Saapuneen ostolaskun käsittely
Laskun avaaminen
Uusien laskujen käsittely
Laskujen tiliöinti (aukeaa uuteen välilehteen)
Laskujen ohjaus kiertoon
Lisätiedon lisääminen
Laskujen tallennus
Tämä ohje pitää sisällään saapuneen laskun avauksen, tiliöinnin, ohjauksen kiertoon ja laskun tallennuksen Ostolaskujen kierrätysratkaisussa.
Laskun avaaminen
- Siirry Ostolaskut – Kierrossa –näkymään
- Avaa saapunut lasku klikkaamalla aina rivillä olevaa toimittajan nimeä.
Uusien laskujen käsittely
Voit suodattaa kyseiseen näkymään nähtäväksi ainoastaan Saapuneet laskut, kun klikkaat Henkilö-kentän alla olevaan alasvetovalikkoon ja valitsemalla sieltä Saapuneet laskut. Käynnistä suodatus klikkaamalla suurennuslasi-painiketta, jolloin näkymään suodattuu ainoastaan Saapuneet laskut, eikä muita Ostolaskuissa olevia laskuja näy kyseisessä näkymässä. Kun haluat nähdä kaikki kyseisen näkymän laskut, valitse samaisesta alasvetovalikosta jälleen Kaikki -valinta.
HUOM! Mikäli alasvetovalikossa ei näy vaihtoehtoa Saapuneet laskut, kirjoita teksti suodatuslaatikkoon ja paina Enteriä. Huomioi, että teksti täytyy olla kirjoitettu täsmälleen oikealla tavalla, kirjainkokokin huomioiden.
HUOM! Mikäli uudet laskut näkyvät jollain toisella nimellä kuin Saapuneet laskut, tulee suodatuksessa käyttää tuota kyseistä nimeä, joka on Heeros Linkin asetuksissa määritetty.
Lasku avautuu aina omaan ikkunaan. Lomakkeen vasemmassa reunassa näkyvät laskun tiedot ja ikkunan oikealla puolella laskun kuva. (Mikäli kuva ei näy, tarkista selaimen PDF-asetukset.)
Laskulomakkeessa näkyvä ostovelkatili voidaan tarvittaessa vaihtaa vielä laskulla. Myös laskun eräpäivää voidaan vaihtaa laskulla (maksuehdosta huolimatta), klikkaamalla Oma eräpäivä -valintaa. Tällöin alkuperäinen maksuehto ja siinä ollut mahdollinen ale-eräpäivä jäävät laskulle näkyviin.
- Täydennä tarvittavat tiedot laskulomakkeeseen, joko valitsemalla tieto kentän alasvetovalikosta tai kirjoittamalla se suoraan kenttään tai ruksaamalla kentän valintaruutuun.
Ostovelkatili
Jos käytössänne on useampi ostovelkatili, on kyseisen tilin valinta mahdollista myös laskukohtaisesti. Ostovelkatili(t) tulee määritellä aina ensin Asetukset – Yleiset – Tilit –välilehdellä.
Laskujen tiliöinti
Lue lisää laskujen tiliöinnistä täältä.
Laskujen ohjaus kiertoon
Kun lasku on tiliöity tai lasku tiliöidään kierron myöhemmässä vaiheessa, siirretään se laskun seuraavalle käsittelijälle.
Jos kyseisen toimittajan laskuja on jo käsitelty Ostolaskuissa tarjoaa ohjelma automaattisesti edellisen käsitellyn laskun mukaisia tietoja seuraavasta vaiheesta ja henkilöstä.
- Valitse Seuraava vaihe –kenttään se kierron vaihe, mihin lasku siirretään
- Valitse Seuraava henkilö -kenttään se henkilö, kenelle lasku siirretään käsittelyyn.
- Lähetetään sähköposti
Kun klikkaat Lähetetään sähköposti –kentän edessä olevaan valintaruutuun, lähetetään laskun seuraavalle käsittelijälle sähköposti-ilmoitus käsiteltävästä laskusta. Sähköposti-ilmoitus lähetetään koontiviestinä aina kuuden tunnin välein.
HUOM! Lähetetään sähköposti –valinta on aina laskukohtainen. Jos poistat joltain laskulta sähköpostin lähetysvalinnan, koskee se ainoastaan kyseistä laskua. Seuraavassa laskussa sähköpostin lähetys on taas oletuksena, mikäli asetuksissa on määritelty, että sähköpostia lähetetään oletuksena seuraavan laskun käsittelijälle.
Seuraavaan vaiheeseen
Kun Seuraavaan vaiheeseen -kentän valintaruudussa on valintamerkki, siirretään lasku tarkastuskierron seuraavaan vaiheeseen. Mikäli haluat jättää laskun vielä omalle nimellesi, klikkaa Seuraavaan vaiheeseen – kentän edessä olevaan valintaruutuun (rasti pois), jolloin laskua ei siirretä vielä seuraavaan tarkastuskierron vaiheeseen.
Lisätiedon lisääminen
Lisätiedot
Jos Lisätiedot-kenttään on kirjoitettu viesti, näkyy lisätieto punaisilla kirjaimilla kyseisessä kentässä. Kun klikkaat Lisätiedot–sanaa, voit lukea viestin sisällön tai vastaavasti kirjoittaa oman viestin lisätiedoksi seuraavalle käsittelijälle. Voit hyödyntää kyseisen kentän viestejä myös laskun hylkäys –tilanteissa. Kyseiseen kenttään voi tällöin kirjoittaa esimerkiksi syyn, miksi lasku palautetaan takaisin edelliseen vaiheeseen/käsittelijälle.
- Klikkaa laskulla olevaa Lisätiedot-sanaa (sininen linkki)
- Kirjoita avautuneeseen ikkunaan laskun käsittelijöille näkyvä kommentti
- Tallenna tieto Lisää kommentti -painikkeella.
Tallennetun kommentin ensimmäiset sanat näkyvät Laskun Lisätiedot-kentässä. Voit lukea koko kommentin klikkaamalla Lisätiedot-sanaa (sininen linkki).
Tallennetun laskun laskurivillä näkyy aina huutomerkki , joka ilmaisee, että laskulle on kirjoitettu kommentti eli lisäselvitys. Kun viet laskurivillä hiiren osoittimen huutomerkin päälle, tulee laskulle kirjoitetut kommentit näkyviin (max 500 merkkiä).
Laskujen tallennus
Tallenna ja sulje
Jos et käsittele enempää laskuja, klikkaa laskulomakkeen ylälaidasta Tallenna ja sulje. Lasku tallennetaan, siirretään mahdollisesti (jos valittu) seuraavaan vaiheeseen ja suljetaan käsittelijän näytöltä.
Seuraava lasku
Jos haluat jatkaa laskujen käsittelyä, klikkaa laskulomakkeen ylälaidasta Seuraava lasku. Juuri käsitelty lasku tallennetaan ja siirretään mahdollisesti (jos valittu) seuraavaan vaiheeseen, jonka jälkeen seuraava käsiteltävä lasku avautuu automaattisesti näytölle.
Sulje
Jos haluat vain sulkea laskun, tallentamatta mitään muutoksia, klikkaa laskulomakkeen ylälaidasta Sulje.