Tapahtuman kirjaaminen omassa profiilissa
Tapahtuman kirjaaminen tiiminäkymässä (pääkäyttäjä ja esihenkilö)
Tässä osiossa kuvataan, miten työssä tapahtuvat asiat kirjataan HR easy -järjestelmään. Tapahtumien kirjaaminen varmistaa, että tiedot ovat ajantasaisia, helposti seurattavia ja tarvittaessa hyväksyttävissä esihenkilön toimesta. Oikein kirjatut tapahtumat tukevat sujuvaa HR-prosessia ja mahdollistavat tietojen jatkokäsittelyn, kuten raportoinnin ja integraatioista riippuen myös viennin palkanlaskentaan.
Tapahtuman kirjaaminen omassa profiilissa
Oma Profiili - Tapahtumat -näkymällä käyttäjä voi kirjata omaan työhönsä liittyviä tapahtumia kalenteriinsa. Tapahtuma lisätään oikean yläkulman Lisää tapahtuma -painikkeella. Pudotusvalikkoon tulevat valittavaksi ne tapahtumat, jotka pääkäyttäjä on määritellyt asetuksissa (asetukset tulossa ohjelmaan).
Koko päivän kestävät tapahtumat voivat olla joko palkallisia ja palkattomia. Valitse näistä oikea vaihtoehto organisaatiosi ohjeiden mukaisesti.
Lisäksi voidaan kirjata saldovapaata ja tunteja. Näihin annetaan tuntien määrä/päivä. Jos valitsee usemman päivän, laskee ohjelma tunnit yhteensä kohdan tunnit/päivä mukaan. Jos eri päivinä on tehnyt eri määrän tunteja, tulee kirjata tapahtumat päivittäin.
Jos tapahtumaksi valitsee Vuosiloma, ohjelma näyttää käytettävissä olevat lomapäivät. Asetukset voivat estää lomapäivien kirjaamisen miinukselle eli voi kirjata vain sen verran lomapäiviä kuin niitä on jäljellä. Ohjelma huomioi lomaa kirjattaessa, että lomaa kuluu niiltä päiviltä joilta sitä kuuluu kulua. Asetuksista riippuen viikossa kuluu lomapäiviä esimerkiksi 5 tai 6 (sis. lauantain).
Kun tapahtumaksi valitsee sairausloma, on lääkärintodistuksessa näkyvä ICD-koodi pakollinen tieto. Pääset valitsemaan koodin listasta kun aloitat kentässä kirjoittamaan koodia.
Oma ilmoitus -liukukytkimen käyttö on mahdollista sallia asetuksissa. Oma ilmoitus ei edellytä ICD-koodia.
Tapahtumalle on valittava hyväksyjä. Oletushyväksyjäksi ohjelma tarjoaa esihenkilöä 1. Esihenkilön 2 voi valita tarvittaessa, esimerkiksi lomatuuraustilanteessa organisaation ohjeiden mukaisesti.
Niin kauan kun tapahtumaa ei ole hyväksytty, voit poistaa tapahtuman.
Tapahtumien tilat kalenterinäkymässä
Tapahtumat, joita ei ole vielä hyväksytty, näkyvät kalenterissa valkoisella pohjalla (tila Avoinna).
Tapahtumat, jotka on hyväksytty, näkyvät värillisellä pohjalla (tila Hyväksytty).
Tapahtumat, jotka on hylätty, näkyvät harmaalla pohjalla (tila Hylätty).
Tapahtuman kirjaaminen tiiminäkymässä (pääkäyttäjä ja esihenkilö)
Henkilöstö - Tapahtumat näkymässä pääkäyttäjä tai esihenkilö voi kirjata tapahtumia alaiselleen tuplaklikkaamalla halutun henkilön kohdalla. Kun esihenkilö on lisännyt alaiselleen tapahtuman, hänelle tulee näkyviin painikkeet, joista tapahtuman voi hyväksyä tai hylätä.