Tämä ohje kuvaa, miten Finago PSA ja Finago HR easy toimivat yhdessä käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Ohje on suunniteltu yrityksen pääkäyttäjille sekä HR- ja PSA-järjestelmän vastuuhenkilöille.
Integraation toimintaperiaate
Integraation avulla Finago HR easy ja Finago PSA toimivat yhdessä siten, että käyttäjätietoja voidaan ylläpitää järjestelmien välillä ilman päällekkäistä manuaalista työtä.
Finago HR easy toimii käyttäjien master datana ja on pääasiallinen käyttäjätietojen säilytyspaikka. Käyttäjätietoja luodaan ja päivitetään HR easy-ratkaisussa ja tiedot siirtyvät rajapinnan kautta Finago PSA-ratkaisuun.
Mikäli Finago HR easy -järjestelmässä on enemmän käyttäjiä kuin Finago PSA:ssa on aktiivisia lisenssejä, käyttäjät tuodaan PSA-puolelle lukittuina.
Käyttöönoton vaiheet
Integraation käyttöönotto koostuu vaiheista, joissa varmistetaan, että Finago HR easy ja Finago PSA voivat siirtää käyttäjätietoja rajapinnan kautta.
Käyttöönotossa määritellään vähintään seuraavat asiat:
- Finago HR easy -järjestelmässä määritellään, siirretäänkö henkilö Finago PSA:han.
- Finago PSA:ssa määritellään, kuuluuko käyttäjä Finago HR easy -järjestelmän piiriin.
- Varmistetaan, että käyttäjien perustiedot, työsuhdetiedot ja mahdolliset dimensiotiedot on täytetty oikein.
- Tarkistetaan, että käyttäjämäärä vastaa Finago PSA:n aktiivisia lisenssejä.
- Testataan, että käyttäjätiedot siirtyvät järjestelmien välillä odotetusti.
Kun integraatio on aktivoitu onnistuneesti, käyttäjätiedot voivat siirtyä Finago HR easy -järjestelmästä Finago PSA-järjestelmään.
Rajapinnan yli siirtyvät tiedot
Rajapinnan kautta siirretään käyttäjiin liittyviä perustietoja, työsuhdetietoja ja muita käyttäjän tunnistamiseen sekä käyttöoikeuksiin liittyviä tietoja.
Henkilöstö
Kun uusia henkilöitä luodaan Finago HR easy -järjestelmässä, henkilö luodaan myös Finago PSA:han.
Henkilöistä rajapinnan yli siirtyvät seuraavat tiedot:
- Henkilönumero / käyttäjä-ID
- Yhtiö
- Etunimi
- Sukunimi
- Sähköposti
- Puhelinnumero
- IBAN-tilinumero
- Kieli
- Esihenkilö
- Työsuhteen aloituspäivämäärä
- Työsuhteen päättymispäivämäärä
- Ammattinimike / titteli
- Viikoittaiset työtunnit
- Mahdolliset dimensiotiedot
Viikoittaiset työtunnit käsitellään järjestelmien välillä siten, että Finago HR easy -järjestelmään luotaessa tieto käännetään Finago PSA:ssa päivittäiseksi työaikaodotteeksi.
Henkilön siirtymistä ohjaavat asetukset
Finago HR easy -järjestelmässä on asetus, jolla määritellään, muodostetaanko henkilö Finago PSA:han vai ei. Tämän avulla voidaan estää henkilön muodostuminen PSA-puolelle silloin, kun henkilöä ei tarvitse käsitellä PSA-henkilönä.
Lisenssien vaikutus käyttäjien muodostumiseen
Mikäli Finago HR easy -järjestelmässä on enemmän käyttäjiä kuin Finago PSA:ssa on aktiivisia lisenssejä, käyttäjät tuodaan Finago PSA:han lukittuina.
Lukittua käyttäjää ei voi käyttää PSA:ssa aktiivisena käyttäjänä ennen kuin käyttäjälle on käytettävissä aktiivinen lisenssi ja käyttäjän tila on päivitetty tarvittavalla tavalla.