Tässä osiossa kuvataan, miten tapahtumia käsitellään ja viedään palkanlaskentaan taulukkomuotoisessa näkymässä. Näkymä tarjoaa samat monipuoliset mahdollisuudet tapahtumien tarkasteluun ja käsittelyyn, kuten tietojen suodatuksen, lajittelun ja muokkauksen ennen vientiä.
Hyväksytyt tapahtumat voidaan valita ja siirtää palkanlaskentaan integraatiosta riippuen. Toiminto tukee hallittua ja virheetöntä palkanlaskentaprosessia sekä varmistaa, että palkkatiedot perustuvat ajantasaisiin ja hyväksyttyihin tapahtumiin.
Tapahtumien kohdistaminen palkkalajeille
Tapahtumien kohdistaminen palkkalajeille varmistaa, että järjestelmään kirjatut ja hyväksytyt tapahtumat siirtyvät palkanlaskentaan oikein ja yhdenmukaisesti. Kun tapahtumat on kohdistettu palkkalajeille, palkanlaskenta perustuu ajantasaisiin ja tulkinnaltaan selkeisiin tietoihin ilman manuaalista lisätyötä.
Palkkalajien kohdistaminen tehdään integraation asetuksissa. Tällä hetkellä tapahtumien kohdistaminen on käytettävissä, kun Procountor-integraatio on aktiivinen. ePalkat-integraatio vastaavuustaulukko, jossa kohdistukset määritellään, on tulossa lähiaikoina.
Tapahtumien valitseminen ja vienti palkanlaskentaan
Aloita tapahtumien valitseminen määrittelemällä ajanjakso, jolta haluat siirtää tapahtumia palkanlaskentaan. Valitse taulukon yläosasta alku- ja loppupäivämäärä ja paina Hae-painiketta. Tämän jälkeen taulukkoon haetaan kaikki valitulla ajanjaksolla kirjatut tapahtumat.
Huomioithan, että palkanlaskentaan voidaan viedä vain tapahtumia, joille on määritetty palkkalaji. Lähtökohtaisesti palkanlaskentaan siirretään vain hyväksytyt tapahtumat, mutta järjestelmä ei estä viemästä myös muussa tilassa olevia tapahtumia.
Valitse ajanjakso, jolta haluat siirtää tapahtumia.
Suodata Palkkalaji-sarake painamalla suppilo-kuvaketta ja valitse pudotusvalikosta Ei tyhjä. Tällöin näkymään jäävät vain ne tapahtumat, joille on määritetty palkkalaji.
Valitse Tila-sarakkeesta, minkä statuksen tapahtumia haluat siirtää palkanlaskentaan.
Valitse vietävät tapahtumat.
Voit valita kaikki suodatetut tapahtumat kerralla painamalla sarakeotsikkorivillä olevaa valintakuvaketta, jolloin kaikki näkyvissä olevat rivit valitaan. Vaihtoehtoisesti voit tehdä valinnat yksittäin rivikohtaisesti.Paina taulukon päällä hiiren oikeaa painiketta ja valitse Vienti palkkaohjelmaan, minkä jälkeen tallenna tiedosto.
Kirjaudu palkanlaskentaohjelmaan ja vie tallennettu tiedosto palkanlaskentaan kyseisen ohjelman ohjeiden mukaisesti.
Palkka-aineiston tietosisältö
Palkanlaskentaan vietävä palkka-aineisto muodostuu tapahtumakohtaisista riveistä. Jokainen rivi vastaa yhtä palkanlaskentaan siirrettävää tapahtumaa. Aineisto sisältää seuraavat keskeiset tiedot:
Sarake A – Rivityyppi
Määrittää aineistorivin tyypin palkanlaskentaa varten.
Sarake B – Henkilötunnus tai henkilönumero
Yksilöi työntekijän, jolle tapahtuma kohdistuu.
Sarake C – Palkkalajin koodi
Palkanlaskentaohjelman käyttämä tunniste, jonka perusteella tapahtuma käsitellään oikeana palkkalajina.
Sarake D – Palkkalajin nimi
Palkkalajin selkokielinen nimi tiedon tarkastelua varten.
Sarake E – Rivin lukumäärä
Tapahtuman määrä, esimerkiksi tuntien tai päivien lukumäärä.
Sarake S – Ansaintajakson alku päivämäärä
Päivämäärä, josta alkaen tapahtuma kohdistuu palkkaan.
Sarake T – Ansaintajakson loppu päivämäärä
Päivämäärä, johon saakka tapahtuma kohdistuu palkkaan.
Palkka-aineiston tietosisältöä ei saa muuttaa ennen vientiä palkanlaskentaan. Sarakkeiden järjestys, otsikot ja tiedot tulee säilyttää täsmälleen siinä muodossa kuin HR-järjestelmä ne tuottaa. Mikäli tietosisältöä muokataan, palkanlaskennan sisäänluku voi epäonnistua.
Aineisto on tarkoitettu vietäväksi palkanlaskentaan CSV-muodossa palkanlaskentaohjelman sisäänlukua varten.