Yleistä henkilörekisteristä
Henkilön lisääminen rekisteriin
Henkilötiedot
Km-määräraja
Ulkomaisen henkilön tiedot
Henkilödokumentin poisto
Yleistä henkilörekisteristä
Kun Menussa perustettu käyttäjä kirjautuu ensimmäisen kerran Ostolaskuihin käsittelemään ostolaskuja, muodostuu rekistereihin (Henkilöt) automaattisesti käyttäjän ”henkilökortti”.
Mikäli kyseinen käyttäjä tekee myös matkalaskuja, tulee pääkäyttäjän lisätä hänelle palkanlaskennassa käytettävä henkilönumero. Henkilökorttiin voidaan tarvittaessa määritellä myös varahenkilö.
Mikäli käytössä on matkalaskureskontra, tulee käyttäjälle lisätä asetuksiin hetu. Hetua käytetään tulorekisteri-ilmoituksia lähetettäessä. Palkanlaskennan henkilönumeroa ei tällöin tarvita.
Mikäli käyttäjä tekee ainoastaan matkalaskuja, tulee pääkäyttäjän perustaa henkilölle henkilökortti ja täydentää tarvittavat tiedot.
Henkilökohtaisia asetuksia tulee muokata, mikäli käytössä on
- matkalaskut
- laskujen hyväksymisraja (henkilökohtainen hyväksymisraja) ja/tai
- henkilölle määritellään varahenkilö pääkäyttäjän toimesta.
Henkilön lisääminen rekisteriin
Henkilölle tulee aina ensin perustaa käyttäjätunnus Menussa, riippumatta siitä käyttääkö henkilö itse Ostolaskuja vai ei.
- Siirry Rekisterit – Henkilöt -näkymään
- Klikkaa Uusi-painiketta
- Täydennä tarvittavat tiedot avautuneeseen ikkunaan
- Tallenna tiedot lopuksi Tallenna -painikkeella.
Henkilötiedot
Nimi (pakollinen tieto matkalaskukäyttäjille)
Valitse alasvetovalikosta henkilön nimi, jolle olet perustamassa asetuksia. Huom! Myös Ostolaskuihin saapuneille uusille laskuille voidaan tehdä oma dokumentti, jolloin kenttään tulee antaa nimi, esim. Saapuneet laskut tai muu vapaavalintainen nimi. Henkilö-dokumentti saapuneille laskuille mahdollistaa laskujen rajauksen laskunäkymässä.
Kieli - Valitse onko kyseisen henkilön kieli suomi, ruotsi, englanti vai hollanti.
Henkilönumero/Henkilötunnus (pakollinen tieto matkalaskukäyttäjille)
Anna kyseiseen kenttään palkanlaskennan liittymästä riippuen henkilönumero/henkilötunnus. Hetu on pakollinen tieto silloin, kun käytössä on matkalaskureskontra. Jos henkilöllä tarvitaan hetu matkalaskureskontran takia, mutta hänellä ei ole suomalaista hetua, tulee rastittaa kohta Ei suomalaista henkilötunnusta ja täyttää Ulkomaisen henkilöt tiedot -välilehden tiedot.
Pankkitili - Kyseiseen kenttään voidaan antaa henkilön pankkitilinumero IBAN muodossa.Jos matkalaskut siirretään palkanlaskentaan, tieto ei ole pakollinen. Jos käytössä on matkalaskureskontra, tieto on pakollinen.
SWIFT/BIC - Jos täydennät Pankkitili tiedon, lisää pankkitiliin kuuluva BIC-koodi.
Kustannuspaikka - Henkilölle voidaan valita käyttöön oletuskustannuspaikka, klikkaamalla kentän alasvetovalikkoa ja valitsemalla listauksesta käytettävä kustannuspaikka. Kyseinen kustannuspaikka tulee olla perustettuna kustannuspaikkarekisteriin (Rekisterit – Kustannuspaikat). Vaikka henkilön asetuksiin olisi määritelty oletuskustannuspaikka, voidaan se tarvittaessa vielä vaihtaa suoraan matkalaskulla.
Matkalaskujen hinnasto - Yleisen kulukorvaushinnaston tilalle, voidaan henkilölle määritellä poikkeava kulukorvaushinnasto. Kyseinen hinnasto tulee aina ensin perustaa Asetukset – Kulukorvaukset -näkymässä.
Työsuhde – Sivutyö - Mikäli kyseinen henkilö, jolle maksetaan matkalaskukorvauksia, tekee työtä tälle yritykselle sivutyönä, klikkaa Sivutyö -kentän edessä olevaan valintaruutuun.
Läsnäolo – Poissa paikalta – kenttään voidaan määritellä henkilölle ajankohta, milloin hän on poissa paikalta. Kun klikkaat Poissa paikalta -sanan edessä olevaan valintaruutuun, avautuu päivämääräkentät (Alkaen ja Paluu), jossa määritellään poissaolon (esim. loman) alkamis- ja päättymispäivä.
Alkaen – klikkaa kentän lopussa olevaan kalenteri-ikoniin ja valitse loma-ajan alkamispäivä.
Paluu – klikkaa kentän lopussa olevaan kalenteri-ikoniin ja valitse varsinaista paluupäivää edeltävä päivä. Näin laskut ohjautuvat heti paluupäivänä laskun varsinaiselle käsittelijälle. Alkaen- ja Paluu-päiväys ovat molemmat pakollisia tietoja.
Varahenkilö - Kyseiseen kenttään määritellään henkilölle poissaolon ajaksi tuuraaja eli varahenkilö. Valitse Varahenkilö-kentän lopusta olevasta alasvetovalikosta henkilön nimi, joka hoitaa asioita henkilön poissaolon aikana. Läsnäolo-kenttään annetun aikavälin aikana laskut osoitetaan varahenkilölle. Paluupäiväksi määritellyn päivän jälkeen laskut ohjautuvat automaattisesti jälleen varsinaiselle laskun käsittelijälle.
Huom! Varahenkilöllä tulee olla samanlaiset käyttöoikeudet kuin tuurattavalla henkilöllä. Esimerkiksi peruskäyttäjä ei voi tuurata pääkäyttäjää tai jos tuurattavalla henkilöllä on hyväksymisraja käytössä, tulee varahenkilöllä olla yhtä suuri tai suurempi hyväksymisraja käytössä. Pienemmän hyväksymisrajan omaava henkilö ei voi tuurata suuremman hyväksymisrajan omaavaa henkilöä. Varahenkilön ei tarvitse kuulua samaan tarkastuskiertoon, kuin tuurattava henkilö, vaan varahenkilö sijaistaa automaattisesti laskussa käytettävän tarkastuskierron tuurattavaa henkilöä.
Oikeus tehdä matka- ja käteislaskuja tälle henkilölle - Henkilökorttiin voidan myös määritellä toinen henkilö, jolla on on myös oikeus tehdä matka- ja käteislaskuja tälle henkilölle. Valitse kentän alasvetovalikosta sen henkilön nimi (esimerkiksi sihteerin nimi), jolle oikeus annetaan.
Lisätietoja Kyseiseen kenttään voit antaa henkilöön liittyviä tietoja. Lisätiedot eivät näy matkalaskulla.
Kopioi matkalaskuille – EI KÄYTÖSSÄ
Hyväksymisraja - Mikäli ostolaskuille halutaan ottaa hyväksymisrajat käyttöön, tulee asetuksissa määritellä käytettävä euromääräinen raja. Kirjoita Hyväksymisraja -kenttään se summa, mihin asti henkilö voi hyväksyä laskuja. Mikäli henkilö voi hyväksyä enintään 50 000,00€ laskuja, tulee rajaksi laittaa 50 001,00€ eli se summa, mitä ei voida enää hyväksyä. Tarkastuskiertoon tulee vielä määritellä milloin hyväksymisraja otetaan käyttöön. Mikäli summa puuttuu henkilödokumentilta, toimitaan, kuten summaksi olisi annettu 0€.
Km-määräraja
Mikäli matkalaskut otetaan käyttöön kesken kuluvaa vuotta ja käytettävään TES:iin on määritelty kilometriraja, minkä jälkeen km-korvaus alenee, tulee Henkilöt-asetuksiin täydentää kuluvana vuonna muissa järjestelmissä kertyneet kilometrit.
Ulkomaisen henkilön tiedot
Jos matkalaskureskontrasta maksetaan matkakorvauksia henkilölle, jolla ei ole suomalaista hetua, tulee henkilöasetuksissa täyttää Ulkomaisen henkilön tiedot -välilehden tiedot. Tiedot tarvitaan tulorekisteri-ilmoitusta varten.
Etunimi - Täytä henkilön virallinen etunimi.
Sukunimi - Täytä henkilön virallinen sukunimi.
Sukupuoli - Täytä henkilön sukupuoli.
Ulkomainen henkilötunnus - Täytä henkilön ulkomainen henkilötunnus tai rastita kohta Ei ulkomaista henkilötunnusta.
Syntymäaika - Täytä henkilön syntymäaika
Osoitteen tyyppi - Valitse onko alle täytettävä osoite henkilön osoite kotivaltiossa vai työskentelyvaltiossa
Katuosoite/Postilokero/Postinumero/Kaupunki/Maakoodi - Täytä henkilön osoitetiedot. Postilokero on vaihtoehtoinen Katuosoitteelle.
Henkilödokumentin poisto
Henkilödokumentin poisto on estetty, mikäli poistettavalla henkilöllä on matkalaskureskontran kautta maksettuja matkalaskuja 14 kuukauden ajalta ennen henkilödokumentin poistopäivää. Näin varmistetaan, että myös poistettavan henkilön tulorekisteri-ilmoitukset voidaan tarvittaessa oikaista maksuvuoden aikana.
Henkilödokumentin poisto vaatii aina selitteen.