Maksuerän luonti ja pankkiin lähetys
Maksuerän lähettäminen pankkiin
Yleistä maksuerän luomisesta
Maksuerän luontiin tarvitaan aina pääkäyttäjäoikeudet, joko Oma toimisto -tasoiset tai yrityskohtaiset pääkäyttäjäoikeudet. Yrityskohtaisen pääkäyttäjän oikeutta tehdä maksueriä voidaan rajoittaa, Oma toimisto -tasoinen pääkäyttäjä saa aina tehtyä maksuerän.
Oikeutta maksuerän lähetykseen voidaan rajoittaa myös ottamalla asetuksissa käyttöön erillinen maksuerän hyväksyntä ja määrittelemällä maksuerän lähetykseen sallitut hyväksyjät.
Yhteen maksuerään voidaan valita useita erilaisia laskuja, sillä maksuerän laskut voidaan maksaa kukin haluttuina eräpäivinä, alepäivinä tai niin, että kaikki laskut maksetaan samana maksupäivänä. Mikäli maksuerässä on laskuja, joilla on eri maksupäivä, kuittaantuvat laskut sitä mukaa kun ne on maksettu pankissa. Maksuerä kuittaantuu maksetuksi vasta sitten, kun viimeinen lasku maksuerästä on maksettu.
Ennen maksuerän luontia
Ennen maksuerän luontia tulee huomioida seuraavat asiat:
Hyvityslasku
Hyvityslasku tulee olla kohdistettu hyvitettävään laskuun ennen maksuerän luontia. Näin kohdistus vähentää maksettavaa summaa automaattisesti. Hyvitettävällä laskulla tulee olla tositenumero annettuna ennen kuin hyvityslaskun voi kohdistaa siihen.
Käteisalennuslasku
Jos laskulla on valittuna voimassa oleva maksuehto, joka sisältää käteisalennuksen, tarjoaa Ostolaskut maksuerään alennettua summaa silloin, kun maksupäiväksi valitaan Alepäivä.
Pankkien maksuaikataulut
SEPA-maksuaineiston lähetyksessä tulee huomioida aina pankkikohtaiset aikataulut. Mikäli maksuaineiston maksupäivä on kuluva päivä, tulee lähetysaikaan lisätä myös aineiston käsittelyaika Heeros-järjestelmissä. Aineiston perille ehtimisen varmistamiseksi kuluvan päivän maksuaineisto on hyvä lähettää Ostolaskuista vähintään tuntia (1h) ennen pankin antamaa viimeistä toimitusaikaa.
Oheiseen taulukkoon on koottu aikataulut mihin mennessä aineiston tulee olla perillä pankissa. Määräajan jälkeen vastaanotetut aineistot käsitellään seuraavana pankkipäivänä tai maksuerässä määriteltynä ale-, erä- tai maksatuspäivänä.
Huom! Heeros ei vastaa pankkien aikataulumuutoksista. Tiedot pankeista tarkistettu heinäkuussa 2021.
Saman päivän maksujen tulee olla pankissa viimeistään:
Danske Bank – klo 18.30
Nordea – klo 18.30
Osuuspankki – klo 18.00
Samlink – klo 17.30
S-Pankki – klo 16.30
Ålandsbanken – klo 16.00
Maksuerän luonti tulevaisuuteen
Maksuerä voidaan luoda tulevaisuuteen alla olevien pankkimääritysten mukaisesti:
Danske Bank – 365 päivää ennen eräpäivää
Nordea – 90 päivää ennen eräpäivää
Osuuspankki – 364 päivää ennen eräpäivää
Samlink (Säästöpankit, Paikallisosuuspankki, Handelsbanken, Aktia) – 120 päivää ennen eräpäivää
S-Pankki – 361 päivää ennen eräpäivää (varmistettava)
Ålandsbanken – 361 päivää ennen eräpäivää (varmistettava)
Maksuerän luonti
- Siirry Ostoreskontra – Avoimet –näkymään
- Valitse maksuerään tulevat laskut, klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun
- Klikkaa Luo maksuerä –painiketta
Maksuerän luonti -ikkunassa näkyy listaus maksuerään valituista laskuista, johon voi tarvittaessa tehdä muutoksia.
Pankkitili
Mikäli käytössänne on useampi maksatuksen pankkitili, valitse pankkitili, jolta maksuerän laskut maksetaan. Alku- ja loppusaldon tiedot päivittyvät, mikäli tiliotteet on noudettu. Pankkitiliasetuksissa (Asetukset - Pankkitilit) voidaan määritellä haluttu pankkitili oletustiliksi maksuerälle.
Maksupäivän valinta
Valitse kentän alasvetovalikosta, minä päivinä laskut suoritetaan.
- Eräpäivänä – Laskut maksetaan kunkin laskun omana eräpäivänä
- Alepäivänä – Laskut maksetaan laskuissa käytettyjen maksuehtojen mukaisesti, mikäli alennus on voimassa. Jos joltain laskulta puuttuu maksuehto tai alennus ei enää ole voimassa, maksetaan lasku laskun eräpäivänä.
- Maksupäivänä – Kaikki laskut maksetaan Maksupäivä-kentässä määriteltynä maksupäivänä.
Maksupäivän valinnan vaihtaminen päivittää kaikkiin kyseisen maksuerän laskuihin tavan milloin maksu suoritetaan (eräpäivänä, alepäivänä tai maksupäivänä). Kaikki maksuerän laskut lähetetään pankkiin yhdelle maksuerälle koottuna.
Maksupäivä
Mikäli Maksupäivän valinta –kenttään on valittu Maksupäivänä, määrittele tähän kenttään haluttu maksupäivä, klikkaamalla kentän lopussa olevaa kalenteri –valintaa.
Sähköposti
Mahdollisuus lähettää tieto luodusta maksuerästä sähköpostiviestillä; kenttä ei ole pakollinen. Mikäli vastaanottajan sähköpostiosoite on määritelty yleisiin asetuksiin (Yleiset – Liittymät – Ostoreskontra), tarjotaan kyseiseen kenttään automaattisesti asetuksiin määriteltyjen henkilöiden sähköpostiosoitteita. Mikäli vastaanottajien sähköpostiosoitteita ei ole määritelty yleisiin asetuksiin, voi kyseiseen kenttään kirjoittaa haluamansa sähköpostiosoitteen, johon lähetetään tieto luodusta maksuerästä. Tieto maksuerästä lähetetään heti, eikä koontiviestinä (koonti = kuuden tunnin välein lähetettävät ilmoitukset). Mikäli kenttä jätetään tyhjäksi, ei sähköposti-ilmoituksia luodusta maksuerästä lähetetä.
Huom! Tarvittaessa kenttää voi myös muokata tai tyhjentää/poistaa osan tarjotuista sähköpostiosoitteista.
Laskut
Laskut otsikon alla näkyy listaus maksuerään valituista laskuista.
- Mikäli laskun tyyppi on hyvitys, näkyy tiedot punaisella, summa on miinusmerkkinen ja se vähentää automaattisesti hyvitettävän veloituslaskun summaa. Hyvityslasku tulee kohdistaa aina ennen maksuerään valintaa.
- Alennukset tulevat automaattisesti näkyviin ja alentaa maksettavaa summaa, mikäli maksupäiväksi valittu päivä, jolloin alennus on voimassa.
- Ne maksuerään valitut laskut, joita ei voida valita maksuerään mukaan (esim. lasku on jo maksussa), näkyvät punaisella laskulistauksen yläreunassa.
Laskuriveillä voidaan tarvittaessa
- Muuttaa laskun summaa, antamalla uusi arvo Maksetaan–kenttään (ylisuorituksia ei voi tehdä)
- Muuttaa yllä valittua laskun maksupäivää, antamalla uusi arvo Maksupäivä -kenttään
- Jättää lasku myös pois maksuerästä (Poista ruksi valintaruudusta). Lasku jää tällöin edelleen avoimeksi, eikä siirry pankkiin maksettavaksi.
Maksetaan
- Jos laskun summasta maksetaan vain osa, voi laskun summaa muuttaa Maksetaan -kentässä.
- Ylisuorituksia ei voi tehdä. Jos annetaan loppusummaa suurempi summa, tulee siitä näytölle ilmoitus.
- Laskun voi jättää pois maksuerästä poistamalla ruksi valintaruudusta
- Mikäli maksuerä sisältää laskuja, joiden summa on nolla, antaa Lähetä pankkiin –valinta virheilmoituksen; maksettava summa ei saa olla nolla. Virheilmoitus tulee kuitata, jonka jälkeen laskun summaa muutetaan tai kyseinen laskurivi poistetaan (rasti rivin edessä).
Huom! Maksettava summa -kentän tieto näyttää maksettavat summat aina euroissa (myös valuuttalaskujen summat), jolloin Yhteensä-kentästä voi helposti tarkastaa maksuerässä maksettavan euromääräisen kokonaissumman.
Mikäli maksuerä, jota ei ole lähetetty vielä pankkiin, halutaan perua, suljetaan Maksaminen -välilehti (välilehden rasti), jolloin kyseiselle maksuerälle valitut laskut vapautuvat uudelleen valittaviksi.
Maksuerän lähettäminen pankkiin
- Klikkaa Maksuerän luonti –ikkunan Lähetä Ostolaskut varmistaa, että haluat varmasti lähettää kyseiset laskut pankkiin maksuun.
- Maksa-valinta siirtää maksuerän pankkiin
- Peruuta-valinta peruttaa maksuerän lähettämisen pankkiin ja palataan takaisin maksuerän luonti-ikkunaan.
Pankkiin siirretty maksuerä
Maksuerästä muodostuu maksuaineisto Maksa-painikkeen klikkauksen jälkeen.
Huom! maksuun siirrettyä aineistoa ei voi enää perua!
Maksuaineisto lähetetään automaattisesti Heeros Linkin välityksellä suoraan pankkiin.
Huom! Tarkistathan että maksuerän tilaksi muuttuu Lähetetty pankkiin, jotta aineisto on varmasti lähtenyt pankkiin asti ja saanut pankin palautteet. Maksu voi myös hylkääntyä myöhemmin esimerkiksi katteen puutteen vuoksi, joten maksuaineiston tekijällä on velvollisuus seurata maksujen onnistuminen.
Maksuerän vaiheista voit lukea lisää täältä.
Pankkiin lähetetyn maksuerän voi myös tulostaa maksuerällä olevalla Tulosta-painikkeella.