Laskun avaus ja käsittely
Massasiirto
Massasiirron asetusvalinnat
Yhteenvetoraportti
Mikäli laskun edellinen käsittelijä on valinnut laskulla lähetetään sähköposti, saa seuraava käsittelijä ilmoituksen käsiteltävistä laskuista. Sähköposti-ilmoitus saapuu aina kuuden tunnin välein koontiviestinä. Koontiviestiin on kerätty kaikki kyseisen käsittelijän laskut, joista on pyydetty ilmoittamaan (lähetetään sähköposti). Huom! Viestissä ilmoitettu lasku on saatettu käsitellä jo ennen viestin saapumista, laskun käsittely ei poista laskua ilmoitussähköpostista.
Laskun avaus ja käsittely
- Kirjaudu Ostolaskuihin
- Siirry Ostolaskut – Kierrossa –näkymään
- Avaa käsiteltävä lasku, klikkaamalla rivillä olevaa toimittajan nimeä. Avattava lasku avautuu aina omaan ikkunaan. Lomakkeen vasemmassa reunassa näkyvät laskun tiedot ja ikkunan oikealla puolella laskun kuva.
- Täydennä tarvittavat tiedot laskulomakkeeseen, joko valitsemalla tieto kentän alasvetovalikosta tai kirjoittamalla se suoraan kenttään tai ruksaamalla kentän valintaruutuun.
Jos tarkastuskierron tässä vaiheessa on sallittu tiliöintien teko, siirrytään tiliöintien luontiin. Mikäli tiliöintien teko ei ole sallittua tässä kierron vaiheessa, siirretään lasku seuraavalle käsittelijälle.
Lisäohjeita laskun tiliöinnistä, siirrosta seuraavalle henkilölle, lisätiedon lisäämisestä ja laskun tallennuksesta voit lukea täältä.
Massasiirto
Asetuksissa voidaan laittaa päälle Massasiirto-asetus (Asetukset - Yleiset - Muut asetukset - Laskujen massasiirto käytössä). Massasiirrolla laskut voidaan siirtää tarkastuskierrossa eteenpäin avaamatta laskuja. Toiminto on käytettävissä Omat laskut, Kierrossa, Hyväksytyt ja Kaikki-näkymissä. Massasiirtoon valittavat laskut voivat olla kierron eri vaiheissa.
Massasiirtotoiminnolla voidaan esimerkiksi tarvittaessa palauttaa useampi lasku kerrallaan tarkastuskierron ensimmäiseen vaiheeseen. Siirrosta muodostuu raportti, jossa näytetään sekä siirtämättömät että siirretyt laskut. Massasiirtoon valitut laskut lukitaan siirron ajaksi ja ne vapautuvat avoimiksi, kun toiminto on suoritettu loppuun tai mikäli massasiirron luonti keskeytetään.
- Siirry valitsemaasi näkymään, esim. Ostolaskut – Kierrossa
- Valitse massasiirtona eteenpäin siirrettävät laskut klikkaamalla aina laskurivin edessä olevaa valintaruutuua. Mikäli haluat valita kaikki näkymän laskut massasiirtoon, klikkaa laskurivien edessä olevien valintaruutujen ylimpään valintaruutuun ja kaikki laskut tulevat valituiksi.
- Klikkaa Massasiirto -painiketta
Laskut koostetaan käsittelyyn, aina laskujen kierron vaiheen ja oletustarkastuskierto asetuksen mukaisesti.
Esimerkki Saapuneet laskut:
Ne saapuneet laskut, joilla on oletustarkastuskierto, koostetaan ensin käsittelyyn ja sen jälkeen tuodaan käsittelyyn ne saapuneet laskut, joilla ei ole oletustarkastuskiertoa jne. Käsittelyyn koostetut laskut näkyvät aina Siirretään seuraavat laskut -osiossa, jossa valittuja laskuja voidaan vielä poistaa massasiirrosta.
4. Täydennä ikkunan tiedot, tarkista vielä, että kaikki näkymässä olevat laskut halutaan varmasti siirtää ja klikkaa Jatka -painiketta.
Massasiirron asetusvalinnat
Tarkastuskierto
Mikäli laskulla ei ole oletustarkastuskiertoa, valitse tarkastuskierto kentän alasvetovalikkoon klikkaamalla
Nykyinen vaihe
Kyseinen kenttä on tyhjä, mikäli laskulla ei ole tarkastuskiertoa. Muuten kierron vaihe näytetään kyseisessä kentässä.
Siirrä vaiheeseen
Valitse kentän alasvetovalikosta kierron vaihe, mihin laskut siirretään.
Seuraava henkilö
Valitse kentän alasvetovalikosta henkilö, kenelle laskut siirretään seuraavaksi käsittelyyn.
Lähetetään sähköposti
Kun klikkaat Lähetetään sähköposti –kentän edessä olevaan valintaruutuun, lähetetään laskujen seuraavalle käsittelijälle sähköposti-ilmoitus käsiteltävästä laskusta.
Viesti käsiteltävistä laskuista lähetetään koontiviestinä, noin kuuden tunnin välein. Mikäli valintaruutu on tyhjä, ei sähköpostiviestiä lähetetä.
Jatka
Jatka -valinta siirtää ne laskut, joiden laskurivien edessä on valintamerkki (rasti ruudussa), Siirrä vaiheeseen -kentässä määriteltyyn kierron vaiheeseen. Valitut laskut lukitaan siirron ajaksi (näkymän laskuriveillä näkyy lukitusdokumentti ). Massasiirtoon valittujen laskujen käsittelyä jatketaan ja näytölle aukeaa seuraava kooste (kierron vaiheen mukaisesti) massasiirtoon valituista laskuista.
Keskeytä
Keskeytä -valinta keskeyttää vielä käsittelemättömien massasiirtoon valittujen laskujen käsittelyn. Ne laskut, jotka on ehditty käsitellä ennen Keskeytä -painikkeen klikkausta, siirtyvät normaalisti massasiirtona, mutta ne näkymän laskut, jossa Keskeytä -painiketta on klikattu ja seuraavien massasiirtoon valittujen laskujen käsittely keskeytetään (toiminto perutaan).
Siirretään seuraavat laskut
Kentässä näytetään, mitkä laskut massasiirtoon on tässä kierron vaiheessa valittu. Laskurivin lopussa olevasta PDF-kentästä voidaan avata laskun kuva tarkasteluun. Tarvittaessa voit poistaa massasiirtoon valittuja laskuja pois massasiirrosta klikkaamalla laskurivin edessä olevaan valintaruutuun. Vain ne laskut, joiden rivillä on valintamerkki siirretään massasiirtona eteenpäin.
Kun kaikki massasiirtoon valitut laskut on käsitelty, näytetään yhteenvetoraportti.
Yhteenvetoraportti
Raportti näyttää
- siirtämättömät laskut, niiden tositelajin ja -numeron sekä syyn, miksi laskua ei ole siirretty
- siirretyt laskut, niiden tositelajin ja -numeron sekä mihin tarkastuskierron vaiheeseen ja kenelle henkilölle lasku on siirretty.
Laskun historiatietoihin (Vaihe) tulee tieto, että lasku on siirretty massasiirrolla tarkastuskierrossa.