Arkistoinnin edellytykset
Laskun arkistointi
Laskun palautus arkistosta
Arkistoidun laskun poisto Ostolaskuista
Arkistoinnin edellytykset
Sekä ostolaskujen että matkalaskujen arkistointi tehdään siinä vaiheessa, kun lasku on kokonaan käsitelty Ostolaskuissa:
Kierrätys-Circulassa ostolaskun ja matkalaskun tulee olla
- Hyväksytty
- Siirretty ostoreskontraan tai palkanlaskentaan
Ostoreskontra-Ostolaskuissa ostolaskun ja matkalaskun tulee olla
- Hyväksytty
- Siirretty kirjanpitoon
- Laskun voi maksaa myös arkistoinnin jälkeen, maksutieto päivittyy arkistossakin olevalle laskulle
Laskun arkistointi
- Siirry Siirrettävät – Arkistoon –näkymään
- Valitse arkistoitavat laskut klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun
Näkymällä näytetään kaikki arkistoitavat laskut, niin ostolaskut, kululaskut kuin matkalaskutkin. Eri tyyppisiä laskuja voi arkistoida samanaikaisesti.
Useamman laskun valinta näkymästä
- useamman ”siellä täällä” olevan dokumentin valinta tehdään klikkaamalla haluttuja dokumentteja -> valittujen dokumenttien rivit muuttuvat sinisiksi
- useamman peräkkäisen dokumentin valinta tehdään klikkaamalla ensimmäistä dokumenttia, ja sen jälkeen painamalla näppäimistöltä SHIFT- eli vaihtopainike alas ja klikkaamalla viimeistä dokumenttia, jolloin kaikki dokumentit tältä väliltä tulevat valituksi ja rivit muuttuvat sinisiksi.
Kaikkien laskujen valinta näkymästä
Mikäli haluat siirtää kaikki näkymän laskut arkistoon, klikkaa Toimittaja-kentän edessä olevaan valintaruutuun, jolloin kaikki näkymän laskut tulevat valituiksi.
- Klikkaa näkymän yläosassa olevaa Arkistoi–painiketta, jonka jälkeen valitut laskut siirtyvät Odottaa arkistointia -tilaan.
Arkistoitavat laskut näkyvät Siirrettävät – Arkistoon näkymässä Odottaa arkistointia -tilassa, kunnes laskujen siirto arkistoon on valmistunut. Arkistointi tapahtuu taustatoimintona eli muiden laskujen käsittelyä voi jatkaa, vaikka arkistoitavat laskut ovat vielä Odottaa arkistointia – tilassa. Näkymän voi päivittää klikkaamalla välilehden Arkistoon-otsikkoa.
Arkistoidut laskut näkyvät Ostolaskujen Siirretyt – Arkistoidut -näkymässä. Laskuriveillä ei näy arkistointi-ikoneja, sillä kaikki tässä näkymässä olevat laskut ovat arkistoituja.
Huom! Mikäli arkistoitavia laskuja on enemmän kuin 1000 laskua, katso ohje täältä: Suuren laskumäärän arkistointi
Laskun palautus arkistosta
Joskus laskuihin pitää liittää jälkeenpäin saapuneita liitetiedostoja tai esimerkiksi toimittajan tiedot ovat muuttuneet. Tällöin lasku(t) tulee palauttaa arkistosta tietojen täydentämiseksi.
- Siirry Ostolaskujen Siirretyt – Arkistoidut –näkymään
- Valitse palautettavat laskut klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun
- Klikkaa Palauta arkistosta –painiketta.
Palautuksen jälkeen avautuu Palautus arkistosta -ikkuna, jossa näkyy arkistosta palautettujen laskujen määrä. Viimeistele arkistosta palautus klikkaamalla ikkunan OK-painiketta.
Arkistosta palautetut laskut siirtyvät Ostolaskuissa Siirrettävät – Arkistoon –näkymään.
Arkistoidun laskun poisto Ostolaskuista
Arkistoitu lasku voidaan tarvittaessa poistaa Ostolaskuista Siirretyt – Arkistoidut-näkymässä. Näkymän Poista lasku -painike poistaa laskun Ostolaskuista mutta lasku säilyy edelleen arkistossa.
Arkistoitu, mutta Ostolaskuista poistettu lasku, voidaan palauttaa takaisin Ostolaskuihin Siirretyt – Poistetut -näkymän Palauta lasku -painikkeella (palautus 2 kk kuluessa poistopäivästä).
Lue lisää laskujen poistosta ja palautuksesta täällä.