymisrajan ylittävän kierron vaiheiden mukaisesti (ehdollisen siirtymän vaiheet).
Siirtymät, jos henkilön hyväksymisraja ei riitä
Mikäli laskun euromäärä ylittää henkilödokumenttiin määritellyn euromäärän, pakotetaan laskun hyväksyminen kahden tai useamman henkilön toimesta.
Esimerkki: Henkilö saa hyväksyä laskuja 30.000€ asti -> Hyväksymisrajan tulee olla yli 30.000 € Henkilöt-dokumentissa (vaikka 30.001€)
- Jos lasku on 30.000 € tai vähemmän, voi henkilö hyväksyä sen normaalin tarkastuskierron vaiheiden mukaisesti (normaalin siirtymän vaiheet)
- Jos lasku on yli 30.000 €, tulee se hyväksyä hyväksymisrajan ylittävän kierron vaiheiden mukaisesti (ehdollisen siirtymän vaiheet).
Ehdon täyttyessä vaiheesta voidaan siirtyä seuraaviin vaiheisiin
Mikäli edellä mainittu siirtymä-ehto täyttyy, valitse tähän tarkastuskierron vaiheeseen ne vaiheet, joihin voidaan siirtyä. Klikkaa niiden vaiheiden edessä olevaan valintaruutuun, joihin siirto mahdollistetaan.
- Tallenna tiedot lopuksi Tallenna-painikkeella.
Kun kaikki uuden kierron vaiheet on käsitelty, on tarkastuskierto valmis käytettäväksi. Huom! mikäli perustettuun tarkastuskiertoon tulee muutoksia (uusia vaiheita), tulee kierrossa olevien laskujen käsittely viedä loppuun (tarkastuskierron viimeinen vaihe) tai palauttaa avausvaiheeseen, ennen uuden vaiheen perustamista.