Palkkarivit muista järjestelmistä
ePalkoissa on API-metodeja, joiden avulla palkkatapahtumia voidaan tuoda esimerkiksi työajanseuranta-, ERP- ja HR-järjestelmistä.
Samaa tuontikanavaa käytetään myös Finago HR Easy -ratkaisun kertatapahtumien (kertakorvausten) käsittelyssä.
Kokoonpanoista ja asetuksista riippuen tapahtumat voidaan joko:
työntää (Push) suoraan palkanlaskentaan tai
kohdistaa automaattisesti palkkakauden maksuille.
Tässä ohjeessa kuvataan, miten palkanlaskija tarkastelee ja hakee näitä tapahtumia palkanlaskentaan.
Maksujen käsittelyssä on välilehdellä ”Tuo rivit” painike ”HR-kertakorvaukset”.
HR-järjestelmän kertakorvaukset
Palkanlaskija avaa HR-järjestelmän Kertakorvaukset-taulukon.
Käyttöoikeuksista ja asetuksista riippuen palkanlaskija saattaa myös pystyä muokkaamaan näitä ns. kertakorvauksia.
Huomio:
Tästä HR-näkymästä rivejä ei normaalisti tuoda suoraan maksuille.
Maksuille tuonti tehdään yleensä palkanlaskennassa toiminnolla
Tapahtumat → Tapahtumatuonti (kuvattu tarkemmin jäljempänä tässä ohjeessa).
Kertatapahtumat-taulukko
Kertatapahtumat-taulukko palkanlaskennassa
Palkanlaskennan sisällä avautuva Kertatapahtumat-näkymä perustuu HR-järjestelmässä tehtyihin asetuksiin ja valintoihin.
Jos palkanlaskijan käyttöoikeudet riittävät, tietoja voidaan muokata myös tässä näkymässä.
Mahdolliset muutokset näkyvät samanaikaisesti myös HR-järjestelmässä.
Taulukon tarkoitus on:
tarkastella HR-järjestelmästä tulevia kertatapahtumarivejä palkkakausittain.
Valitse haluttu kausi alasvetovalikosta ”Kausi”.
Mikäli oikeudet sallivat rivien muokkauksen, voidaan:
valita tai muuttaa palkansaajaa ja palkkalajia
tarkastella ja muokata määriä ja summia
tarkastella ja muokata dimensioita.
Kertatapahtumien tuonti maksuille
HR-järjestelmään tuodut, siellä luodut tai muokatut kertatapahtumarivit voidaan tuoda ePalkkoihin tuontityypillä ”Finago HR Easy”.
Vinkki:
Jos työajanseuranta- tai ERP-järjestelmätoimittajanne tuottaa palkkarivejä ePalkkojen API-metodeilla, tiedot kierrätetään yleensä HR-toimintojen kautta, vaikka yrityksellä ei olisi muita HR-toimintoja käytössä.
Tuonti tehdään:
valitsemalla haluttu kausi
huomaa, että API-pohjaisessa tuonnissa ei enää käsitellä tiedostoja.
Jos haluat tarkastella tuotavia tietoja ennen tuontia maksuille, klikkaa ”Kertakorvaukset”.
Tämä avaa luettelon tuotavista riveistä.
Kun kertatapahtumarivit tuodaan palkanlaskentaan, ne merkitään tuontipäivämäärällä sarakkeeseen ”Palkkoihin”.
Tuonnissa noudatetaan ePalkkojen yleistä tuontilogiikkaa:
maksut luodaan tarvittaessa automaattisesti
rivit hinnoitellaan
rivit numeroidaan
rivit käsitellään kaikkien palkkalajien sääntöjen mukaisesti.
Tuonnin lähteeksi erkitään "HR Easy" vaikka tuonti olisi tehty alun perin tehty jostain muusta järjestelmästä.
Dimensioiden ohjaaminen
Tuonnin yhteydessä voidaan määritellä, miten eri dimensioita käsitellään lopullisilla palkkariveillä. Dimensioita ovat esimerkiksi kustannuspaikka, projekti, työvaihe jne. Palkanlaskennassa dimensioita voidaan myös nimetä eri tavoin.
Erityisesti silloin, kun tapahtumia tuodaan kolmannen osapuolen järjestelmistä, on tärkeää voida kohdistaa palkkariveille oikeat dimensioarvot.
Valinta tehdään Tapahtumatuonti-näkymässä ohjaamalla halutut dimensiot oikeisiin palkkatapahtumien "sarakkeisiin".
Valittavissa olevat arvot ovat:
Kustannuspaikka
Projekti
Työvaihe
Dimensio 4
Dimensio 5
Tuonnin kumoaminen
Mikäli tuonti kumotaan, kaikki samana päivänä tuodut kertatapahtumat poistetaan valitulta kaudelta.
Samalla poistetaan kyseisille kertatapahtumariveille tehdyt ”Palkkoihin”-päivämäärämerkinnät.