Keskustelut-osio Finago HR easy -järjestelmässä on paikka, jossa työntekijä, esihenkilö ja HR voivat kirjata, seurata ja dokumentoida työssä käytäviä keskusteluja. Se toimii rakenteisena ja turvallisena paikkana tallentaa työntekijän ja työnantajan välistä vuoropuhelua sekä varmistaa, että sovitut asiat, tavoitteet ja jatkotoimenpiteet säilyvät yhdessä paikassa.
Keskustelujen avulla HR ja esihenkilöt voivat seurata työntekijän työsuhteen eri vaiheisiin liittyviä keskusteluja, tukea henkilöstön kehittämistä ja varmistaa, että sovitut asiat etenevät suunnitellusti.
Osioon voidaan kirjata esimerkiksi:
- 1:1-tapaamisten muistiinpanot
- kehitys- ja tavoitekeskustelut
- osaamiseen ja koulutuksiin liittyvät keskustelut
- palautteet ja onnistumiset
- sovitut toimenpiteet ja niiden seuranta
- työhyvinvointiin ja työkyvyn tukemiseen liittyvät keskustelut
- Koeajan seurantaan tai työsuhteen muutoksiin liittyvät keskustelut
Miksi keskusteluja dokumentoidaan?
Keskustelujen dokumentointi auttaa tekemään HR-työstä läpinäkyvämpää, suunnitelmallisempaa ja jatkuvampaa. Kun keskustelut ja sovitut asiat kirjataan järjestelmään, tieto ei jää vain yksittäisten henkilöiden muistin tai sähköpostien varaan.
Dokumentointi tukee erityisesti:
- sovittujen asioiden seurantaa
- työntekijän tavoitteiden ja osaamisen kehittämistä
- esihenkilötyön jatkuvuutta esimerkiksi esihenkilön vaihtuessa
- HR:n kokonaiskuvaa henkilöstön tilanteesta
- yhdenmukaisia toimintatapoja organisaatiossa
- mahdollisten myöhempien selvitysten ja jatkotoimien taustatietoja
Mitä keskusteluihin kannattaa kirjata?
Keskusteluihin kannattaa kirjata selkeästi ja asiallisesti ne asiat, joilla on merkitystä työsuhteen, työn tekemisen, tavoitteiden, osaamisen, työkyvyn tai sovittujen toimenpiteiden kannalta.
Hyvä kirjaus vastaa esimerkiksi seuraaviin kysymyksiin:
- mistä keskustelussa sovittiin
- mitä tavoitteita tai kehityskohteita tunnistettiin
- mitä toimenpiteitä tehdään seuraavaksi
- kuka vastaa sovituista asioista
- milloin asiaan palataan
- tarvitaanko seurantakeskustelua
Kirjausten tulisi olla neutraaleja, täsmällisiä ja työn kannalta olennaisia. Kirjauksiin ei ole tarkoitus tallentaa tarpeettomia henkilökohtaisia tietoja, mielipiteitä tai epäolennaisia huomioita.
Lainsäädännön ja tietosuojan huomioiminen
Keskustelut voivat sisältää työntekijää koskevia henkilötietoja, joten niiden kirjaamisessa tulee huomioida tietosuoja ja työelämän henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö. Suomessa työnantaja saa käsitellä vain sellaisia työntekijän henkilötietoja, jotka ovat välittömästi tarpeellisia työsuhteen kannalta ja liittyvät esimerkiksi työsuhteen osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien hoitamiseen. Tästä tarpeellisuusvaatimuksesta ei voida poiketa edes työntekijän suostumuksella.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että keskusteluihin kirjataan vain sellaisia tietoja, jotka ovat perusteltuja työn, työsuhteen, tavoitteiden, osaamisen, työkyvyn tuen tai sovittujen toimenpiteiden kannalta. Erityisen huolellinen tulee olla arkaluonteisten tai terveydentilaan liittyvien tietojen käsittelyssä. Työkykyyn liittyvissä keskusteluissa suositeltavaa on keskittyä työn tekemiseen, työn järjestelyihin, sovittuihin tukitoimiin ja seurantaan. Työterveyslaitoksen mukaan varhaisen tuen keskustelusta voidaan tehdä muistio, johon kirjataan työhön liittyvät kehittämiskohteet, yhdessä sovitut toimenpiteet ja niiden seuranta.
HR:n rooli keskusteluissa
HR:n tehtävänä on varmistaa, että keskustelujen kirjaamiseen on organisaatiossa selkeät käytännöt. HR voi määritellä, millaisia keskustelutyyppejä käytetään ja miten niitä seurataan.
HR:n näkökulmasta keskustelut-osio auttaa muodostamaan kokonaiskuvan henkilöstöön liittyvistä asioista ja tukee yhdenmukaista esihenkilötyötä. Samalla se auttaa varmistamaan, että dokumentointi tehdään hallitusti, tietoturvallisesti ja tarkoituksenmukaisesti.
Hyvä käytäntö
Kirjaa keskustelut mahdollisimman pian tapaamisen aikana tai sen jälkeen ja varmista, että kirjaukset ovat selkeitä, asiallisia ja työn kannalta olennaisia. Hyvä keskustelukirjaus ei ole sanatarkka pöytäkirja, vaan tiivis yhteenveto keskustelun olennaisista asioista, sovituista toimenpiteistä ja mahdollisesta seurannasta.