Tämä ohje kuvaa, miten Finago ePalkat ja Finago HR Easy toimivat yhdessä käyttöönoton aikana ja sen jälkeen. Ohje on suunniteltu yrityksen pääkäyttäjille sekä HR- ja palkanlaskennan vastuuhenkilöille.
Tarkista seuraavat tiedot ePalkoista ennen tuontia
HR Easy → ePalkat siirtyvät tiedot
Henkilötiedot
Osoitetiedot
Pankki- ja maksutiedot
Dimensiot
Työsuhdetiedot
Palkkatiedot
Muut tiedot
ePalkat→ HR Easy siirtyvät tiedot
Vuosilomatilastot
Työtunnit ja ylityöt
Poissaolotilastot
Pekkastilastot
Integraation toimintaperiaate
Integraation avulla Finago ePalkat ja Finago HR Easy toimivat yhdessä siten, että työntekijätiedot ovat yhtenäiset ja ajantasaiset molemmissa järjestelmissä. Integraation tavoitteena on helpottaa henkilöstöhallinnon ja palkanlaskennan päivittäistä työtä poistamalla päällekkäinen tiedon ylläpito. Käyttöönoton aikana työntekijätiedot tuodaan ePalkat ohjelmasta HR Easy ohjelman käyttöön, minkä jälkeen HR Easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä ja lähettää tiedot automaattisesti ePalkat palkanlaskentaa varten.
- Käyttöönoton aikainen tietojen tuonti: ePalkat → HR Easy
ePalkat sisältää työntekijöiden perustiedot.
HR Easy hakee työntekijätiedot ePalkat API -rajapinnan kautta.
HR Easy rakentaa työntekijärekisterin ePalkat tietojen perusteella.
Käyttöönoton aikana ePalkat toimii tiedon lähteenä.
Käyttöönoton jälkeen HR Easy → ePalkat
HR Easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä.
HR Easy lähettää perustietojen ja työsuhdetietojen muutokset ePalkat ohjelmaan.
ePalkat käyttää näitä tietoja palkanlaskentaan.
Tavoite on, että työntekijätietoja ylläpidetään vain HR Easy ohjelmassa.
Käyttöönoton vaiheet
Integraation käyttöönotto koostuu vaiheista, joissa aktivoidaan API-yhteys ePalkat -palkanlaskentaan ja varmistetaan, että HR Easy saa luvan lukea ja kirjoittaa tietoja ePalkat -palkanlaskentaan.
Tarkista seuraavat tiedot ePalkoista ennen tuontia
- Henkilöt joita ei haluta tuoda HR-jäjestelmään (esim. hallituksen jäsenet), tulee merkitä ePalkoissa "Ei HR". Tieto löytyy palkansaajarekisterin henkilötietojen Yleistä-välilehdeltä.
- Työsuhteen alkupäivämääräksi tuodaan ePalkojen "Virallinen"-kenttä. Täydennä tämä ePalkoissa, mikäli se on tyhjä.
- Mikäli käytössäsi on henkilötiedoissa olevat Lisät-välilehti, tulee lisät olla nimettyinä ePalkoissa. Lisien nimeäminen tapahtuu ePalkoissa Pääkäyttäjätoiminnot - Ohjelman asetukset - Ulkoasu/Lisät.
- Dimensiot tulee olla nimettynä ePalkoissa. Tarkista, että ePalkoissa on kaikki käytössä olevat dimensiot nimettyinä Pääkäyttäjätoiminnot - Ohjelman asetukset - Ulkoasu/Lisät.
- Tarkista ja täydennä yritystiedot ePalkoissa. Yritystiedot tallentuvat työsopimukselle. Tarkista, että yritystiedoissa oleva puhelinnumero ja sähköpostiosoite ovat sellaisia, jotka voidaan tulostaa työsopimukselle. Lisäksi työsopimukselle tulostetaan yrityksen www-sivu, joka voidaan halutessa myös täydentää ePalkkoihin.
-
Palkkalajien asetukset tulee tarkistaa HR-järjestelmän Tilastot-näkymää varten.
- Tulorekisteriyksikkö Tunti/Päivä.
- Poissaolotyyppi (tulorekisterin poissaolotyypit)
Huomio! Mikäli palkansaajalla on vakiotapahtumia tai luontoisetuja, ei näitä päivitetä automaattisesti HR-järjestelmään, vaan nämä tiedot tulee lisätä HR-järjestelmään manuaalisesti.
Liittymän aktivointi sekä henkilöiden tuonti tehdään Finagon toimesta. Pääkäyttäjä voi käyttöönoton jälkeen halutessaan päivittää henkilöitä manuaalisesti ePalkoista HR-järjestelmään tarvittaessa.
Ensimmäinen tiedontuonti ePalkat → HR Easy
Kun API-avaimen aktivointi on valmis voidaan aloittaa tiedon nouto ePalkat ohjelmasta:
Organisaation perustiedot
Työntekijöiden perustiedot, yhteystiedot, osoitetiedot, dimensiot, työsuhdetiedot ja palkkatiedot.
Tietojen tarkistus ja käyttöönoton viimeistely
Kun tiedonsiirto on valmis, varmistetaan, että kaikki henkilöt on tuotu oikein. Huomiothan, että kaikkia tietoja ei ole saatavilla ePalkat palkanlaskennasta, joten, täydennä mahdolliset puuttuvat tiedot HR Easy ohjelmassa.
Täydennä seuraavat tiedot:
Esihenkilö
Voimassa olevat luontoisedut
Täydennä mahdolliset muut tiedot, joita haluat ylläpitää.
HR Easy → ePalkat siirtyvät tiedot
Kun käyttöönotto on valmis ja ePalkat API-avaimen avulla luotu yhteys on aktivoitu, HR Easy toimii työntekijätietojen master-järjestelmänä. Tämä tarkoittaa, että työntekijöiden perustiedot, työsuhdetiedot ja palkkatietojen tiedot ylläpidetään HR Easy ohjelmassa, joka lähettää muutokset automaattisesti ePalkat palkanlaskentaan.
Alla on kuvattu tietoryhmät, joita HR Easy siirtää ePalkat ohjelmaan sekä niiden sisältö.
Henkilötiedot
HR Easy lähettää ePalkat ohjelmaan seuraavat henkilön perustiedot:
henkilönumero
etunimi ja sukunimi
henkilötunnus
tunnuksen tyyppi (sukupuoli)
-
puhelinnumero
Puhelin (Puh.)
-
sähköpostiosoite
Sähköposti työ (Sähköposti)
Sähköposti oma (Sähköposti 2)
kieli (fi, sv, en)
Veronumero
Henkilötiedot siirtyvät aina HR Easy ylläpidon mukaan, eikä niitä tule päivittää ePalkat ohjelmassa.
Osoitetiedot
HR Easy siirtää kaikki henkilön osoitetiedot ePalkat ohjelmaan:
Henkilön osoite
- katuosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- maa
Kv-tilanteet
ePalkkojen Verotus-välilehdelle täydennetään HR Easy ohjelman henkilötietojen Kv-tilanteet-välilehden tietoja.
- c/o-tarkenne
- postilokero
- katuosoite
- postinumero
- postitoimipaikka
- maa
- Tunnisteen tyyppi
Pankki- ja maksutiedot
Seuraavat maksutiedot ylläpidetään HR Easy-järjestelmässä ja siirtyvät ePalkat palkanmaksua varten:
IBAN
BIC-tunnus
ePalkat käyttää näitä tietoja palkkojen maksamiseen.
Dimensiot
Dimensioiden hallinta tapahtuu ePalkat ohjelmassa. ePalkoissa luodut dimensiotiedot voidaan asettaa henkilölle HR:ssä, jonka kautta ne siirtyvät ePalkat palkansaajarekisteriin henkilön oletusdimensioiksi.
HR Easy ohjelmassa voidaan asettaa henkilöille dimensiot 1-5. HR Easy noutaa dimensioiden nimet ePalkoista. Voit valita henkilöille nimikkeitä ja asettaa niille prosentuaalista jakoa. Tiedot siirtyvät tallentaessa ePalkat ohjelmaan.
Työsuhdetiedot
HR Easy siirtää ePalkat ohjelmaan työntekijän ajantasaiset työsuhdetiedot:
Työsuhteen aloituspäivämäärä (Virallinen)
-
Työsuhteen Tyyppi
-
Määräaikainen
Määräaikaisen palvelussuhteen päättyminen ePalkat Päättyy-kenttään
Palvelussuhteen tyyppi Kokoaikainen/Osa-aikainen/Ei tietoa
-
Tehtävänimike
Eläkevakuutusjärjestelmä (TYEL, YEL) Tarkemmat tiedot vaihtoehdoista ePalkkojen eläkejärjestelmien mukaisesti.
Ammattinimike TK10 ja/tai KEVA
-
Työsuhteen päättymispäivä ePalkat Päättyy-kenttään, ellei liittymän asetuksissa ole asetettu työsuhteen päättymisen päivittäminen suoraan Päättyi-kenttään
päättymisen syy
Palkkatiedot
HR Easy lähettää ePalkat palkanlaskentaan seuraavat palkkaa koskevat tiedot:
-
Palvelussuhteen tyyppi
kokoaikainen
Osa-aikainen
Ei tietoa
-
palkkausmuoto
kuukausipalkka
tuntipalkka
-
Luontoisedut
Puhelinetu
Polkupyöräetu
Ravintoetu
Ravintoetu (vastaa verotusarvoa)
Asuntoetu
Autotallietu
Täysihoitoetu
-
Autoetu
Auton tiedot tulee ilmoittaa Välineistö ja käyttöoikeudet taulukossa. Auto liitetään henkilön palkkatietoihin HR Easy ohjelmassa.
HR päivittää ePalkkoihin Auton ikäryhmän ja Päästöarvo.
Autoedun summa-tieto tulee Välineistön ja käyttöoikeuden tiedoista kentästä Arvo/summa (palkanlaskentaan).
Luontoisedut muodostuvat ePalkkoihin henkilötietojen vakiotapahtumiin, mikäli palkkalajeihin on tehty kohdist ePAlkoissa ja laitettu asetus "muodostetaan vakiotapahtumat".
-
Palkanlisät
HR Esy ohjelmassa on mahdollista määritellä 16 palkanlisää. Palkanlisät tulee nimetä ePalkoissa.
Huom! Palkkatietojen muutokset tulevat voimaan heti niiden tallennettaessa HR Easy ohjelman henkilötietoihin. Palkkahintakorteista voi ePalkat- ohjelmassa tarkastella palkkatietojen voimaantulopäiviä.
Muut tiedot
HR Easy järjestelmä välittää ePalkat palkanlaskentaan lisätieto mm. työsopimuksilta
ePalkat→ HR Easy siirtyvät tiedot
Finago HR Easy hakee palkanlaskentaan liittyviä tietoja Finago ePalkat- palkanlaskennasta raportointia ja seurantaa varten. HR Easy näyttää nämä tiedot tilastoina, joiden avulla voidaan seurata muun muassa lomia, poissaoloja, työtunteja, ylityötä ja pekkasaldoja. Tiedot perustuvat aina ePalkat- palkanlaskennan toteutuneisiin tapahtumiin.
Tärkeää:
HR Easy näyttää vain sellaiset tiedot, jotka on käsitelty ja maksettu ePalkat- palkanlaskennassa. Keskeneräiset tai maksamattomat palkkarivit eivät näy HR Easy-ohjelmassa.
Vuosilomatilastot
Vuosilomatilastot näyttävät työntekijöiden ajantasaisen lomatilanteen. Näkymä edellyttää, että ePalkat ohjelmassa on käsitelty lomalaskentoja. ePalkat liittymä tuottaa tiedon lomanmääräytymisvuosien jäljellä olevien lomapäivien lukumäärän, jäljellä olevien lomarahapäivien määrän sekä jäljellä olevien lisävapaapäivien lukumäärän lomavuosittain.
Jäljellä oleva lomasaldo näytetään myös etusivulla, omassa profiilissa sekä kalenterissa tapahtumaa kirjattaessa.
Työtunnit ja ylityöt
Työtunnit ja ylityöt -tilasto näyttää toteutuneet ja maksetut tuntiperusteiset palkkarivit. Rivit sisältävät esimerkiksi aikapalkkaa, lisiä ja ylityökorvauksia. Näkymässä voidaan seurata esimerkiksi ylitöiden kehityymistä tunteina sekä euroina.
Tietoja noudetaan AIKA-palkkalajilta ja palkkalajeilta joiden tyyppinä on C tai D.
Poissaolotilastot
Poissaolotilastot näyttävät palkalliset ja palkattomat poissaolot, jotka on käsitelty palkanlaskennassa.
Tietoja noudetaan palkkalajeilta, joille on ePalkoissa asetettu tulorekisterin poissaolotyyppi. Palkkalajin yleistä-välilehdellä tulee määritellä myös tulorekisteriyksikkö Tunti/Päivä.
Pekkastilastot
Pekkastilastot näyttävät työajanlyhennykseen liittyvät saldot ePalkkojen pekkasrekisteristä.