Muut asetukset
Määrittele Muut asetukset –välilehdellä mm. mihin oletusnäkymään Ostolaskujen kierrätys- ja reskontraratkaisu avautuu, onko laskujen massasiirto käytössä, sekä kuinka alv sekä sähköpostihuomautuksia käsitellään. Valitse lisäksi oletustositelajit laskuille ja matkalaskuille (mikäli matkalaskut ovat käytössä), sekä ostoreskontra-Ostolaskuissa myös suorituksille.
- Siirry Asetukset – Yleiset -Muut asetukset -välilehdelle ja täydennä tiedot avautuneeseen ikkunaan
- Tallenna tiedot lopuksi Tallenna -painikkeella. Välilehden voi sulkea ikkunan oikeassa yläkulmassa olevasta ruksista
Sähköpostin lähetys seuraavalle laskun käsittelijälle
Sähköpostin lähetys -valinnoilla voidaan valita, lähetetäänkö oletuksena sähköpostia aina seuraavalle laskun käsittelijälle tarkastuskierron eri vaiheissa. Huom! Sähköpostin lähetys voidaan vielä laskulomakkeella muuttaa laskukohtaisesti.
-
Oletuksena lähetetään sähköpostia
Kyseinen valinta lähettää automaattisesti sähköpostia seuraavalle käsittelijälle, mikäli laskulla on aktivoitu Lähetetään sähköpostia. Mikäli sähköpostin lähetys asetus ei ole laskulla aktivoitu, ei sähköpostia lähetetä Muut asetukset -välilehden valinnasta huolimatta. -
Oletuksena ei lähetetä sähköpostia
Kyseinen valinta ei aktivoi automaattista sähköpostin lähetystä seuraavalle käsittelijälle. Laskulla voi kuitenkin asetuksesta huolimatta, valita, että sähköpostia lähetetään seuraavalle käsittelijälle.
Sähköposti-ilmoitus uudesta laskusta henkilölle -kohtaan voidaan valita henkilö, jolle halutaan lähettää sähköposti, kun yrityksen Ostolaskuihin saapuu uusia laskuja.
- Teksti -kohtaan tulee kirjoittaa teksti, joka lähetettävässä sähköpostissa lukee.
Toimittajien tunnukset
Kun Ostolaskuihin luodaan uusia toimittajia, voidaan asetuksiin määritellä toimittajalle tunnuksen oletusarvo Ostolaskuihin.
- Pienin vapaa – asetus tarjoaa uudelle toimittajalle aina pienintä vapaata numeroa (tarjoaa väliin jääneitä numeroita).
- Suurimmasta seuraava – asetus tarjoaa uudelle toimittajalle aina suurimmasta seuraavaa vapaata numeroa (tällä hetkellä ainoa Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisun tukema)
- Sisältää kirjaimia (ei autom. numerointia) – asetus mahdollistaa, että toimittajan tunnus voi sisältää myös kirjaimia.
Laskujen massasiirto käytössä
Laskujen massasiirrolla voidaan ohjata tarkastuskierrossa olevia useita laskuja eteenpäin, avaamatta yksitellen näitä laskuja. Esimerkiksi vuokramaksut siirretään usein massasiirtoina eteenpäin tarkastuskierrossa.
Kyllä -valinnalla otetaan laskujen massasiirtotoiminto käyttöön.
Ei -valinta ilmaisee, että massasiirrot eivät ole käytössä.
Oletusnäkymä
Oletusnäkymällä valitaan, mihin näkymään kyseinen Ostolaskut (kierrätys ja reskontra) avataan aina sisäänkirjauduttaessa palveluun. Asetus ei ole käyttäjäkohtainen, vaan yleinen.
- Tervetuloa Heeros Ostolaskuihin! -valinta nopeuttaa Ostolaskujen avautumista, sillä oletusarvoisesti tietojen lataus tehdään vasta käyttäjän toimesta, kun siirrytään haluttuun näkymään.
- Ostolaskut / Omat laskut – valinta avaa näkymän käyttäjän Omat laskut -näkymään. Jokainen käyttäjä (pää- ja peruskäyttäjä) näkee ainoastaan omat kierrossa olevat laskut, joita ei ole vielä siirretty tarkastuskierron lopettavaan vaiheeseen.
- Ostolaskut / Kierrossa -valinta avaa näkymän ostolaskujen kierrossa -näkymään. Pääkäyttäjä näkee kaikkien käyttäjien kierrossa olevat laskut, Peruskäyttäjä näkee omat kierrossa olevat laskut.
- Matkalaskut / Kierrossa -valinta avaa näkymän matkalaskujen kierrossa -näkymään. Pääkäyttäjä näkee kaikkien käyttäjien kierrossa olevat matkalaskut. Peruskäyttäjä näkee omat kierrossa olevat matkalaskut.
ALV-käsittely
Ei muokattavissa – alv-prosenttia/-koodia ei voida muokata tiliöinneissä.
Muokattavissa – alv-prosenttia/-koodia voidaan muokata tiliöinneissä.
Tyhjä ALV-% tarkoittaa
Osa Ostolaskujen tiedot vastaanottavista järjestelmistä käsittelee Nolla ja tyhjä alv -tiedon eri tavalla. Näin asetuksiin tulee määritellä, mitä tyhjällä ALV%:lla tarkoitetaan.
Nollaa – valinta: verollinen kentässä näkyy aina jokin arvo (voi olla myös muu kuin nolla), eikä kentän tieto voi olla ikinä tyhjä.
Tyhjää -valinta: veroton kentässä voidaan antaa jokin arvo tai jättää kenttä tyhjäksi.
Esimerkit:
Jos tilikartassa olevan tilin ALV% arvo on tyhjä ja kyseinen tili valitaan tiliöinnille, tulee Nollaa -valinnalla tiliöinnille arvo nolla.
Jos tilikartassa olevan tilin ALV% arvo on tyhjä ja kyseinen tili valitaan tiliöinnille, tulee Tyhjää -valinnalla tiliöinnille arvo tyhjä.
ALV-kentät laskulla
Kyseisen kentän tiedolla määritellään näytetäänkö ALV-kentän tiedot laskulla vai ei.
Ei -vaihtoehto kannattaa valita vain, jos kyseessä on yritys, jolla ei ole alv-toimintaa. Normaalin alvillisen yrityksen tapauksessa tässä kohdassa ei saa olla ruksia.
Klikkaamalla Ei alv-kenttiä edessä olevaan valintaruutuun (rasti ruudussa), ei alv-kentän tietoja näytetä laskulla. Jos valintaruutu on tyhjä, näytetään Alv-kentän tiedot laskulla.
Arkistoidaanko tiliöinnit
Kyllä -valinta siirtää myös tiliöintitiedot laskun mukana Arkistoon
Ei -valinta ei siirrä tiliöintitietoja laskun mukana Arkistoon.
Lähtökohtaisesti tiliöintitiedot tulee siirtää myös Arkistoon, joten yleensä kohdassa ei ole rastia.
Ensimmäinen huomautus
Pääkäyttäjä voi huomautusmäärityksillä muistuttaa käyttäjiä laskujen käsittelystä/lähettämisestä eteenpäin.
Ensimmäinen huomautus – ”x ” arkipäivän päästä
Määrittele kuinka monen arkipäivän päästä käyttäjälle lähetetään ensimmäinen huomautus laskujen käsittelystä, jos laskua ei ole käsitelty eteenpäin.
Teksti
Kirjoita käyttäjälle lähetettävä ensimmäinen kehotus käsitellä lasku. Kyseinen viesti lähetään automaattisesti laskun käsittelijälle edellisessä kentässä määritellyn arkipäivän päästä.
Jatkohuomautukset – ”x” arkipäivää edellisestä
Määrittele, kuinka monen arkipäivän päästä edellisestä huomautuksesta laskien käyttäjälle lähetetään jatkohuomautus laskujen käsittelystä, jos laskua ei ole edelleenkään käsitelty eteenpäin.
Teksti
Kirjoita käyttäjälle lähetettävä seuraava kehotus käsitellä lasku. Kyseinen viesti lähetään automaattisesti laskun käsittelijälle edellisessä kentässä määritellyn arkipäivän päästä ensimmäisestä huomautuksesta laskien.
Oletushenkilön haku laskua siirrettäessä
Ostolaskujen laskuja käsiteltäessä laskulle haetaan oletuksena seuraava henkilö, jolle lasku on edellisen kerran laitettu. Asetusvalinnalla Ei käytössä voidaan seuraavan henkilön ehdotus poistaa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että laskulle on aina käsin valittava henkilö, kenelle lasku halutaan siirtää.
Oletustositelajit
Erilaisille laskuille ja suorituksille määritellään käytettävä oletustositelaji. Oletustositelajit tulee aina ensin perustaa kohdassa Asetukset – Tositelajit. Automaattinen tositenumerointi on aina oletuksena käytössä. Mikäli automaattinen tositenumerointi halutaan joltain oletustositelajilta pois, tulee kentän alasvetovalikosta valita Ei automaattista numerointia.
Klikkaa oletustositelajien -kenttien lopussa olevaan alasvetovalikkoon ja valitse käytettävä oletustositelaji
- ostolaskuille
- matkalaskuille
- hyvityslaskuille
- tilauslaskuille (= laskun tilausnumerokentässä on arvo)
Huom! Ostolaskujen tulkinta- ja tiliöintiratkaisua käyttäessä on määritettävä oletustositelajiasetus sekä osto-, hyvitys- että tilauslaskuille, vaikka käytettävä tositelaji olisi näille laskutyypeille sama.
Oletustositelaji suorituksille ja Oletustositelaji ylisuorituksille (OR-Ostolaskut/matkalaskureskontra).
Klikkaa oletustositelaji suorituksille -kentän lopussa olevaan alasvetovalikkoon ja valitse käytettävä oletustositelaji suorituksille, jotka kuitataan manuaalisesti. HUOM! Ostoreskontra-Ostolaskujen ostolaskujen ja matkalaskureskontran matkalaskujen suorituksilla käytetään samaa oletustositelajia.