Hyvä valmistautuminen auttaa hyödyntämään käyttöönottokoulutukset mahdollisimman tehokkaasti. Ennen koulutuksia asiakkaan kannattaa varmistaa, että käyttöönottoon osallistuvat henkilöt, tarvittavat lähtötiedot ja organisaation omat toimintatavat ovat tiedossa.
Kaikkia alla mainittuja asioita ei välttämättä tarvita jokaisessa käyttöönotossa. Tarvittavat valmistelut määräytyvät asiakkaan palvelukokonaisuuden, käyttöönoton laajuuden ja sovittujen koulutussisältöjen mukaan.
Nimeä käyttöönoton vastuuhenkilöt
Ennen koulutuksia asiakkaan kannattaa nimetä henkilöt, jotka osallistuvat käyttöönottoon ja palvelun jatkokäyttöön.
Käyttöönotossa tarvitaan tyypillisesti:
- projektin yhteyshenkilö
- pääkäyttäjä tai pääkäyttäjät
- koulutuksiin osallistuvat käyttäjät
- mahdolliset esihenkilökäyttäjät
- henkilöt, jotka vastaavat sisäisestä ohjeistuksesta ja viestinnästä
Projektin yhteyshenkilö koordinoi käyttöönottoon liittyviä asioita asiakkaan organisaatiossa ja toimii yhteyshenkilönä Finagon suuntaan. Pääkäyttäjät vastaavat palvelun käytöstä, asetuksista ja käyttäjähallinnasta käyttöönoton jälkeen.
Kokoa tarvittavat lähtötiedot
Käyttöönoton valmistelussa voidaan tarvita esimerkiksi seuraavia tietoja:
- käyttäjäroolit ja käyttöoikeustarpeet
- työsopimuspohja tai työsopimusmallit
- mahdollinen keskustelupohja tai keskustelumallin tarpeet
- organisaation perustiedot
- esihenkilö- ja hyväksyntäkäytännöt
- tarvittavat dokumentit, kuten TES tai henkilöstöohjeet
- integraatioihin liittyvät tiedot, jos integraatio kuuluu käyttöönottoon
Lähtötiedot kannattaa toimittaa sovitussa aikataulussa, jotta ympäristön valmistelu ja koulutukset voidaan toteuttaa suunnitellusti.
Mieti sisäiset toimintamallit
Ennen koulutusta on hyvä pohtia, miten Finago HR easyä käytetään omassa organisaatiossa. Tämä helpottaa koulutuksessa käsiteltävien asioiden soveltamista käytäntöön.
Asiakkaan kannattaa miettiä esimerkiksi:
- kuka ylläpitää henkilötietoja
- kuka luo ja päivittää työsopimuksia
- miten tapahtumia kirjataan ja hyväksytään
- ketkä toimivat hyväksyjinä
- mitä tietoja työntekijät voivat itse täydentää Oma profiili -näkymässä
- mitä osaamistietoja organisaatiossa halutaan seurata
- käytetäänkö keskustelutoimintoa esimerkiksi kehityskeskusteluihin tai perehdytykseen
- mitä dokumentteja halutaan jakaa työntekijöille
- miten pääkäyttäjät ohjeistavat loppukäyttäjiä
Kaikkia toimintamalleja ei tarvitse olla lopullisesti päätetty ennen koulutusta, mutta alustavat ajatukset auttavat kohdistamaan koulutuksen asiakkaalle tärkeisiin aiheisiin.
Valmistaudu koulutukseen
Koulutukseen osallistuvien kannattaa varata koulutukselle rauhallinen aika ja mahdollisuus seurata koulutusta omalta koneeltaan.
Ennen koulutusta kannattaa:
- varmistaa, että osallistujilla on tarvittavat käyttäjätunnukset
- tarkistaa, että koulutukseen osallistuvat oikeat henkilöt
- koota etukäteen kysymykset ja mahdolliset epäselvät asiat
- tutustua tarvittaessa Finago HR easy -ohjeisiin Help Centerissä
- varmistaa, että sovitut lähtötiedot on toimitettu
- tarkistaa, mitkä toiminnot ovat asiakkaalla käytössä
Koulutuksen jälkeen
Koulutuksen jälkeen asiakkaan kannattaa kerrata käsitellyt aiheet Help Centerin ohjeista ja jatkaa järjestelmän käyttöönottoa sovittujen toimintatapojen mukaisesti.
Koulutuksen jälkeen on hyvä:
- käydä koulutuksessa käsitellyt asiat läpi sisäisesti
- täydentää puuttuvat tiedot järjestelmään
- tarkistaa, että sovitut toimintamallit ovat selkeät
- ohjeistaa loppukäyttäjiä tarvittavilta osin
- kirjata ylös mahdolliset jatkokysymykset seuraavaa koulutusta tai tukiyhteydenottoa varten