Maksuerään liittyvät muut toiminnot
Pankin palautesanomat - Heeros Link
Maksuerän kuittaus suoritetuksi käsin
Pankista noudettavat aineistot
Maksuerän hyväksyntä
Mikäli maksuerän hyväksyntä-toiminto on otettu käyttöön yleisissä asetuksissa (Asetukset – Yleiset – Oikeudet), tulee maksuerä aina hyväksyä ennen kuin se lähtee ohjelmasta pankkiin maksettavaksi.
Maksuerän voi hyväksyä eli lähettää pankkiin ne hyväksyjät, jotka asetuksissa on määritelty maksuerän hyväksyjiksi. Kun maksuerä on luotu ja lähetetty maksuun, siirtyy maksuerä tilaan Odottaa hyväksymistä. Maksuerän hyväksyjä saa ilmoituksen hyväksyttävästä maksuerästä. Hyväksyjällä on vuorokausi aikaa käydä hyväksymässä maksuerä. Mikäli maksuerää ei ole hyväksytty ajoissa, tulee se palauttaa takaisin avoimeksi ja muodostaa uudelleen.
Hyväksyjä
- Siirtyy Ostoreskontra – Maksuaineistot-näkymään
- Valitsee hyväksyttävän maksuerän (klikkaus rivin edessä olevaan valintaruutuun) tai avaa hyväksyttävän maksuerän (sinistä linkkiä klikkaamalla)
- Maksuerä hyväksytään Hyväksy maksuerä -painikkeella
Maksuerä siirtyy Odottaa lähetystä (’pankin nimi’) -tilaan ja jatkaa matkaansa pankkiin normaalin maksuerän tavoin.
Maksuerän peruminen pankista
Maksuerän peruuttaminen ohjelman kautta ei ole tällä hetkellä käytössä. Maksuerien peruutus tulee tehdä pankkien maksuliikenneasiakaspalvelun kautta. Pankit voivat periä palvelumaksun maksuerän peruutuksesta.
Maksuerän vaiheet
Maksuerän vaiheet
Mikäli erillinen maksun hyväksyminen ei ole käytössä, ovat maksatuksen vaiheet alla olevat. Huom! Mikäli maksuerät eivät ole kuittaantuneet automaattisesti tiliotteen mukaisesti, voi erät tarvittaessa kuitata käsin Kuittaa suoritetuksi -painikkeella tai palauttaa avoimeksi uudelleen maksettavaksi Palauta avoimeksi -painikkeella.
Vaiheet Ostolaskujen reskontrassa
0) Odottaa hyväksymistä – maksuerä ei näy vielä Heeros Linkissä
1) Odottaa lähetystä
2) Lähetetty Pankkiin
3) Maksettu
4) Hylätty
5) Osittain maksettu
Vaiheet Heeros Linkissä
1) NEW – SENDING
2) SENT
3) PAID
4) ERROR
5) PARTPAID
0) Odottaa hyväksymistä
Tämä tila on käytössä vain jos asetuksista on laitettu päälle maksuerän hyväksyntä.
Maksuerä on muodostettu, mutta erä ei lähde ennen kuin asetuksissa määritelty henkilö käy hyväksymässä maksuerän lähetykseen.
1) Odottaa lähetystä
Maksuerä on muodostettu ja siihen tehdään lähetykseen liittyvät perustarkistukset Ostolaskuissa, jonka jälkeen aineisto siirretään Heeros Linkiin ja sieltä ajastetusti pankkiin.
2) Lähetetty pankkiin
Aineisto on lähetetty pankkiin ja se odottaa pankin vastaanottokuittausta.
Vastaanottokuittauksen saapuminen saattaa kestää 2 h (sis. maksuerän siirto Ostolaskuista Heeros Linkiin ja sieltä pankkiin sekä kuittauksen palautuminen takaisin).
3) Maksettu
Aineisto on käsitelty ja pankista on tullut tieto, että maksuerän laskut on maksettu ja ne näkyvät tiliotteella.
4) Hylätty
Aineisto on käsitelty ja pankista on tullut tieto, että maksuerän laskuja ei ole voitu maksaa (esim. kate ei riitä). Hylätyn maksuerän laskut eivät palaudu automaattisesti avoimiksi. Maksuaineistot –näkymässä näytetään hylätyn maksuerän rivillä punainen kolmio huutomerkillä -ikoni. Kun Hylätty-statuksella oleva maksuerä avataan, näkyy maksuerän Lisätiedot -kentässä pankin antama syy hylkäykseen (esim. kate ei riitä). Lisätietoja hylkäyssyistä voit lukea täältä.
5) Osittain maksettu
Aineisto on käsitelty ja pankista on tullut tieto, että osa maksuerän laskuista on maksettu (esim. eri eräpäivät).
Pankin palautesanomat – Heeros Link
Kun SEPA-maksuaineisto on lähetetty pankkiin, tekee pankki aina ennen varsinaista aineiston käsittelyä, erilaisia perustarkistuksia aineistoon. Kun aineisto läpäisee perustarkastukset, saa Heeros Link pankilta vastaanottokuittauksen. Pankin perustarkastuksien vastaanottokuittaukset näkyvät Heeros Linkissä yleisimmin alla olevilla kirjainyhdistelmillä;
- ACTC (AcceptedTecnicalValidation) lähetetyn aineiston tekninen hyväksyntä, jossa ei oteta vielä kantaa vastaanottajan tietoihin tai tilin katteeseen.
- ACCP (AcceptedCustomerProfile) Lähettäjän sopimustietojen sekä Web Services -yhteyskanavan tarkistus.
- ACSP (AcceptedSettlementInProcess) Osuuspankin lisätarkistus.
Maksuerän palautus avoimeksi
Palauta avoimeksi -toiminnolla voidaan palauttaa avoimeksi joko koko maksuerä tai maksuerään kuuluvia laskuja. Ostoreskontra – Maksuaineistot -näkymän Palauta avoimeksi -painiketta voidaan hyödyntää silloin, kun maksuerään on valittu laskuja, joita ei ole kuitenkaan maksettu pankissa. Esimerkiksi pankin virhetilanteet, jolloin erä on voinut jäädä Hylätty- tai Lähetetty pankkiin -tilaiseksi. Lisätietoa hylkäyssyistä voit lukea täältä.
Huom! Jos laskun tai koko maksuerän maksatuspäivä on kuluva päivä tai tulevaisuudessa, asiakas ei voi tehdä avoimeksi palautusta itse. Tarvittaessa Heeros sovellustuki auttaa asiassa.
Maksuerän tai laskun palauttamiseksi avoimiin, valitse joko yksittäisiä laskuja tai koko maksuerä klikkaamalla halutun rivin edessä olevaa valintaruutua ja klikkaa sen jälkeen Palauta avoimeksi -painiketta.
Mikäli maksuerä odottaa hyväksymistä, tulee koko maksuerä (ei pelkästään yksittäistä laskua) palauttaa avoimeksi. Ennen maksuerän tai laskun palautusta avoimeksi, tulee varmistaa, että vapautettavia laskuja ei ole maksettu pankissa, esim. eri eräpäivien vuoksi.
Maksuerän kuittaus suoritetuksi käsin
Ostoreskontra – Maksuaineistot -näkymän Kuittaa suoritetuksi -painiketta voidaan hyödyntää silloin, kun laskut eivät ole automaattisesti kuittaantuneet suoritetuksi tiliotteelta. Esimerkiksi hylkääntynyt maksuerä tai lasku(t) on maksettu toisella pankkiyhteysohjelmalla. Kuittaa suoritetuksi –toiminnolla voidaan kuitata suoritetuksi koko maksuerä tai maksuerään kuuluvia laskuja.
Huom! Ennen maksuerän tai laskun suoritetuksi kuittausta tulee varmistaa, että laskut on maksettu pankissa.
Maksuerän tai laskun kuittaamiseksi suoritetuksi, valitse joko yksittäisiä laskuja tai koko maksuerä klikkaamalla halutun rivin edessä olevaa valintaruutua ja klikkaa sen jälkeen Kuittaa suoritetuksi -painiketta.
Pankista noudettavat aineistot
Pankista noudetaan aina sopimuksen mukainen aineisto; yleensä maksupalaute ja tiliotteet. Maksupalautteet mahdollisine virheilmoituksineen noudetaan saman päivän aikana, kun taas tiliotteet noudetaan yleisimmin aina maksatuspäivää seuraavana arkipäivänä.
Maksupalaute
Kun aineisto on vastaanotettu pankissa, saa Heeros Link siitä vastaanottokuittauksen. Vastaanottakuittaus muuntaa maksuerän tilan Heeros Linkissä SENT-tilaan ja Ostolaskuissa Lähetetty pankkiin –tilaan. Maksupalaute voi olla myös viesti virheeseen (Error) jääneestä maksuerästä tai sen laskusta.
Tiliotteet
TITO-tiliotteet noudetaan suosituksen mukaan päivittäin (päivittäinen tiliote). Noudetut tiliotteet siirtyvät Heeros Linkistä automaattisesti Ostolaskujen Tiliotteet-näkymään. Nordea toimittaa lisäksi ainoana pankkina kuvamuotoisen tiliotteen (HTMKTO).
Jos asiakkaalla on vähän maksutapahtumia, voi tiliotteen noutaa myös viikottain. Suosittelemme kuitenkin päivittäistä tiliotteen noutoa reskontran täsmäytyksen helpottamiseksi. Päivätiliote vaaditaan matkalaskujen käytössä ollessa ajanmukaisten tulorekisteri-ilmoitusten lähettämiseksi.
Huom! Maksujen suoritukset kuittaantuvat automaattisesti vasta tiliotteen noudon jälkeen. Maksujen käsinsuorittaminen ennen tiliotteen noutamista on kielletty! Tästä voi seurata tuplamaksujen muodostuminen laskuille ja eri raporttien täsmäytyseroja sekä virheitä kirjanpitoon.